Zmiany w przepisach o doręczeniach elektronicznych od 2025 r.

Cele nowelizacji

ZmDorElektrU24 zakłada nowelizację ustawy z 18.11.2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1045; dalej: DorElektrU) poprzez:

1. zapewnienie okresu przejściowego – umożliwienie podmiotom publicznym dostosowania się do nowych wymogów organizacyjnych, takich jak wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów czy przeszkolenie pracowników;
2. ujednolicenie przepisów – wprowadzenie spójności w zakresie stosowania e-doręczeń przez uczelnie publiczne i niepubliczne oraz inne podmioty realizujące zadania publiczne;
3. promowanie rozwiązań cyfrowych – zachęcanie do korzystania z nowoczesnych usług takich jak publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE).

Zakres przedmiotowy nowelizacji

Odroczenie obowiązku stosowania e-doręczeń

Nowelizacja przewiduje wprowadzenie okresu przejściowego do 31.12.2025 r. W tym okresie doręczenie korespondencji nadanej przez podmiot publiczny posiadający elektroniczną skrzynkę podawczą w ePUAP do osoby fizycznej lub podmiotu niebędącego podmiotem publicznym, o których mowa w art. 147 ust. 2 DorElektrU, nieposiadających adresu do doręczeń elektronicznych, jeżeli:

1. korespondencja ta stanowi odpowiedź na podanie albo wniosek złożone w ramach usługi udostępnionej w ePUAP, albo
2. ta osoba fizyczna lub ten podmiot wystąpiły do organu administracji publicznej o doręczenie korespondencji na konto w ePUAP

– jest równoważne w skutkach prawnych z doręczeniem przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

Takie rozwiązanie umożliwia uniknięcie przerw w komunikacji oraz minimalizuje ryzyko opóźnień w realizacji zadań publicznych.

Bez zmian pozostaje jednak obowiązek uzyskania przez podmioty publiczne wymienione w art. 155 ust. 5 DorElektrU adresu do doręczeń elektronicznych do dnia określonego w komunikacie wydanym na podstawie art. 155 ust. 10 DorElektrU.

Rozszerzenie katalogu podmiotów zobowiązanych do e-doręczeń

Zgodnie z art. 2 pkt 6 DorElektrU podmioty publiczne, na których spoczywa obowiązek stosowania e-doręczeń to:

1. jednostka sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów ustawy z 27.8.2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1530);
2. inne niż określone w lit. a państwowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej;
3. inne niż określone w lit. a osoby prawne utworzone w szczególnym celu zaspokajania potrzeb o charakterze powszechnym, niemające charakteru przemysłowego ani handlowego, jeżeli podmioty, o których mowa w tym przepisie oraz w lit. a i b, pojedynczo lub wspólnie, bezpośrednio albo pośrednio przez inny podmiot finansują je w ponad 50% lub posiadają ponad połowę udziałów albo akcji, lub sprawują nadzór nad organem zarządzającym, lub mają prawo do powoływania ponad połowy składu organu nadzorczego lub zarządzającego;
4. związki podmiotów, o których mowa w lit. a-c, jeżeli realizują zadania publiczne;
5. komornik sądowy.

Nowelizacja rozszerza ten katalog poprzez dodanie uczelni niepublicznych oraz federacji podmiotów systemu szkolnictwa wyższego i nauki. Rozwiązanie to ma na celu zlikwidowanie luk w przepisach, które mogły prowadzić do nierównego traktowania podmiotów o podobnym charakterze. W ten sposób zapewniono jednolite standardy komunikacji w całym sektorze publicznym.

Ujednolicenie zasad e-doręczeń

Nowelizacja wprowadza zmiany również w treści art. 11-16 DorElektrU. Mają one na celu umożliwienie klientom składanie wniosków za pośrednictwem operatora wyznaczonego, analogicznie do kwalifikowanych dostawców usług – jest to ujednolicenie podejścia dla klientów i zasad dla wszystkich dostawców.

Co istotne, wprowadzone zmiany umożliwią podmiotom niepublicznym założenie adresów do doręczeń elektronicznych również za pośrednictwem operatora wyznaczonego, który na rzecz danego podmiotu mógłby realizować usługi elektroniczne. Jak wskazano w uzasadnieniu projektu ZmDorElektrU24, rozszerzy to możliwe kanały do składania wniosków o adresy do doręczeń elektronicznych i jednocześnie uprości cały proces dla podmiotów niepublicznych, umożliwiając załatwienie całego procesu założenia i aktywacji za pośrednictwem jednego operatora, w tym przypadku operatora wyznaczonego.

Jeden adres do e-doręczeń

Zgodnie z dodanym art. 12 ust. 1a DorElektrU, minister właściwy do spraw informatyzacji tworzy jeden adres do doręczeń elektronicznych powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego dla:

1. urzędu gminy;
2. starostwa powiatowego;
3. urzędu marszałkowskiego;
4. podmiotu obsługującego związki międzygminne, związki powiatów, związki powiatowo-gminne albo związki metropolitalne.

Co ważne, adres do doręczeń elektronicznych jest wspólny dla:

1. jednostki samorządu terytorialnego oraz jej organów;
2. związku międzygminnego, związku powiatów, związku powiatowo-gminnego albo związku metropolitalnego oraz ich organów.

Z kolei przepis ust. 1c stanowi, że dla każdej jednostki organizacyjnej jednostki samorządu terytorialnego, posiadającej numer identyfikacyjny REGON, tworzy się odrębny adres do doręczeń elektronicznych powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

Bezterminowość wpisu adresu do e-doręczeń

Zgodnie ze zmianą brzmienia art. 34 DorElektrU, wpisu adresu do doręczeń elektronicznych do bazy adresów elektronicznych dokonuje się bezterminowo.

Celem tego rozwiązania jest usprawnienie dla osób fizycznych, tak jak dla innych podmiotów, polegające na tym, aby nie musieli oni dokonywać dodatkowych czynności związanych ze wznowieniem po 3 latach adresu do doręczeń elektronicznych. W przypadku osób fizycznych zawsze istnieje jednak możliwość rezygnacji z adresu do doręczeń elektronicznych.

Etap legislacyjny

Ustawa z 21.11.2024 r. o zmianie ustawy o doręczeniach elektronicznych została ogłoszona w Dzienniku Ustaw 12.12.2024 r. Nowe przepisy wejdą w życie 1.1.2025 r.

Artykuł pochodzi z Systemu Legalis. Bądź na bieżąco, polub nas na Facebooku →