Przygotowania do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur pochłaniają dziś wiele firm. Do tej cyfrowej rewolucji szykuje się tez Krajowa Administracja Skarbowa. W debacie, którą zorganizowała „Rzeczpospolita” 13 czerwca br., ze strony Ministerstwa Finansów padła obietnica, że terminy uruchomienia tego systemu nie będą już zmienione.
KSeF już w 2026 roku
– Od 1 lutego 2026 r. obowiązek e-fakturowania obejmie podatników VAT o obrotach powyżej 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 r. pozostałych podatników – powiedział Krzystof Rogowski, dyrektor departamentu analiz KAS. Zapowiedział też, że od 30 czerwca udostępniona zostanie dokumentacja techniczna API, by móc na jej podstawie budować wewnątrzfirmowe systemy współpracy z KSeF. – Od września będzie dostępne nowe środowisko testowe – dodał.
Jak zauważyła Magdalena Brzuszczyńska, dyrektorka zespołu podatkowego w firmie doradczej PwC, digitalizacja podatków to trend globalny. – Pakiet VIDA, czyli wspólne reguły e-fakturowania w Unii Europejskiej, zacznie obowiązywać od 2030 roku, a w niektórych krajach, w tym w Polsce, od 2035 roku – przypomniała. Jej zdaniem na dłuższa metę wprowadzenie powszechnego fakturowania ustrukturyzowanego będzie korzystne dla wszystkich. – Administracjom skarbowym różnych krajów łatwiej będzie zwalczać szarą strefę i zmniejszać lukę w VAT. Z kolei u podatników poprawi to procesy związane z raportowaniem podatkowym i na bieżąco usprawni obieg informacji zarówno pomiędzy firmami, jak i wewnątrz firm – dodała ekspertka
Wiele firm, w tym T-Mobile Polska, szykuje się już do wdrożenia KSeF. Jak deklaruje Agnieszka Rylska, dyrektorka departamentu księgowości, podatków i skarbu w tej firmie, jest to duże przedsięwzięcie, bo sam tylko zespół informatyków zaangażowanych w ten projekt liczy około 100 osób, a zaangażowane są w to także osoby z działów księgowości, podatków, pionów logistyki i obsługi klienta.
– Niestety, nie wszystkie funkcjonalności tego systemu, nawet już przygotowane, można uruchamiać do testowania. Czekamy na udostępnienie dokumentacji technicznej przez Ministerstwo Finansów – stwierdziła Agnieszka Rylska.
Podobna sytuacja jest w firmach sprzedaży detalicznej. Opowiadała o tym Katarzyna Szafrańska-Blank, starszy menedżer ds. podatkowych Grupy Eurocash. – Prowadzimy transakcje hurtowe i detaliczne, z małymi i dużymi partnerami, rozliczane różnymi systemami. Niektóre faktury są dziś wystawiane automatycznie – wyliczała ekspertka, zwracając uwagę na to, że całą tę specyfikę działania trzeba uwzględniać w przygotowaniach do e-fakturowania. Zresztą w branży detalicznej istotna jest też kwestia nowej opłaty kaucyjnej i nie wiadomo, jak ją rozliczać – czy e-fakturami czy notami księgowymi.
Szersze korzyści
Wdrażanie KSeF oprócz wyzwań może oznaczać też różne korzyści dla biznesu. Jest o tym przekonany Mateusz Pabjańczyk, menedżer ds. podatków w KION Business Services Polska. – Dla nas KSeF jest dużą szansą na automatyzację procesów biznesowych i ich standaryzację w ramach naszej globalnej struktury – stwierdził Pabjańczyk. Dodał, że pewnym wyzwaniem w realizacji podobnych projektów podatkowo-technologicznych jest luka kompetencyjna. – Niewiele jest osób łączących wiedzę finansową, podatkową i technologiczną, a takie właśnie są teraz w cenie – zauważył ekspert.
