Zgodnie z art. 106j ust. 1 pkt. 5 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775; dalej: VATU), w przypadku gdy po wystawieniu faktury stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury, podatnik wystawia fakturę korygującą. Zasada ta nie zmienia się także w związku z KSeF. Korekty wystawia się zasadniczo w przypadku każdego błędu w fakturze.
Dane nabywcy są z perspektywy funkcjonalności KSeF danymi kluczowymi. Prawidłowo wskazany nabywca, a zwłaszcza jego NIP, to warunek tego, by faktura dotarła do właściwego adresata. Adresatów faktur może być jednak wielu, nie tylko nabywca towaru czy usługi ma bowiem dostęp do faktury w KSeF. Zasada ta dotyczy m.in. fakturowania na rzecz JST. W strukturze logicznej FA(3) zostało wprowadzone rozwiązanie, które polega na konieczności wypełnienia w elemencie Podmiot2 (tj. w danych nabywcy) znacznika JST. Każdy podatnik, który wystawia fakturę, jest zobligowany do wskazania w niej, czy dotyczy ona jednostki podrzędnej JST. Odbywa się to poprzez właściwe wypełnienie znacznika jednostki podrzędnej JST, tj. wskazanie „1” lub „2” w polu JST. W sytuacji, gdy wystawca faktury wskaże „1”, oznacza to, że faktura dotyczy jednostki podrzędnej JST. W takim przypadku wystawca faktury powinien wypełnić sekcję Podmiot3, w szczególności podać NIP (lub identyfikator wewnętrzny w przypadku korzystania z modelu uprawnień wykorzystującego IDWew) i określić rolę jako „8”.
W praktyce już dziś wiemy, że wypełnianie pola Podmiot3 sprawia trudności. Często jest to pole pomijane przez podatników albo realizowane nieprawidłowo, bez konsekwencji w zakresie skutecznej wysyłki faktury. Niemniej, sposób korygowania ewentualnych błędów w tym zakresie także nie jest szczególnie doprecyzowany. Nie dziwi więc, że podatnicy pytają się o to Dyrektora KIS.
Czego dotyczy sprawa?
Podatnik dokonuje sprzedaży na rzecz jednostek budżetowych i zakładów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego. Zgodnie z przepisami oraz zasadami centralizacji VAT, podatnik wystawia faktury na rzecz JST (tu jest to konkretnie gmina). Ale gdy sprzedaż następuje na rzecz innej jednostki samorządu terytorialnego, oprócz wskazania nabywcy (czyli nazwy i NIP-u danej JST, pod którym działa ona jako podatnik VAT), wskazywany jest również „Odbiorca”. A jest nim jednostka organizacyjna JST będącego nabywcą, w ramach działalności, której dokonywany jest dany zakup. Jakkolwiek nabywcą jest dana gmina, odbiorcą może być przykładowo szkoła podstawowa czy gminny ośrodek pomocy społecznej.
Scentralizowana JST i jej jednostki budżetowe wskazywane są na fakturach przez podanie ich nazwy i adresu oraz oczywiście NIP-u. Podatnikowi zdarzają się jednak pomyłki. Niektóre z nich mogą dotyczyć NIP-u podmiotu trzeciego (czyli jednostki budżetowej JST). Podatnik zainteresowany jest potwierdzeniem sposobu oraz skutków skorygowania faktury wystawionej w ramach KSeF, w przypadkach gdy na fakturze pierwotnej zostanie wykazany wprawdzie prawidłowy nabywca i jego NIP (jako podatnika VAT), ale w odniesieniu do jednostki odbierającej, tj. jednostki organizacyjnej JST wykazywanej jako podmiot trzeci, zostanie podana błędna nazwa lub NIP (albo zarówno nazwa, jak i NIP) danej jednostki, nie zostanie wskazany NIP takiej jednostki, albo w ogóle nie zostanie wskazana ani jej nazwa ani NIP.
Stanowisko Organu
Dyrektor KIS wydał w sprawie interpretację indywidualną z 11.2.2026 r., 0113-KDIPT1-3.4012.1091.2025.1.JM. Organ uznał, że faktury są dokumentem o charakterze sformalizowanym. W przypadku, gdy po wystawieniu faktury wystąpią zdarzenia mające wpływ na treść faktury, lub okaże się, że wystawiona faktura zawiera błędy, fakturę korygującą wystawia podatnik, tj. sprzedawca. Fakturę korygującą sprzedawca wystawia w razie stwierdzenia pomyłki w jakiejkolwiek pozycji faktury. Zatem, co do zasady, korygowanie treści pierwotnie wystawionej faktury powinno nastąpić przez wystawienie przez sprzedawcę faktury korygującej. Faktura korygująca wystawiana jest w celu podania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych, decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu. Zatem, istotą faktur korygujących jest korekta faktur pierwotnych, tak aby dokumentowały rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych.
