Walka z wypychaniem pracowników i pracownic na pozorne umowy cywilnoprawne, które pozbawiają ich praw pracowniczych, to główny cel tej reformy. Tak deklaruje Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Wprowadzenie narzędzia pozwalającego sprawniej przekształcać umowy cywilnoprawne w umowy o pracę było też jednym z warunków uruchomienia dla Polski środków z Krajowego Planu Odbudowy.
Najważniejsza zmiana, którą przynosi reforma – to prawo okręgowych inspektorów pracy do wydawania decyzji o przekształcaniu umów, które są niezgodne z prawem. Jeżeli dana osoba faktycznie świadczy pracę, ale ma np. umowę zlecenia, to okręgowy inspektor będzie mógł zamienić ją w umowę o pracę.
Po kontroli i analizie
Decyzje w tych sprawach mają być wydawane po analizie stanu faktycznego w konkretnych przypadkach. Tak przynajmniej deklarował w ubiegłym tygodniu w Sejmie nowy główny inspektor pracy, Janusz Krasoń. – Nie będzie automatycznego zamieniania umów cywilnoprawnych w etaty – obiecywał.
Takie podejście to nie tylko dobra wola nowego szefa Państwowej Inspekcji Pracy (PIP). Nowe przepisy chronią bowiem prawa wszystkich stron – pracodawców, ich pracowników i współpracowników, a także samej PIP. Inspektorzy mają wydawać decyzje dopiero po przeprowadzeniu kontroli. By do przekształcenia doszło, muszą zaistnieć warunki określone w przepisach.
Kontrole mogą wyglądać nieco inaczej, niż dotychczas. Nowe przepisy pozwalają na to, by rozmowa z kontrolującym odbywała się w formie wideokonferencji. Inspektor może zażądać przesłania mu dokumentów w formie elektronicznej. To wprowadza zupełnie nowe standardy w mocno „papierowej” dotychczas sferze dokumentacji pracowniczej.
Co do zasady, inspektor może przekształcić kontrakt cywilnoprawny, gdy spełnione są następujące warunki: – praca jest wykonywana pod kierownictwem pracodawcy, – w wyznaczonym miejscu i czasie – osobiście i w sposób ciągły.
Eksperci prawa pracy podkreślają jednak, że nie każda umowa o współpracy biznesowej (B2B) jest próbą obejścia prawa pracy. W wielu przypadkach taka forma współpracy jest dla jednoosobowego przedsiębiorcy realnie korzystniejsza niż etat, zarówno ze względu na elastyczność działania, jak i na aspekt finansowy. Dlatego ocena takich relacji nie może opierać się wyłącznie na założeniu, że tam, gdzie współpraca jest stała i długotrwała, powinien istnieć stosunek pracy.
Inspektor nie musi od razu wydawać decyzji. Tak jak dotychczas, ma prawo wydać swoiste ostrzeżenie, które w przepisach o PIP określono jako „polecenie usunięcia naruszeń”. Nawet jednak w takim przypadku, przed jego wydaniem każdy przypadek ma być zbadany pod kątem woli stron. Może się bowiem okazać, że umowa o biznesowej współpracy jest dla obu stron korzystniejsza, niż etat.
Prawo głosu
Decyzja o przekształceniu będzie poprzedzona postępowaniem, podczas którego strony będą mogły się wypowiedzieć, a ich wola ma być respektowana. Ustawa zakłada przy tym, że ta wola stron nie może być sprzeczna z prawem, zasadami współżycia społecznego i nie zmierza do obejścia prawa.
Decyzja nie będzie działała wstecz. Wprawdzie w jednym z pierwszych projektów ustawy było takie założenie, ale ostatecznie z niego zrezygnowano. Oznacza to, że nie trzeba będzie korygować wstecznie rozliczeń z ZUS i urzędem skarbowym.
Decyzje inspektorów nie będą miały rygoru natychmiastowej wykonalności. Wyjątkiem będą sytuacje, w których decyzje będą dotyczyły osób szczególnie chronionych przed wypowiedzeniem.
Od decyzji przekształcającej umowę B2B będzie można odwołać się do głównego inspektora pracy. Jeśli decyzja taka nie będzie satysfakcjonowała adresata, można ją zaskarżyć do sądu. Sprawami tymi w pierwszej instancji będą się zajmowały sądy rejonowe, a w drugiej – okręgowe.
