Komornik przemówi ludzkim głosem

W ramach pilotażu, dostawca oprogramowania dla komorników udostępnił wzory 15 pism, których w postępowaniach egzekucyjnych używa się najczęściej. Chodzi o szablony takich dokumentów jak zawiadomienie o wszczęciu egzekucji, postanowienie o zawieszeniu na skutek zgonu dłużnika, zawiadomienie o zajęciu wynagrodzenia za pracę czy też wezwanie do uzupełnienia braków formalnych lub uiszczenia zaliczki na wydatki oraz opłaty.

Wszystkie zostały stworzone według zasad prostego języka i opatrzone certyfikatem wydawanym przez Pracownię Prostej Polszczyzny z Uniwersytetu Wrocławskiego. Gwarantuje to, że przekaz ma być prosty i zrozumiały dla odbiorcy, tak by adresat pisma wiedział, czego się od niego oczekuje, w jaki sposób ma wykonać zobowiązanie i jakie będą ewentualne konsekwencje, jeśli tego nie zrobi.

Nie oszukujmy się. Pismo od komornika sądowego potrafi wywołać stres u odbiorcy, zanim ten w ogóle otworzy kopertę (wystarczy pieczęć z nazwą nadawcy). Poza tym już sama terminologia brzmi groźnie (egzekucja) albo niezrozumiale (gdy pojawia się np. takie pojęcie, jak trzeciodłużnik), nie mówiąc już o tym, że zwykle pisma są naszpikowane wyliczeniami opłat i przepisów.

– Nic dziwnego, że później ludzie wklejają treść pisma np. na jakieś fora dyskusyjne, z pytaniem, co mają zrobić. Dlatego upraszczanie pism, czy to administracyjnych czy komorniczych jest właściwym kierunkiem. Zwłaszcza że, jak wynika z badań zespołu prof. Tomasza Piekota z Uniwersytetu Wrocławskiego, przynosi to wymierne skutki w postaci lepszego dotarcia z komunikatem do odbiorcy, co finalnie przekłada się na częstsze dostosowanie się do określonych w piśmie wymagań – mówi Katarzyna Mazur, wiceprezes spółki Currenda, która we współpracy z Krajową Radą Komorniczą wdraża pilotaż nowych wzorów pism.

Łagodniejsze oblicze

Wzory tworzone są według zupełnie innego podejścia, w którym komornik sądowy zwraca się do odbiorcy w pierwszej osobie. Przykładowo w piśmie inicjującym egzekucję, zamiast oficjalnego suchego komunikatu w stylu „Komornik Sądowy przy Sądzie Rejonowym X zawiadamia”, mamy „Szanowni Państwo, na wniosek wierzyciela i zgodnie z załączonym tytułem wykonawczym wszcząłem egzekucję w celu wyegzekwowania należności pieniężnej w kwocie X”.

Następnie komornik informuje adresata, w jaki sposób wyegzekwuje należność.

„Zajmę:

W dalszej części pisma komornik informuje, co dalej: „powinni państwo zapłacić dług w celu uniknięcia przymusowego ściągania należności”. Informuje m.in., w jaki sposób można tego dokonać, że na postanowienie sądu co do nadania klauzuli wykonalności można złożyć zażalenie w ciągu jednego tygodnia, a adresaci pisma są zobowiązani powiadomić komornika w terminie 7 dni o każdej zmianie miejsca swego pobytu, trwającej dłużej niż miesiąc, bo inaczej zostaną ukarani grzywną w wysokości 2 tys. zł.

Dopiero na samym dole wymienione są podstawy prawne i pouczenia, też – co warto podkreślić – sformułowane na tyle prosto, na ile jest to możliwe.

