Epidemia koronawirusa przyspieszyła cyfryzację dokumentów pracowniczych. Podstawą są obowiązujące od 2018 r. przepisy przewidujące skrócenie 50-letniego okresu przechowywania archiwów pracowniczych do maksymalnie 10 lat i ich elektronizację.
Konieczność zachowania od kilku miesięcy dystansu społecznego i praca zdalna wymusiły elektroniczny obieg dokumentów w wielu przedsiębiorstwach. Niektóre całkowicie zrezygnowały z papieru.
– Do tej pory wielu przedsiębiorcom brakowało odwagi w pełnej cyfryzacji dokumentów pracowniczych, choć stosowali takie rozwiązania przy zawieraniu kontraktów biznesowych, czy umów z klientami – mówi Małgorzata Kurowska, radca prawny z kancelarii Maruta Wachta. – Są cztery główne przypadki, w których należy stosować dodatkowo płatny kwalifikowany podpis elektroniczny po stronie pracownika. Wyjątki to umowa o zakazie konkurencji, potrącenie z wynagrodzenia, przeniesienie praw autorskich, gdy ustalenia odbiegają od zasad ustawowych, i umowa o odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone. W pozostałych przypadkach wystarczy kwalifikowany podpis elektroniczny po stronie pracodawcy – i wszystkie czynności pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, od zatrudnienia do zwolnienia, mogą się odbyć w postaci elektronicznej – dodaje prawniczka.
Nie tylko mailowo, ale także np. na tablecie, na którym pracownicy niekorzystający na co dzień z komputera mogą podpisywać wszystkie dokumenty w godzinach pracy.
– Najciekawsze jest pytanie, jak do kwestii cyfryzacji obiegu dokumentów pracowniczych podejdzie Państwowa Inspekcja Pracy i sądy powszechne – zastanawia się Agnieszka Fedor, partner, adwokat, szef praktyki prawa pracy w kancelarii SK&S.
– Inspektorzy pracy są bardzo przywiązani do papierowych własnoręcznie podpisywanych przez pracowników oświadczeń. Z kolei sądy pracy nie zajmowały się do tej pory zbyt często sprawami, w których znaczenie ma elektroniczny obieg dokumentów. Myślę, że dobrym początkiem do wdrażania pełnego obiegu cyfrowych dokumentów pracowniczych powinna być pozytywna rekomendacja Głównej Inspekcji Pracy. Choć przepisy już teraz dają taką możliwość, nie wiadomo jak elastycznie będą reagować inspektorzy w czasie kontroli. Kolejna sprawa to orzecznictwo sądów pracy z Sądem Najwyższym na czele, które może postawić przed pracodawcami dodatkowe wymagania związane z z elektronicznym obiegiem dokumentów, a zwłaszcza podpisywaniem ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym – komentuje prawniczka.
Katarzyna Sarek-Sadurska radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski
Przepisy pozwalające na cyfryzację akt pracowniczych i przeniesienie dokumentów pracowniczych do elektronicznych teczek obowiązują od 2018 r. Do tej pory były jednak postrzegane przez przedsiębiorców jako skomplikowane i wymagające technicznie. Epidemia Covid-19 przyspieszyła, wręcz wymusiła zmiany w tym zakresie i coraz więcej firm przenosi papierowe teczki do e-teczki. Szacujemy, że wydatki na taki projekt (np. zakup oprogramowania, skanowanie akt, obsługa prawna) powinny się zwrócić już po ok. roku. Te oszczędności będą przejawiać się w uwolnieniu czasu pracowników HR, oszczędnościach na papierze, drukarkach i przestrzeni biurowej niezbędnej do przechowywania papierowych archiwów. Jeżeli razem z e-teczką wyeliminujemy również papier z procesów HR-owych, to przeniesiemy HR w firmie do XXI wieku.
