Skuteczność wniesienia wadium i ciężar udowodnienia przesłanek odrzucenia oferty wykonawcy

Stan faktyczny

Podstawą do wydania wyroku było wniesienie do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej odwołania w dniu 21.7.2020 r. przez wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie w postępowaniu prowadzonym przez zamawiającego. Zamawiający prowadził w trybie przetargu nieograniczonego postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego. Ofertę w postępowaniu złożyli m.in. wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie. Jednym z warunków zamówienia było wniesienie wadium, przy czym w SIWZ wskazano, że jeśli jest ono wnoszone w innej formie niż pieniądz to należało dołączyć do oferty oryginał gwarancji lub poręczenia. Pismem z 3.4.2020 r. zamawiający na podstawie art. 85 ust. 2 ustawy z 29.1.2004 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1843 ze zm.; dalej: ZamPublU), wezwał odwołującego do wyrażenia zgody na przedłużenie terminu związania ofertą o 60 dni , tj. do 8.6.2020 r. Zamawiający dodał, że przedłużenie terminu związania ofertą jest możliwe tylko z jednoczesnym przedłużeniem ważności wadium lub wniesieniem nowego wadium na przedłużony okres. W dniu 8.4.2020 r. odwołujący przedłożył aneks nr 1 do gwarancji ubezpieczeniowej zapłaty wadium przedłużający ważność tej gwarancji do 8.6.2020 r. Pismem z 16.7.2020 r. zamawiający poinformował o odrzuceniu oferty odwołującego na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 7b ZamPublU oraz o unieważnieniu postępowania (zamawiający odrzucił pozostałe oferty złożone w postępowaniu). Zamawiający wskazał, że przedłużenie gwarancji zostało złożone w kolorowej kopii, a nie oryginale, co wynika z porównania tego dokumentu z oryginalnym aneksem do gwarancji wadialnej złożonym przez innego wykonawcę, przy czym oba aneksy pochodziły od tego samego gwaranta i były podpisane przez tę samą osobę. Zamawiający uznał więc, że gwarancja nie została skutecznie przedłużona i z tego powodu należało odrzucić ofertę odwołującego.

W dniu 21.7.2020 r. do Prezesa KIO wpłynęło odwołanie, w którym odwołujący zarzucił zamawiającemu naruszenie art. 89 ust. 1 pkt 7b w zw. z art. 85 ust. 4 ZamPublU, art. 92 ust. 1 pkt 3 ZamPublU, art. 7 ust. 1 i 3 ZamPublU oraz art. 93 ust. 1 pkt 1 ZamPublU. Odwołujący podniósł, że jest przekonany o prawidłowości złożonego dokumentu i nie dysponuje oryginałem aneksu do gwarancji ubezpieczeniowej, gdyż ta znajdowała się w posiadaniu zamawiającego. Odwołujący twierdził ponadto, że po przekazaniu zamawiającemu oryginału aneksu do gwarancji zamawiający zrobił z niego kopię, na której przybił pieczątkę z datą wpływu. Odwołujący nie wykluczał również, że wskutek reorganizacji pracy w okresie epidemii zamawiający zagubił oryginał. Odwołujący, mimo upływu terminu związania ofertą, nadal zainteresowany był uzyskaniem przedmiotowego zamówienia na warunkach określonych w ofercie. W związku z tym wniósł o nakazanie zamawiającemu: unieważnienia czynności unieważnienia postępowania, unieważnienia czynności odrzucenia oferty odwołującego oraz powtórzenia czynności badania i oceny ofert z udziałem oferty odwołującego.

Stanowisko KIO

W uzasadnieniu do wyroku, KIO zauważyła, że stanowiska stron są sporne co do tego, czy odwołujący złożył aneks do gwarancji ubezpieczeniowej zapłaty wadium w oryginale (zgodnie z żądaniem zamawiającego) czy też w kolorowej kopii. Izba przypomniała, że zgodnie z art. 89 ust. 1 pkt 7b ZamPublU, zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli wadium nie zostało wniesione lub zostało wniesione w sposób nieprawidłowy, jeżeli zamawiający żądał wniesienia wadium.

Na podstawie przedstawionych dokumentów Izba uznała, że odwołanie zasługiwało na uwzględnienie. Po pierwsze – odwołujący posiadał kopię złożonego aneksu, na której to zamawiający przybił pieczątkę z datą wpływu. Potwierdzenie wpływu od zamawiającego nie zawierało jednocześnie żadnej adnotacji, z której wynikałoby, że odwołujący przedłożył zamawiającemu kopię aneksu. Po drugie – Izba zaznaczyła, że pieczątka potwierdzająca wpływ jest pieczątką Działu Zamówień Publicznych zamawiającego, czyli komórki organizacyjnej, która powinna wiedzieć, iż wymagane jest złożenie aneksu do gwarancji wadialnej w oryginale. Potwierdzenie wpływu, którym dysponował odwołujący, dowodziło zatem, że aneks został złożony i pozwalało na przyjęcie, że został złożony w oryginale.

KIO przypomniała, że odrzucając ofertę wykonawcy, zamawiający musi wykazać zasadność tego odrzucenia. Zatem to zamawiający musiał wykazać, że odwołujący przedłożył aneks w kolorowej kopii, a nie w oryginale. Izba zauważyła, że trudno zresztą wymagać, żeby odwołujący to wykazał, skoro twierdził, iż oryginał złożył zamawiającemu, więc nim nie dysponował. Zamawiający nie przedstawił dowodów na poparcie swojego stanowiska. Dodatkowo, Izba nie podzieliła zdania zamawiającego co do tego, że znaczenie miało to, iż odwołujący nie zastosował się do wskazówek, gdzie przedłożyć aneks do gwarancji ubezpieczeniowej zapłaty wadium. Izba zauważyła, że bez względu na to, gdzie odwołujący złożył dokument, faktem jest, iż posiadał potwierdzenie wpływu z pieczątką Działu Zamówień Publicznych zamawiającego. Zatem pracownik musiał potwierdzić wpływ aneksu, a miejsce, w którym nastąpiła ta czynność, nie miała zatem znaczenia dla sprawy. Izba w świetle dostępnego jej materiału dowodowego, stwierdziła, że odwołanie zasługiwało na uwzględnienie i nakazała zamawiającemu unieważnienie czynności unieważnienia postępowania, unieważnienie czynności odrzucenia oferty odwołującego oraz powtórzenie czynności badania i oceny ofert z uwzględnieniem oferty odwołującego.