Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775; dalej: VATU), fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Przepis ten wchodzi w życie od 1.2.2026 r. Art. 145l VATU określa dodatkowo, że w okresie od dnia 1.2.2026 r. do dnia 31.3.2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników nie przekroczyła w 2024 r. kwoty 200 000 000 zł. Z kolei zgodnie z art. 145m VATU, w okresie od dnia 1.4.2026 r. do dnia 31.12.2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł.
Innymi słowy, obowiązkowy KSeF wchodzi w życie od 1.2.2026 r., część podatników może jednak wystawiać faktury „po staremu” do 31.3.2026 r., a nawet do 31.12.2026 r. Istnieje jednak w publicystyce podatkowej narracja, zgodnie z którą do 31.12.2026 r. KSeF działa jednak ogólnie rzecz ujmując na zasadzie umownie fakultatywnej. To znaczy, że wcale nie trzeba go stosować. Wszystko dlatego, że za naruszenia przepisów KSeF nie grożą podatnikom żadne sankcje. A skoro nie ma groźby „kary”, nie ma też obowiązku, prawda? Jakkolwiek takie myślenie naznaczone jest istotnym błędem, ma pewne uzasadnienie. W niniejszym tekście zmierzmy się raz a dobrze z sankcjami KSeF. Jak to z nimi naprawdę jest?
Kary pieniężne – za co i od kiedy?
Zgodnie z art. 106ni ust. 1 VATU, na podatników naruszających przepisy KSeF naczelnik urzędu skarbowego nakłada, w drodze decyzji, karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem. Za co? Przewinienia możliwe są trzy. Po pierwsze – wbrew obowiązkowi podatnik nie wystawił faktury ustrukturyzowanej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Po drugie – podatnik wystawił fakturę elektroniczną niezgodną ze wzorem, w okresie awarii albo niedostępności KSeF, względnie w trybie offline24. Po trzecie wreszcie, podatnik nie przesłał na czas do KSeF faktur offline (w ciągu 1 dnia) albo w przypadku awarii (w ciągu 7 dni).
Kluczowe jednak jest to, że art. 106ni VATU wchodzi w życie w istotnym (choć nie w pełnym) zakresie od 1.1.2027 r. Czyli przez cały 2026 r. nie ma podstaw do nakładania na podatników sankcji w postaci ww. kar pieniężnych.
Co może Kodeks Karny Skarbowy?
Zgodnie z art. 106ni ust. 4 VATU, w przypadku niedopełnienia przez podatnika obowiązku, o którym mowa w art. 106ga ust. 1 VATU, art. 106nda ust. 2 VATU, art. 106nf ust. 4 VATU lub art. 106nh ust. 2 VATU, nie wszczyna się postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Wniosek z tego taki, że czysto formalnie nie ma też podstaw do pociągania do odpowiedzialności podatnika (a w zasadzie konkretnych osób fizycznych) za najważniejsze naruszenia KSeF na gruncie odpowiedzialności KKS. I to nie tylko w 2026 r. (choć ten nas interesuje tu najbardziej) ale także i później (o ile przepisy się drastycznie nie zmienią).
Inne przewinienia?
Z uwagi na niejasność przepisów i zrozumiały brak praktyki ich stosowania, wielu podatników zastanawia się nad konsekwencjami także innych postaw, potencjalnie budzących wątpliwości na gruncie KSeF. Jednym z nich jest, nazywając rzecz po imieniu, antydatowanie faktur. To znaczy, wysyłanie do KSeF faktur ustrukturyzowanych online, ale z datą wskazaną w polu P 1 wcześniejszą niż data wysyłki do KSeF. Wprost jednak taka możliwość przewidziana została w art. 106nda ust. 16 VATU (nieszczęsny tryb offline24), zgodnie z którym, za fakturę offline24 uznaje się także fakturę ustrukturyzowaną (a więc online), jeżeli data jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur jest późniejsza niż data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 VATU wskazana na tej fakturze. Datą wystawienia takiej faktury jest data wskazana w polu P 1. Brak jest przewidzianej sankcji za takie działanie. Tu jednak teoretycznie przynajmniej nie można uznać, że organy nie mogłyby zastosować KKS (np. za wadliwość wystawienia faktury). Art. 106ni ust. 4 VATU wprost takiej możliwości względem takiego zachowania nie wyłącza.
Ministerstwo Finansów twierdzi także, że nie można wydawać faktur offline podatnikom zobowiązanym do KSeF przed ich wysyłką do KSeF (np. w formie wizualizacji opatrzonej dwoma kodami QR). Taka postawa ma naruszać przepisy KSeF (choć nie do końca wiadomo jakie), ale… nawet jeśli, to także i tu takie „naruszenie” nie jest obwarowane sankcjami w postaci kary pieniężnej.
To duże pole szarości na dziś, ale nie można wykluczyć, że także i w tym przypadku widmo KKS jest realne.
Odliczenie VAT z faktury poza KSeF?
Inny potencjalny problem to prawo do odliczenia VAT z faktury wystawionej poza KSeF, choć powinna być w KSeF wystawiona. Tu podatnicy – nabywcy obawiają się konsekwencji nielegalnych działań po stronie swoich kontrahentów. Dyrektor KIS wydaje jednak liczne interpretacje (np. interpretację indywidualną z 17.10.2025 r., 0114-KDIP1-3.4012.751.2025.1.KAB, Legalis) w których uznaje, że podatnikowi będzie przysługiwało prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur. Dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, również najistotniejsze jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku.
Wniosek: z faktur takich można odliczać podatek naliczony na zasadach ogólnych. Trzeba jednak dochować należytej staranności. Nie wiadomo, jak owa zasada będzie interpretowana przez poszczególne organy podatkowe.
Komentarz
KSeF w swojej obowiązkowej odmianie wchodzi w życie począwszy od 1.2.2026 r. Wszelkie głosy twierdzące, że jest inaczej to co najwyżej publicystyka oparta o podejście, zgodnie z którym skoro nie ma kar to można przepisy naruszać. Wypadałoby w tym miejscu takie podejście nazwać „infantylnym” i „niepoważnym”. Ale daleki jestem od umoralniania podatników. Zwłaszcza, że wielu z nich już dziś wie, że na obowiązkowy KSeF przygotować się nie zdąży. Często z uwagi na opóźnienia w zakresie integracji ich systemów finansowo-księgowych z platformą KSeF. Opóźnienia wywołane, co warto podkreślić, przez liczne zmiany dostosowawcze i brak wypracowanego przez Ministerstwo Finansów ostatecznego środowiska KSeF od strony technicznej. Uważam więc, że wielu podatników – także tych dużych i rozpoznawalnych – może nie być gotowych na 1.2.2026 r., a nawet na 1.4.2026 r. Będą więc dalej wystawiać faktury „tradycyjne”, które ich kontrahenci będą „tradycyjnie” odbierać nawet, jeśli sami są już na KSeF gotowi.
Myślę więc, że 2026 r. będzie dla obowiązkowości KSeF okresem przejściowym. A nas czeka chaos.