– Wszystko począwszy od stylu, przez śródtytuły, czcionkę, po rodzaj adiustacji tekstu i stronę wizualną ma swój sens i uzasadnienie. Wzory są skonstruowane w taki sposób, by odpowiadały na pytania, jakie mogą pojawić się w głowie czytającego, tak by ten łatwo mógł się zorientować, czego komornik od niego chce. Lepsze zrozumienie ma przełożyć się na mniej telefonów, e-maili czy wizyt z pytaniami, ale też na lepszą skuteczność egzekucji. Doświadczenia Ministerstwa Finansów z uproszczonymi pismami stosowanymi w egzekucji administracyjnej pokazują, że jest to możliwe. Sam stosuję od jakiegoś czasu takie pisma i widzę pozytywny efekt – mówi Rafał Fronczek, członek zespołu, który opracował nowe wzory pism według zasad i wytycznych prostego języka.

Najpierw trzeba przekonać środowisko

Temat wywołał duże poruszenie wśród komorników. Część z nich uważa, że opracowane wzory są… zbyt proste i za mało jest w nich prawniczego języka etc. – Faktycznie dla wielu z nas to wręcz rewolucyjna zmiana. Pamiętajmy jednak, że komornik świadczy usługę prawną w postaci wykonywania orzeczeń sądowych i kieruje swój przekaz głównie do nieprawników. A idea prostych pism polega właśnie na tym, by tego prawniczego żargonu, który dla odbiorców laików jest mało zrozumiały, było jak najmniej. Sam miałem przypadki, w których kierowałem pismo do pracodawcy dłużnika, który w postępowaniu egzekucyjnym ma status trzeciodłużnika, o konieczności dokonywania potrąceń z wynagrodzenia jego pracownika. Po otrzymaniu pisma ten dzwonił z pretensjami, że on nie jest żadnym trzeciodłużnikiem, bo żadnego długu nie ma. Takie przykłady, w których odbiorcy pism komorniczych nie wiedzą, czego tak naprawdę się od nich oczekuje, można by mnożyć – mówi Sławomir Szynalik, były prezes Krajowej Rady Komorniczej, za kadencji którego rozpoczęto prace nad upraszczaniem pism.

Szablony pism nie są dodatkowo płatne (każdy komornik może je pobrać w ramach abonamentu za korzystanie z oprogramowania do obsługi kancelarii), a ich wykorzystywanie jest dobrowolne. Jednak informacje zwrotne, jakie są zbierane od komorników w ramach prowadzonego pilotażu, potwierdzają, że część komorników wykazuje rezerwę, wstrzemięźliwość czy niechęć.

– Wiele uwag dotyczących nowych wzorów pism wynika z wieloletnich przyzwyczajeń komorników do formalnego, urzędowego stylu komunikacji. Dotychczasowe pisma akcentowały władczy charakter działania organu – przekaz był twardy, stanowczy i jednostronny. Część nowych wzorów ma łagodniejszy wydźwięk i pokazuje gotowość do konstruktywnego porozumienia z dłużnikiem i wierzycielem. Stanowi to istotną zmianę i może przełożyć się na lepszą skuteczność prowadzonych spraw – mówi Katarzyna Mazur.

Jak dodaje, łącznie przygotowano ok. 450 szablonów pism, które porządkują komunikację i ujednolicają jej kształt. Duże nadzieje wiąże ona z tym, że podobne działania, w postaci powołania zespołu ds. prostego języka, podjęło Ministerstwo Sprawiedliwości, które planuje przeprowadzenie pilotażu z pismami sądowymi.

– Mamy nadzieję na współpracę w tym zakresie. Podobnie jak w kwestii akt elektronicznych. Takie wzorce mogłyby stać się standardem w elektronicznym postępowaniu egzekucyjnym, czytelnym i zrozumiałym również dla odbiorców niebędących profesjonalnymi prawnikami – dodaje wiceprezes Currendy.

Część komorników obawia się też, czy wysyłane do stron pisma, opracowane według standardów prostej polszczyzny, nie będą kwestionowane przez sąd. Inni są zdania, że skoro sądy stosują taką formalną nomenklaturę, to komornicy, którzy wykonują ich orzeczenia, powinni wzorować się na tym stylu, by organ egzekucyjny nie został odebrany jako łagodniejszy od sądu.

Konserwatywni językowo

Jak mówi prof. Tomasz Piekot, językoznawca z UWr, w Polsce urzędy upraszczają swoje pisma od 2010 r., przy czym najpierw pojawiały się oddolne inicjatywy (podobnie było z komornikami), a następnie był to już ruch odgórny.

– Wygląda to jak pełzająca reforma stylu urzędowego, która przyjmuje coraz częściej formy scentralizowane. Działania samorządu komorniczego są tego najlepszym przykładem. Pamiętajmy jednak, że po notariuszach komornicy są najbardziej konserwatywni językowo – przyznaje językoznawca.

Z drugiej strony, jak zauważa ekspert, w porównaniu do innych pism urzędowych czy prawnych upraszczanie pism komorniczych nie nastręcza większych trudności. A to dlatego, że w stosunku do tych pism nie ma aż tak restrykcyjnych wymagań prawnych, jak np. w stosunku do aktów władczych w postępowaniach administracyjnych.

– Upraszczając decyzję administracyjną, trzeba się trzymać art. 107 KPA. Ten przepis utrudnia przeniesienie podstawy prawnej na sam koniec pisma. Poza tym komornik jest funkcjonariuszem publicznym, więc może formułować swoje wypowiedzi w pierwszej osobie. Co więcej – pisma w postępowaniu egzekucyjnym zmierzają przecież do wykonania wyroku sądu, więc powinny być surowe. Zgodnie z zasadami skutecznej komunikacji możemy więc dostosować ostrość czy radykalność tonu do etapu egzekucyjnego, na którym się znajdujemy – tłumaczy prof. Piekot.

Oznacza to, że jeśli komornik ma zwrócić się do dłużnika o okazanie pojazdu, to takie pismo nie powinno za bardzo straszyć odbiorcy, bo ten będzie się bał, że samochód będzie już odebrany i się nie zgłosi.

– Albo na przykład przyśle do okazania zdjęcie pojazdu, co też się zdarza. Natomiast jeśli napiszemy „miękko”, wyjaśniając, że chodzi tylko o wciągnięcie pojazdu do rejestru, po czym zostanie on w dyspozycji dłużnika, to jest większa szansa, że odbiorca stawi się wykonać obowiązek. Natomiast na późniejszych etapach surowość pisma powinna być większa, a ton oschły i nieprzyjazny – wyjaśnia językoznawca.

Najważniejsze jest jednak to, że pisma komornicze, jako jedne z niewielu, świetnie się nadają do rzetelnych badań za pomocą „wskaźników sukcesu”, dzięki którym łatwo zmierzyć, czy uproszczenie komunikatu było skuteczne. Bada się wówczas, czy odbiorca pisma (wierzyciel, dłużnik, czy pracodawca dłużnika) zareagował na korespondencję od komornika, czy wypełnił obowiązek i jak szybko to zrobił.

– Z badań przeprowadzonych w Polsce przez Bank Światowy na pismach wysyłanych w postępowaniach podatkowych wynika, że odbiorcy, którzy otrzymali pismo napisane prostą polszczyzną, częściej regulowali dochodzone zaległości. Metoda projektowania prostych pism jest zresztą międzynarodowym standardem stosowanym w kilkudziesięciu krajach. Ostatnio opublikowano ją jako normę ISO – i tu wymóg testowania skuteczności jest niezwykle istotny. W tym przypadku testowanie pism komorniczych jest dość proste, bo można zbadać, czy zmniejszyła się liczba telefonów, e-maili do kancelarii komorniczych z pytaniami i prośbami o wyjaśnienie, oraz czy zwiększyła się po prostu skuteczność egzekucji – dodaje prof. Piekot.

Zdaniem Sławomira Szynalika, jeśli komornicy, którzy zaczną stosować uproszczone pisma, odczują zauważalny efekt w postaci odciążenia pracowników kancelarii czy zwiększonej skuteczności, to ci, którzy dziś są do tego pomysłu nastawieni sceptycznie, szybko pójdą ich śladem.

Artykuł pochodzi z Systemu Legalis. Bądź na bieżąco, polub nas na Facebooku →