Niezależnie jednak od kłopotów z wykwalifikowaną kadrą, biznes uważa, że kluczowe w najbliższym okresie będzie przedstawienie dokumentacji technicznej KSeF. Paweł Jedynak, lider zespołu finansów w Europie Środkowej w Microsoft, powiedział, że jest ona absolutnie kluczowa dla systemów informatycznych i ich rozwijania.
– Jeśli globalny dostawca systemów nie zna dokładnie wszystkich wymogów technicznych, to ciężar ich dostosowania do potrzeb danej firmy poniesie ona sama, być może do spółki z integratorem doradcą – przewidywał Jedynak.
MF zapewnia, że system KSeF od strony technicznej już można testować i to od 2022 roku. Jak zadeklarował Roman Łożyński, dyrektor Centrum Informatyki Resortu Finansów, trwają teraz prace nad systemem KSeF 2.0 uwzględniającym uwagi zgłoszone przez przedsiębiorców i ekspertów w konsultacjach. – Ta poprawiona wersja ma większa wydajność, umożliwia też wysyłanie faktur z załącznikami. Wprowadzamy opcję „offline 24”, która pozwala dosłać fakturę w ciągu 24 godzin od jej wystawienia. Będzie też sporo innych zmian, a różnice będą opisane w dokumentacji technicznej, którą opublikujemy 30 czerwca br. – obiecał Łożyński.
Bez edukacji ani rusz
Uczestnicy debaty ze strony biznesowej jednogłośnie sugerowali Ministerstwu Finansów potrzebę przeprowadzenia szeroko zakrojonej kampanii informacyjnej co do wdrożenia KSeF, zwłaszcza dla małych firm. Choć dla tych o obrotach poniżej 200 mln zł termin uruchomienia KSeF to 1 kwietnia 2026 r., to jeśli robią interesy z firmami większymi, już 1 lutego będą musiały być gotowe na przyjmowanie faktur. – Jeśli bowiem potencjalny klient będący małą firmą zarejestruje się w KSeF do 1 lutego 2026 r., to po tej dacie nie będzie mógł pobrać faktury wystawionej przez dużego przedsiębiorcę z platformy MF. Tym samym nie odliczy VAT z takiej faktury i nie zrealizuje płatności – tłumaczyła Agnieszka Rylska
Krzysztof Rogowski w imieniu MF obiecał taką kampanię i to wieloaspektową. – Będą szkolenia online, będą też konsultacje w urzędach skarbowych głównie z mikroprzedsiębiorcami – zapowiedział dyrektor. Potwierdził też zapowiedź udostępnienia darmowych aplikacji do wystawiania i odbioru faktur dla małych firm.
Plik kontrolny CIT
W największych firmach na proces wdrażania KSeF nałożą się przygotowania do raportowania w formie JPK CIT. To nowy obowiązek przekazywania elektronicznych danych o podatku dochodowym od osób prawnych dla firm o rocznych obrotach ponad 50 mln euro. MF zapowiada, że poświęci temu osobną kampanię informacyjną.
– Z punktu widzenia administracji skarbowej będzie to spore ułatwienie w procesie kontroli. Zapewni to bowiem ujednolicenie planu kont u tych podatników. Jednak cyfryzacja raportowania w obszarze CIT wpłynie też na ograniczenie potrzeby kontrolowania podatników w zakresie podatku dochodowego – twierdzi Krzysztof Rogowski. Przewiduje on, że czas, jaki poświęcają dziś podatnicy na wyjaśnianie kontrolerom różnych aspektów swojej działalności, będą mogli przeznaczyć na zajęcie się swoim biznesem.
Magdalena Brzuszczyńska przewiduje, że podatników CIT czekają podobne wyzwania jak z KSeF. – Wynika to z podobnych przyczyn, w tym z różnorodności systemów finansowo-księgowych, które trzeba będzie dostosować do zbierania danych podlegających raportowaniu w ramach JPK CIT. