Zgodnie z art. 2 pkt 32a ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 931; dalej: VATU), faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Zgodnie z kolei z art. 106nd ust. 2 VATU, KSeF to system teleinformatyczny służący m.in. do wystawiania, otrzymywania, przechowywania oraz umożliwiania dostępu do faktur ustrukturyzowanych oraz powiadamiania o wystawieniu takiej faktury. A także m.in. do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z systemu, powiadamiania podmiotów o nadanych lub odebranych uprawnieniach czy też analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych.
KSeF to polski wynalazek, choć zaaprobowany przez organy unijne jako odstępstwo od normy i tzw. szczególny środek. Dyrektywa Rady 2006/112/WE z 28.11.2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.Urz. UE L. z 2006 r. Nr 347, s. 1; dalej: VATDyr) nie przewiduje rozwiązań polegających na wystawianiu faktur ustrukturyzowanych. Póki co. Zgodnie z zaprezentowanym jakiś czas temu projektem zmian pod szyldem VAT in digital age, ogólne zasady obowiązujące w całej UE czeka reforma. Nie będzie ona aż tak daleko idąca jak nasza krajowa, związana z obowiązkowym KSeF. Polscy podatnicy powinni jednak się tym tematem zainteresować.
Faktury elektroniczne ustrukturyzowane
Dotychczasowe przepisy VATDyr, faktury papierowe i elektroniczne stawiają w zasadzie na równi. Art. 232 VATDyr określa jedynie, że stosowanie faktury elektronicznej podlega akceptacji odbiorcy (co sugeruje dorozumiany priorytet faktur papierowych). Ten z pozoru niewinnie wyglądający przepis utrudnia jednak państwom członkowskim wdrożenie obowiązkowego fakturowania elektronicznego. Nawet przyjmując (tak jak to ma miejsce w Polsce), że akceptacja elektronicznego fakturowania może być udzielona w sposób dorozumiany.
Co najważniejsze, VATDyr całkowicie zmienia definicję faktury elektronicznej. Trzeba ją dostosować do pojęcia zawartego w dyrektywie 2014/55/UE w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych, która reguluje fakturowanie elektroniczne w transakcjach między przedsiębiorstwami a administracją publiczną. W rezultacie w przypadku odniesień do faktur elektronicznych będzie w VATDyr mowa o fakturach w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym. Zgodnie z propozycją znowelizowanego art. 217 VATDyr, faktura elektroniczna powinna być rozumiana jako faktura zawierająca wszelkie wymagane informacje, wystawioną, przesłaną i otrzymaną w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym pozwalającym na jej automatyczne i elektroniczne przetwarzanie.
Znowelizowany art. 218 VATDyr przewidywać ma, że fakturowanie elektroniczne będzie domyślnym systemem wystawiania faktur. Stosowanie faktur papierowych będzie możliwe tylko w sytuacjach, w których państwa członkowskie na nie zezwolą (a będą też w tej kwestii wyjątki i wyłączenia). Państwa członkowskie powinny uznawać za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale. Będą mogły jednak nałożyć na podatników obowiązek wystawiania faktur elektronicznych. Państwa członkowskie powinny jednak umożliwić wystawianie faktur elektronicznych zgodnych z normą europejską. Co ważne, przepisy w ww. zakresie mają wejść w życie już 1.1.2024 r.
Treść faktur elektronicznych
Zmiany dotkną także przepisów określających treść faktur elektronicznych. Trzeba na nie spojrzeć w szerszym kontekście i przy uwzględnieniu celu jakim jest dostarczanie organom podatkowym niezbędnych informacji, a jednocześnie zminimalizowanie obciążeń administracyjnych dla podatników. Wystawianie faktur elektronicznych zostanie w systemie sprawozdawczości wykorzystane do automatyzacji procesu sprawozdawczego. Aby było to możliwe, konieczne jest umieszczanie na fakturze wszystkich informacji wymaganych przez organy podatkowe w związku z obowiązkiem sprawozdawczym. Zmieniona ma być zatem treść art. 226 VATDyr. Pojawią się na fakturze nowe elementy obowiązkowe. Chodzi konkretnie o identyfikator rachunku bankowego, na którym zostanie zaksięgowana płatność za fakturę, uzgodnione daty i kwoty każdej płatności związanej z konkretną transakcją, a w przypadku faktury korygującej fakturę pierwotną – identyfikator tej faktury pierwotnej.
Przepisy w powyższym zakresie mają wejść w życie 1.1.2028 r.
Komentarz
Jak to często bywa, najważniejsze jest dla oka niewidoczne. Przepisy unijne co prawda przewidują daleko idące ustrukturyzowanie faktur. Nie wprowadzają jednak odpowiednika krajowego systemu e-faktur KSeF. Zgodnie z założeniami, wystawianie faktur elektronicznych przez podatników i ich przesyłanie nie powinno podlegać uprzedniemu obowiązkowemu zatwierdzeniu ani weryfikacji przez organy podatkowe. Oznacza to, że na poziomie unijnym (póki co) nie zostanie nałożony obowiązek wysyłania i odbierania faktur ustrukturyzowanych przez specjalny system, nad którym pieczę sprawuje lokalny Minister Finansów. Prawodawca unijny zauważa jednak, że kilku państwom członkowskim przyznano środek szczególny umożliwiający stosowanie obowiązkowego fakturowania elektronicznego, w ramach którego takie systemy rozliczeń zostały wdrożone. Co ważne, aby zapewnić zbieżność z unijnym systemem sprawozdawczości cyfrowej, wspomniane systemy (a więc także nasz KSeF) mogą być stosowane tylko do 1.1.2028 r.
Wniosek z tego taki, że Polska nie po raz pierwszy już przeciera szlaki i jest o krok przed rozwiązaniami ogólnodostępnymi w innych krajach członkowskich. Dotyczy to zarówno momentu wprowadzenia tych rozwiązań w życie jak i zakresu ich obowiązywania. Czy jest to powód do satysfakcji? Rzecz względna. Bardziej martwi oczywista refleksja, że jeśli rozwiązania unijne wejdą w życie, polskich podatników czeka kolejna rewolucja. Oznaczają one bowiem, że system KSeF jaki poznamy od 1.7.2024 r. nie będzie miał szans na przeżycie dłużej niż do 31.12.2027 r. Tak oto wprowadzimy wielkim wysiłkiem rozwiązanie co prawda unikatowe, ale o stosunkowo krótkim okresie stosowania. Inna sprawa, że w tak zwanym międzyczasie i tak wiele się jeszcze może pozmieniać.
Artykuł pochodzi z Systemu Legalis. Bądź na bieżąco, polub nas na Facebooku →
