Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy przez pracodawcę

Orzeczenie zostało wydane na kanwie stanu faktycznego, w którym powódka dochodziła od byłego pracodawcy wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych i nocnych oraz ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Po rozwiązaniu z powódką umowy o pracę, wniosła ona powództwo o odszkodowanie za niezgodne z prawem rozwiązanie umowy o pracę, które zostało oddalone, a następnie o wynagrodzenie za prawidłowe rozliczenia jej czasu pracy w trakcie zatrudnienia oraz ekwiwalent za urlop wypoczynkowy. Do pozwu, powódka załączyła wykaz i zestawienie czasu pracy w godzinach nadliczbowych sporządzone przez nią w czerwcu 2010 r. na podstawie zapisków w kalendarzach, maili oraz na podstawie jej pamięci, w którym wskazała, że od 14.4.2008 r. do 30.4.2010 r. przepracowała 2618 godzin nadliczbowych z czego 1047 godzin nadliczbowych przypadało w porze nocnej, soboty, niedziele i święta. Pracodawca nie miał wiedzy na temat załączonego wykazu oraz zestawienia, albowiem powódka nigdy wcześniej nie informowała pracodawcy o potrzebie świadczenia pracy w wymiarze nadliczbowym ani nie uwidoczniała tej informacji w karcie czasu pracy. Zdarzało się, że powódka wykonywała czynności służbowe po godzinach pracy w tym również w porze nocnej, nie miała na to jednak ani uprzedniej, ani następczej zgody przełożonego. O pracy w godzinach nadliczbowych oraz w porze nocnej miały świadczyć w ocenie powódki m.in. maile, które wysyła z komputera służbowego i w oparciu, o które sporządzała wykaz i zestawienie załączone do pozwu.

Sąd I oddalił powództwo w zakresie wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, z uwagi na bezzasadność roszczenia. W ocenie sądu I instancji, zestawienie przedstawione przez powódkę nie dowodziło jej czasu pracy ani też zadań wpisanych, bez równoczesnego wykazania potrzeby lub konieczności wykonania takiej pracy. Sąd II instancji po uzupełnieniu postępowania dowodowego zmienił zaskarżony wyrok w części i zasądził od pozwanego na rzecz powódki niewielką część dochodzonego roszczenia. Sąd ustalił, że powódka świadczyła pracę w wymiarze ponadnormatywnym, jednak z uwagi na rejestrowanie przez powódkę nierzeczywistego czasu pracy w wymiarze 8 godzin dziennie w kartach czasu pracy, brak prowadzenia przez pracodawcę bieżącej ewidencji realnego czasu pracy każdego dnia i kontrolowania prawidłowości wpisów dokonywanych przez powódkę do time-sheetów pod kątem ich zgodności z rzeczywistością, a także świadczenia pracy przez powódkę nie w stałych, tylko w różnych godzinach, również poza siedzibą pracodawcy, mając na uwadze całość materiału dowodowego, nie jest możliwe precyzyjne ustalenie ilości godzin nadliczbowych, a tym samym ścisłe obliczenie wynagrodzenia należnego powódce za pracę ponadnormatywną. Powódka złożyła skargę kasacyjną, która została oddalona w przeważającej mierze (nastąpiła jedynie drobna korekta dot. kosztów i odsetek).

Pomimo bogatego orzecznictwa Sądu Najwyższego dotyczącego pracy w godzinach nadliczbowych, nadal przysparzają one pracodawcom wiele problemów. Najbardziej problematyczne okazuje się zarówno prawidłowe ustalenie pracy w godzinach nadliczbowych, jak i ich ewidencjonowanie. Z przepisów o pracy w godzinach nadliczbowych wynika, że są one dopuszczalne jedynie za wiedzą i zgodą pracodawcy. Pracownik, który ma świadomość konieczności pracy w godzinach nadliczbowych powinien uzyskać na to uprzednią zgodę pracodawcy lub – w wyjątkowych okolicznościach – następczą.

Wymóg uzyskania zgody pracodawcy na wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych oznacza, że pracownik nie może samodzielnie i w sposób wiążący dla pracodawcy decydować o potrzebie wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych i żądać z tego tytułu dodatkowych świadczeń. Zwłaszcza, gdy w trakcie zatrudnienia nie informował w ogóle Pracodawcy o potrzebie i wykonywaniu pracy w godzinach nadliczbowych, a swoje następcze roszczenia opiera na wysyłaniu maili w późnych godzinach. Należy zauważyć, iż takie działanie pracownika mogło nie leżeć w interesie pracodawcy i pracodawca, gdyby wiedział o nim to nie wyrażałaby na nie zgody (pracodawca mógł oczekiwać realizacji zadań w czasie pracy). Pracownik natomiast sam nie ma uprawnienia do decydowania o potrzebie wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych.

W komentowanym orzeczeniu, Sąd Najwyższy poruszył istotne zagadnienie bowiem wskazał, że zaniechanie przez pracodawcę prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika nie stanowi domniemania faktycznego ani prawnego (art. 231 KPC, art. 234 KPC) o wiarygodności wersji czasu pracy przedstawionej przez pracownika. Zaniechanie prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika przez pracodawcę nie oznacza, że każdorazowo i bezkrytycznie sąd pracy powinien przyjmować za miarodajną wersję czasu pracy przedstawianą przez pracownika (wyrok SN z 2.6.2010 r., II PK 369/09, Legalis). Teza ta w całości zasługuje na akceptację, albowiem ciężko przyjąć, że w każdym przypadku wystąpienia błędów w zakresie prowadzonej ewidencji (bądź braku prowadzenia ewidencji godzin w przypadkach przewidzianych przepisami) należy przyjąć za udowodnione okoliczności przedstawione przez pracownika i to w oparciu o przedłożone przez niego wyliczenia (czyli defacto twierdzenia) niepoparte żadnymi obiektywnym dowodami. W przypadku, w którym istnieją wątpliwości dotyczące stanu faktycznego, Sąd powinien przeprowadzić dowody w celu ustalenia, czy praca w godzinach nadliczbowych rzeczywiście występowała (i czy odbywała się na polecenie pracodawcy lub za jego zgodą). Dopiero dokładnie zbadany i zweryfikowany materiał dowodowy może stanowić podstawę do wydania w sprawie rozstrzygnięcia. W szczególności przedstawienie przez pracownika zestawienia czasu pracy opartego na pierwszym i ostatnim mailu wysyłanym danego dnia nie może potwierdzać, że pracownik świadczył pracę w godzinach nadliczbowych (zwłaszcza gdy nie ustalone pozostaje, co prawnik robił przez pozostałe godziny pomiędzy pierwszym i ostatnim mailem). W dzisiejszych czasach (i powszechnym dostępie do maila służbowego na telefonie czy laptopie) coraz częściej zdarza się pracownikom odpisywać na pojedyncze maile po godzinach pracy, zwłaszcza gdy są to jednozdaniowe wiadomości, jakkolwiek nie przesądza to jednak o tym, że do tej godziny pracownik świadczył pracę.

r. pr. Sandra Szybak-Bizacka, partner

apl. radc. Michalina Lewandowska-Alama, prawnik