Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775; dalej: VATU), fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Podatnicy muszą więc rozróżniać datę wygenerowania faktury ustrukturyzowanej, datę przesłania jej do KSeF oraz datę wystawienia faktury, wskazaną w jej treści (w słynnym już polu P 1). Takie rygorystyczne podejście zakłada więc daleko idącą dyscyplinę podatników. Oto bowiem idąc tym tropem nie można już wystawić faktury ze skuteczną „datą wsteczną”, chociażby system finansowo-księgowy technicznie dopuszczał taką możliwość (merytorycznie naganną i niezgodną z przepisami, żeby nie było wątpliwości, proszę Państwa). Wysyłka faktury do KSeF stać się miała zdarzeniem obiektywnym, jeśli miała miejsce np. 16.6.2026 r. to nie może być to 15.6.2026 r.
Prawda?
Być może nie do końca. Jedną z najdalej idących modyfikacji KSeF 2.0 jest wprowadzenie trybu offline24 w swojej rozszerzonej formie. Z zasady, data wystawienia faktury ustrukturyzowanej (w trybie „online”) wskazana przez podatnika w polu P 1 powinna być zgodna z datą przesłania faktury do KSeF. Jeśli daty te różnić się będą od siebie (w praktyce, data wystawienia jest wcześniejsza) to prymat nadany został właśnie dacie wskazanej w polu P 1.
Tryb offline24 „w systemie”
Zgodnie z projektowanym art. 106nda ust. 1 VATU, podatnicy będą mogli wystawiać nie tylko faktury ustrukturyzowane, ale także faktury w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem udostępnionym przez Ministerstwo Finansów. Niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia, trzeba będzie jednak przesłać taką fakturę do KSeF w celu przydzielenia numeru identyfikującego. Opisywane w niniejszym tekście rozwiązanie polega na czyś innym. Przewiduje je nowy art. 106nda ust. 16 VATU, zgodnie z którym za fakturę offline24 uznaje się także fakturę wystawioną jako ustrukturyzowaną, jeżeli data jej przesłania do KSeF jest późniejsza niż data wystawienia faktury z art. 106e ust. 1 pkt 1 VATU.
Datą wystawienia faktury jest data wskazana na fakturze (jak w fakturze offline24). Zmiana statusu na offline24 następuje jedynie „w systemie”. Resort finansów wskazuje, że dzięki temu data wystawienia faktury będzie zawsze zgodna z datą wskazaną w treści faktury. Jednocześnie, dla nabywcy nie spowoduje to zmiany skutków – nabywca otrzymuje ten dokument wyłącznie w systemie KSeF, chyba że nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem identyfikacji podatkowej na potrzeby wystawienia faktury i jest podmiotem innym niż zarejestrowany na potrzeby podatku (np. konsument lub podmiot zagraniczny lub podmiot korzystający ze zwolnienia w procedurze SME dla transakcji dokumentowanej tą fakturą).
Podatnik jest obowiązany pobrać z Krajowego Systemu e-Faktur certyfikat umożliwiający potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu faktury offline i oznaczenie tej faktury kodem QR. Przepis ten nie znajduje jednak bezpośredniego zastosowania w opisywanym przypadku, co dziwić nie może, skoro faktura jest w istocie wystawiana w sposób ustrukturyzowany, tyle, że później niż wynika to z daty wystawienia.
Komentarz
Omawiane rozwiązanie nie jest zbyt jasne. Ale czytając przepisy wprost można dojść do wniosku, że o ile systemy fakturowe umożliwiają ingerencję w treść faktury także co do pola wystawienia, może być stosowane powszechnie. Przykładowo, 16.6.2026 r. podatnik może wysłać do KSeF fakturę z datą 15.6.2026 r. i będzie ona uznana za wystawioną w terminie. Zasada ta nie działa w drugą stronę – jeśli (z jakiegoś względu) data wystawienia będzie późniejsza (np. 20.6.2026 r.) to datą wystawienia będzie data wysyłki do KSeF.
Tak wystawiona faktura nie może być przekazywana w sposób uzgodniony kontrahentowi przed wysyłką do KSeF. Każda zwizualizowana faktura musi zostać oznaczona kodem QR, nawet jeżeli nie zakładamy, że odbiorca będzie go skanował. Tu jednak o wizualizacji przed wysyłką do KSeF nie może być mowy, bo faktura „powstanie” od razu jako ustrukturyzowana i będzie wysłana do KSeF w dniu wygenerowania (choć z datą wcześniejszą). Chyba, że faktura taka będzie przekazywana podmiotom „spoza KSeF” (np. konsumentom). Wówczas należy ją oznaczyć kodem QR ale znowu – wydaje się, że może to mieć miejsce dopiero po wysyłce do KSeF.
W praktyce mamy więc w KSeF do czynienia z różnego rodzaju sytuacjami „nadzwyczajnymi”. Tryb offline24 (faktura elektroniczna przesyłana do KSeF jako ustrukturyzowana „dzień po”), tryb offline (niedostępność systemu), a także tryb awaryjny KSeF (7 dni na wysyłkę faktury do KSeF) oraz awaria całkowita (fakturowanie bez wysyłki do KSeF). Opisywane rozwiązanie mieści się gdzieś między dwoma pierwszymi, stanowi jednak osobny tryb i w zasadzie nie jest to tryb awaryjny (bo zakłada fakturowanie KSeF w czasie rzeczywistym). Jednak tak wystawione faktury ustrukturyzowane będą „systemowo” uznawane za offline24, co jednak nie ma „systemowo” większego znaczenia. Z pewnością jednak rozwiązanie to komplikuje życie podatnikom (choć oczywiście na swój sposób je także ułatwia) i utrudnia gładkie wdrożenie KSeF. Clue to rozróżnienie daty wystawienia faktury (P 1) od daty uznania faktury za wystawioną (data wysyłki do KSeF).
Artykuł pochodzi z Systemu Legalis. Bądź na bieżąco, polub nas na Facebooku →
