Prawnik, informatyk, mechanik, a także fundacja, kościół, wspólnota mieszkaniowa i samorząd – od 1 kwietnia muszą wystawiać faktury sprzedażowe w KSeF. Co do zasady, bo jest kilka wyłączeń, np. dla tych, którzy mają sprzedaż do 10 tys. zł brutto miesięcznie (do końca roku) albo handlują tylko z konsumentami.
Przypomnijmy, że KSeF to centralna, nadzorowana przez fiskusa, baza faktur. Działa od 1 lutego. Na początku był obowiązkowy tylko dla największych firm (mających w 2024 r. powyżej 200 mln zł sprzedaży brutto, jest ich około 5,2 tys.). One wystawiają w nim faktury sprzedażowe. Natomiast pozostałe podmioty powinny odbierać w KSeF faktury zakupowe (wystawiane przez największe firmy oraz tych, którzy stosują nowy system dobrowolnie).
Co się zmienia 1 kwietnia? Wchodzi drugi etap KSeF, nowy system staje się obowiązkowy dla 1,4 mln podmiotów. Głównie firm, ale także innych podatników.
– Faktury sprzedażowe w KSeF muszą wystawiać organizacje pozarządowe (np. fundacje, stowarzyszenia, związki, hufce), kościoły, jednostki samorządu terytorialnego, spółdzielnie, wspólnoty mieszkaniowe. Oczywiście pod warunkiem, że wykonują działalność gospodarczą w świetle ustawy o VAT. Przykładowo fundacja sprzedaje pamiątki, a wspólnota mieszkaniowa wynajmuje powierzchnię reklamową – tłumaczy Kamil Chmielewski, doradca podatkowy, menedżer w Zespole ds. Podatków Pośrednich w KPMG w Polsce. Dodaje, że faktury w KSeF muszą też wystawiać zagraniczne firmy, które mają w Polsce siedzibę albo stałe miejsce prowadzenia działalności.
Sprzedaż dla konsumentów
Czy wszystkie faktury muszą trafić do KSeF? Nie. Z tego obowiązku wyłączone są faktury dokumentujące sprzedaż na rzecz konsumentów (czyli osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej). Można je wprowadzać do nowego systemu, ale nie trzeba.
Przepisy o VAT przewidują też parę okresów przejściowych. – Do końca 2026 r. nie trzeba wprowadzać do KSeF faktur wystawianych z kas rejestrujących (z tej możliwości korzystają np. niektóre stacje benzynowe), a także paragonów z NIP (do 450 zł). Zwolnienia z KSeF (bez ograniczeń czasowych) znajdziemy również w rozporządzeniu ministra finansów w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Są tam wymienione m.in. usługi przewozu osób dokumentowane biletami jednorazowymi czy zwolnione z VAT usługi finansowe i ubezpieczeniowe potwierdzane fakturami uproszczonymi – wyjaśnia Kamil Chmielewski.
Limit zwolnienia dla najmniejszych firm
Z nowych obowiązków zwolnieni są też najmniejsi przedsiębiorcy. Ci, którzy mają miesięczną sprzedaż (liczoną z VAT) do 10 tys. zł (jest ich około 550 tys.), będą musieli fakturować w KSeF dopiero od 1 stycznia 2027 r.
Jak liczyć ten limit? Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Finansów nie uwzględnia się w nim transakcji, które nie muszą być fakturowane w nowym systemie, np. z konsumentami. Pamiętajmy jednak, że do utraty prawa do zwolnienia z KSeF wystarczy nawet jednorazowe przekroczenie limitu o złotówkę.
Przykład: pan Kowalski współpracuje ze spółką, której co miesiąc wystawia fakturę na 7 tys. zł plus 1610 zł VAT. Mieści się więc w limicie zwolnienia z KSeF. W kwietniu trafiło mu się jednak zlecenie dla innej firmy za 1,2 tys. zł plus 276 zł VAT. Ponieważ tą drugą fakturą przekroczył limit zwolnienia, musi już ją wystawić w KSeF. I następne również, mimo że w kolejnych miesiącach 2026 r. mieści się znowu w limicie.
Czy faktury w KSeF muszą też wystawiać podatnicy zwolnieni z VAT? Generalnie tak. Dotyczy to zwolnionych zarówno podmiotowo, czyli mających obroty do 240 tys. zł rocznie, jak i przedmiotowo, np. świadczących usługi edukacyjne czy medyczne. Takie podmioty wystawiają faktury przychodowe na żądanie nabywcy. Jeśli tym nabywcą jest przedsiębiorca, faktura musi być wprowadzona do KSeF. Jeśli konsument, nie ma takiego obowiązku.
Czy zamiast faktury można wystawić rachunek (który nie musi być w KSeF)? Jeszcze pod koniec zeszłego roku wydawało się, że tak. W styczniu skarbówka zmieniła jednak swoje wieloletnie poglądy i zaczęła twierdzić, że rachunek nie może zastąpić faktury. Jeśli więc kontrahent chce jakiś dokument albo sprzedawca wystawia go dobrowolnie, musi to być faktura.
Pamiętajmy przy tym o przepisach dotyczących wynajmu nieruchomości konsumentowi. Otóż wynajmujący nie musi wystawiać mu faktury, nawet gdy tego zażąda.
Podatnicy, którzy nie poradzą sobie z nowymi obowiązkami, nie muszą na razie obawiać się sankcji. Kary za niewystawianie faktur w KSeF będą obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2027 r.
Artykuł pochodzi z Systemu Legalis. Bądź na bieżąco, polub nas na Facebooku →