Interpretacje na wniosek
Nowością w ustawie są też interpretacje prawa dotyczące przekształceń umów. Przypominają one nieco istniejące już od dawna interpretacje prawa podatkowego, wydawane przez administrację skarbową na wniosek zainteresowanego podatnika. Interpretacje wydawane przez głównego inspektora pracy mają dotyczyć kwestii, czy dana umowa spełnia warunki umowy o pracę.
We wniosku o interpretację trzeba opisać stan faktyczny i przedstawić dokumenty, a oprócz tego zapłacić 40 zł za wydanie takiej interpretacji. Jednak taki „glejt”, choć będzie oficjalnym stanowiskiem władzy, nie uwalnia wnioskodawcy od ryzyka przeprowadzenia u niego kontroli.
Surowsze kary
Przy okazji reformy kompetencji PIP zaostrzono też kary dla pracodawców działających niezgodnie z prawem. Na przykład za opóźnienia w wypłacie wynagrodzenia czy też zaniżanie wypłat dotychczas należały się kary od 1 tys. do 30 tys. zł. Po zmianach to minimum i maksimum jest powiększone dwukrotnie: od 2 tys. do 60 tys. zł. Kto zaś wykorzysta okazję, aby zwolnić pracownika lub nawet go niekorzystnie traktować po przekształceniu umowy cywilnoprawnej w etat, zapłaci karę od 2 tys. do 60 tys. zł.
Ustawa przewiduje też abolicję dla pracodawców, którzy w ciągu 12 miesięcy od wejścia w życie ustawy dobrowolnie przekształcą umowę cywilnoprawną w umowę o pracę. Nie będą oni podlegali odpowiedzialności z tytułu zastąpienia umowy o pracę umową cywilnoprawną. Za takie działanie grozi kara grzywny od 2 tys. do 60 tys. zł.
Podstawa prawna: ustawa z 11.3.2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2026 r. poz. 473)
Opinia dla „Rzeczpospolitej”
Ludmiła Łuczak
radca prawny, partnerka w firmie doradczej Olesiński i Wspólnicy
Jedna z rewolucyjnych zmian w przepisach dotyczących PIP polega na elektronizacji poszczególnych etapów kontroli i czynności kontrolnych. Nowa forma kontaktu z organem kontrolującym, przekazywanie dokumentów w formie elektronicznej, możliwość transmisji online oznaczają konieczność zabezpieczenia przez pracodawcę nowego kanału komunikacji. Na żądanie organu kontrolującego trzeba będzie udostępnić mu odpowiednie dokumenty w formie elektronicznej lub wziąć udział w czynności prowadzonej w formie zdalnej, by udzielić niezbędnych wyjaśnień. Przy okazji takiej cyfrowej rewolucji warto pamiętać, że nie zmienia się odpowiedzialność pracodawcy za dane osobowe pracowników. W efekcie każdy przedsiębiorca, który może być objęty kontrolą, jako administrator danych osobowych, powinien zweryfikować wewnętrzną dokumentację dotyczącą ochrony danych osobowych, rozważyć analizę ryzyka oraz sprawdzić, czy techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa funkcjonujące w organizacji spełniają wymogi należytego przetwarzania danych osobowych przy użyciu nowego kanału komunikacji.
Katarzyna Sarek-Sadurska
radca prawny, partnerka zarządzająca w kancelarii People & Law
Choć nowy szef PIP zapowiada, że każdy przypadek współpracy B2B będzie analizowany indywidualnie, obawiam się, że w praktyce trudno będzie całkowicie odejść od dotychczasowego modelu kontroli. Dotychczas podobne grupy współpracowników były oceniane seryjnie, a decyzje zapadały według zbliżonego schematu, bez pogłębionej analizy konkretnego przypadku. Ryzyko to będzie szczególnie widoczne tam, gdzie z przedsiębiorcą współpracuje większa grupa osób na podobnych zasadach. Inspektorzy pracy już dziś dysponują szerokimi kompetencjami kontrolnymi, które dotychczas nie zawsze były w pełni wykorzystywane. Co istotne, kontrole PIP nie są limitowane ani czasem trwania, ani liczbą kontroli w roku. To wyjątek od ogólnych gwarancji przewidzianych w ustawie – Prawo przedsiębiorców. Dlatego firmy współpracujące z osobami na podstawie umów cywilnoprawnych lub kontraktów B2B nie powinny czekać na pierwsze decyzje inspekcji. Już dziś jest najlepszy moment na rzetelny przegląd tych relacji.
Artykuł pochodzi z Systemu Legalis. Bądź na bieżąco, polub nas na Facebooku →
