Doręczenia decyzji sporządzonej w formie elektronicznej

Stan faktyczny

T.K. wystąpił o refundację podatku VAT za dostarczone paliwa gazowe, jednak Burmistrz odmówił uwzględnienia wniosku z powodu ponad trzykrotnego przekroczenia progu dochodowego. SKO w W. utrzymało w mocy zaskarżoną decyzję. T.K. w skardze do WSA w Warszawie zarzucił organowi liczne uchybienia, w tym brak zapewnienia stronie czynnego udziału w postępowaniu oraz nieprawidłowe doręczenie decyzji. Podkreślał, że SKO w W. powinno było dokonać doręczenia decyzji za pomocą środków komunikacji elektronicznej, o których mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z 18.11.2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1045). Odwołanie od decyzji zostało bowiem złożone w postaci elektronicznej, a T.K. posiada zarówno adres ePUAP, jak i adres w bazie adresów elektronicznych (BAE). Pomimo tego organ doręczył T.K. wydruk wydanej w sposób elektroniczny decyzji pocztą. Co więcej doręczony wydruk nie spełniał wymogów określonych w art. 39³ KPA.

Orzeczenie WSA

WSA w Warszawie oddalił skargę podkreślając, że T.K. nie przedłożył żadnych dokumentów obalających okoliczność przekroczenia kryterium dochodowego, jak i nie zaprzeczył tym ustaleniom, ani w toku postępowań przed organem I i II instancji, ani w skardze do Sądu. Odnosząc się do zarzutów naruszenia przez SKO w W. przy wydawaniu zaskarżonej decyzji szeregu przepisów postępowania, Sąd wskazał, że tego rodzaju uchybienie może prowadzić do uchylenia decyzji jedynie wówczas, gdy mogło mieć istotny wpływ na wynik sprawy. W tym postępowaniu administracyjnym Sąd nie dostrzegł takiego naruszenia. Za niezasadne uznano zarzuty co do pozbawienia strony możliwości wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów. Skarżący uczestniczył w postępowaniu, został zawiadomiony o jego wszczęciu i możliwości zapoznania się z aktami sprawy, nie przedstawił jednak swojego stanowiska ograniczając się jedynie do wniesienia odwołania od decyzji Burmistrza, w którym nie zanegował ustaleń poczynionych w toku postępowania.

WSA w Warszawie stwierdził, że choć organ powinien doręczyć T.K. decyzję za pomocą środków komunikacji elektronicznej, to doręczenie decyzji za pośrednictwem operatora pocztowego pozostawało bez wpływu na wynik sprawy. W aktach sprawy znajduje się notatka urzędowa pracownika organu, z której wynika, że brak możliwości doręczenia decyzji za pośrednictwem platformy e-PUAP wynikał z błędu adresu. Sąd stwierdził, że doręczenie decyzji za pośrednictwem operatora pocztowego nie spowodowało dla skarżącego negatywnych skutków procesowych, skoro w terminie wniósł skargę na tę decyzję.

Doręczenie wydruku decyzji

Organ ma możliwość załatwienia sprawy i wydania decyzji w formie papierowej lub w formie dokumentu elektronicznego i doręczyć decyzję: w formie papierowej za pośrednictwem operatora pocztowego; w formie dokumentu elektronicznego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, czyli przez ePUAP; w formie dokumentu elektronicznego, wysyłając wydruk decyzji w trybie art. 39³ KPA za pośrednictwem operatora pocztowego. Celem wprowadzenia przepisu art. 39³ KPA było umożliwienie organowi załatwiania wszystkich spraw w formie dokumentu elektronicznego przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego, nawet jeśli nie zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 39¹ KPA i jego doręczanie w sposób tradycyjny, a więc przez operatora pocztowego. Zgodnie z art. 39³ § 1-4 KPA w przypadku pism wydanych przez organ administracji publicznej w postaci elektronicznej przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego, które zostały opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, zaawansowaną pieczęcią elektroniczną albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, doręczenie może polegać na doręczeniu wydruku pisma uzyskanego z tego systemu odzwierciedlającego treść tego pisma. Nie chodzi tu jednak o jakikolwiek wydruk, tylko taki który zawiera: informację, że pismo zostało wydane w postaci elektronicznej i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, ze wskazaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby, która je podpisała, albo opatrzone zaawansowaną pieczęcią elektroniczną albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną; identyfikator tego pisma, nadawany przez system teleinformatyczny, za pomocą którego pismo zostało wydane. Wydruk może zawierać mechanicznie odtwarzany podpis osoby, która podpisała pismo. Wydruk pisma spełniający wyżej wskazane wymogi stanowi dowód tego, co zostało stwierdzone w piśmie wydanym w postaci elektronicznej.

Stanowisko NSA

Naczelny Sąd Administracyjny uchylił zarówno wyrok Sądu I instancji, jak i zaskarżoną decyzję uznając za zasadny zarzut nieprawidłowego doręczenia T.K. decyzji wydanej w postaci elektronicznej. Z akt sprawy wynika, iż T.K. odwołanie od decyzji organu I instancji wniósł w formie dokumentu elektronicznego podpisanego podpisem elektronicznym. SKO w W. wydało decyzję administracyjną w postaci elektronicznej, która zgodnie art. 39 § 1 KPA powinna być doręczona drogą elektroniczną, jednak organ dokonał doręczenia za pośrednictwem operatora pocztowego. Ustawodawca w przypadku wystąpienia przeszkód doręczenia decyzji sporządzonej w postaci elektronicznej drogą elektroniczną dopuszcza w świetle art. 39³ § 1 KPA doręczenie wydruku decyzji w sposób, o którym mowa w art. 39 § 3 pkt 1 KPA, przy czym w art. 39³ § 2 KPA określono wymogi, jakie ten wydruk ma spełniać. NSA podkreślił, że papierowy wydruk nie stanowi oryginału pisma, w tym przypadku decyzji, które było przedmiotem konwersji poprzez jego wydruk, a jedynie poświadczenie jego treści i metadanych z systemu teleinformatycznego. Oryginał decyzji pozostaje w postaci elektronicznej, dlatego wydruk ten ma charakter sformalizowany. Nie chodzi tu bowiem o dowolne wydrukowanie pliku, a wydruk spełniający wyżej wskazane wymagania formalne oznaczone w art. 39³ § 2 KPA. W konsekwencji NSA stwierdził, że doręczony T.K. wydruk decyzji nie spełnia wymogów formalnych z art. 39³ § 2 pkt 1 i 2 KPA, a to oznacza, że nie ma on mocy dokumentu urzędowego i nie korzysta z domniemania prawdziwości, jak również zgodności z prawdą twierdzeń w nim zawartych. Doręczony wydruk decyzji nie zawiera bowiem informacji, że decyzja została wydane w postaci elektronicznej oraz identyfikatora tego pisma, nadawanego przez system teleinformatyczny, za pomocą którego decyzja ta została wydana.

Artykuł pochodzi z Systemu Legalis. Bądź na bieżąco, polub nas na Facebooku →