Wszyscy skorzystamy na sygnalistach

Kim jest sygnalista?

To ten, który zawiadamia o nieprawidłowościach, o czymś, co jest niedobre dla organizacji. W Polsce często jeszcze jest to uznawane za donoszenie. Trzeba to odczarować, bo sygnaliści zazwyczaj działają w dobrej wierze. Należy zatem stworzyć odpowiednie warunki dla sygnalistów tak, aby móc skorzystać z informacji, które w ten sposób firma czy instytucja może pozyskać. Trzeba tu podkreślić, że ok. 40 proc. nieprawidłowości jest wykrywanych dzięki sygnalistom. To oni dają nam wiedzę, co złego dzieje się w firmie. Bez tej wiedzy nie możemy niczemu zapobiec.

Badania pokazują także, że firmy, które budują kanały do zgłaszania nieprawidłowości czerpią z tego wymierne korzyści finansowe. W organizacjach, gdzie były możliwości formalnego zgłoszenia, problemy trwały średnio 12 miesięcy i generowały średnio straty 117 tys. dolarów. Dla porównania, jeśli nieprawidłowości zostały wykryte dopiero przez organy ścigania, czas wydłużał się do 18 miesięcy, a straty rosły do 500 tys. dolarów.

Aktywność sygnalistów jest ujmowana w ramy prawne. Mają ich wspomóc czy zahamować ich zapędy?

Idea jest taka, aby chronić sygnalistów. Tylko wtedy będą ludzie mówili, kiedy będą się czuli bezpiecznie. Od 17 grudnia 2021 r. powinniśmy mieć polską regulację, a jeszcze jej nie ma. Ale już dziś wiemy, że ta ustawa wprowadzi wymóg zbudowania kanałów zgłaszania nieprawidłowości dla średnich i dużych przedsiębiorców oraz sektora publicznego. Głównym organem nadzorującym funkcjonowanie tych przepisów będzie Rzecznik Praw Obywatelskich.

Jaka intencja towarzyszy wprowadzaniu tych przepisów oprócz chronienia sygnalistów?

Są dwa cele. Po pierwsze zachęcić osoby fizyczne do dzielenia się wiedzą, żeby czuły się bezpiecznie w zgłaszaniu nieprawidłowości. Po drugie chodzi o to, żeby przedsiębiorcy i sektor publiczny wprowadzali wewnątrz organizacji mechanizmy, które umożliwią przekazywanie takich informacji. Czyli tego co, kto, kiedy może zgłaszać. Ważne jest też, żeby faktycznie i rzetelnie zająć się zgłoszeniem i ustalić jak szybko przekazać informację zwrotną sygnaliście oraz jakie działania naprawcze wprowadzać.

Pani kancelaria DZP razem z Microsoftem stworzyła platformę dla sygnalistów. Jak ona działa?

Platforma Zgłaszam.to sygnalistom pozwala bezpiecznie zgłaszać nieprawidłowości, a drugiej stronie sprawnie zarządzać zgłoszeniami. Organizacja może zamówić na stronie www.zglaszam.to bezpłatne demo, by przetestować nasze narzędzie. Staraliśmy się, żeby było ono bardzo intuicyjne w obsłudze. Można powiedzieć, że zgłaszanie nieprawidłowości będzie tak proste, jak kupowanie butów w internecie. Natomiast firma lub instytucja ma uzyskać konkretną i konieczną wiedzę o tym, gdzie jest nieprawidłowość i jak ją poprawnie zidentyfikować.

Skąd sygnalista ma mieć pewność, że informacje trafią do odpowiednich osób i że nie narazi się na nieprzyjemności?

Platforma Zgłaszam.to została stworzona przez prawników, więc zadbaliśmy o bezpieczeństwo prawne całego procesu zgłaszania nieprawidłowości. Oferuje m.in. możliwość anonimowego zgłoszenia nieprawidłowości oraz gwarantuje poufność komunikacji z sygnalistą. W formularzu zgłoszenia sygnalista wskazuje także konkretnie, jakiego obszaru w organizacji dotyczy zgłoszenie, więc nie ma wątpliwości, że sprawą zajmie się nieodpowiednia komórka czy organ. Dla organizacji to także ułatwione zarządzanie zgłoszeniem. Zawsze też w razie wątpliwości można liczyć na pomoc naszych prawników.