Zostawiając jednak te ogólniki, w sytuacji podania błędnych albo niepełnych danych dotyczących jednostki organizacyjnej jednostki samorządu terytorialnego, która wykazana jest na fakturze sprzedaży jako odbiorca w polu „podmiot trzeci”, skorygowanie ww. błędu powinno nastąpić – w myśl art. 106j ust. 1 pkt. 5 VATU poprzez wystawienie faktury korygującej, zawierającej dane określone w art. 106j ust. 2 VATU, w szczególności wskazującej jako przyczynę korekty błędne określenie danych w polu Podmiot3 oraz prawidłową treść korygowanych pozycji, czyli prawidłowe dane podmiotu trzeciego innego niż i nabywca wymieniony związany z fakturą. Aby jednak skorygować błąd związany z wystawieniem faktury na podmiot związany z fakturą z jego błędnymi bądź niepełnymi danymi, należy wystawić fakturę korygującą do zera oraz nową fakturę z poprawnymi danymi tego podmiotu. Jest to konieczne ze względu na uwarunkowania systemowe.
Kiedy rozliczyć takie korekty? Cóż, w wyniku korekty faktury nie dojdzie w tej sytuacji do obniżenia podstawy opodatkowania, a zamianie ulegną jedynie dane podmiotu innego niż nabywca wymieniony w części Podmiot3), związanego z fakturą. W sytuacji, gdy korekta spowodowana jest przyczynami istniejącymi już w momencie wystawienia faktury pierwotnej, to powinna ona zostać rozliczona w deklaracji podatkowej za okres, w którym została wykazana faktura pierwotna. Tym samym, wystawione w ten sposób faktury korygujące powinny zostać wykazane w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym wystąpiła przyczyna korekty, tj. w okresach rozliczeniowych, w których będą wystawiane pierwotne faktury.
Komentarz
Zapewne w tym samym okresie rozliczyć należy także ostateczną fakturę, wystawioną po wyzerowaniu dokonanym ze względu na uwarunkowania systemowe. Podatnik zakładał, że w takim przypadku nie powinno się faktur zerować, a jedynie wystawiać korekty na dane. Przecież przez lata Dyrektor KIS konsekwentnie w kwestii zerowania faktur twierdził, że „trudności techniczne prawidłowego rozliczenia podatku VAT mają charakter drugorzędny i nie mogą wpływać na kwestie podatkowe. Nie można bowiem interpretować przepisów prawa podatkowego przez pryzmat udogodnień sfery techniczno-organizacyjnej, jakie niesie ze sobą w praktyce stosowanie określonej normy prawnej” (interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 2.2.2022 r., 0111-KDIB3-1.4012.942.2021.1.KO, Legalis).
Okazuje się, że trudności techniczne i uwarunkowania systemowe jednak mogą wpływać na kwestie podatkowe, o ile oczywiście są to uwarunkowania systemowe po stronie organów podatkowych, a nie podatników.
To fakt, z systemowego punktu widzenia nieco się nad tymi uwarunkowaniami systemowymi pastwimy. W analizowanym rozstrzygnięciu jest pewna logika, bo faktycznie źle wskazany Podmiot3 (w zakresie NIP) nie będzie miał dostępu do faktur w KSeF, nawet jeśli pełni on rolę jednak akcesoryjną względem scentralizowanej jednostki samorządu terytorialnego. Tym bardziej, że wypełnienie obligatoryjnego węzła JST w Podmiot2 powinno rodzić skutek w postaci wypełnienia także sekcji właściwej dla Podmiot3, ale to technikalia. Z merytorycznego punktu widzenia można bowiem założyć, że skoro faktura trafi do JST, to zapewne chociażby w zwizualizowanej formie trafi też do właściwego Podmiot3. Pamiętajmy także, że węzeł Podmiot3 jest wciąż fakultatywny, niezależnie od wskazania znacznika JST. Przeciwnicy tego rozwiązania (a jest ich wielu) zyskują więc dodatkowe argumenty. Wydaje się więc, że fakultatywność Podmiot3 to jedno z wielu sporych niedopatrzeń.
Opisywana interpretacja, z uwagi na zabawny plot twist, i tak trafi pewnie do teleekspresowej galerii interpretacji zakręconych. Co wolno wojewodzie… choć tu akurat w roli głównej gmina.
Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 11.2.2026 r., 0113-KDIPT1-3.4012.1091.2025.1.JM
Artykuł pochodzi z Systemu Legalis. Bądź na bieżąco, polub nas na Facebooku →
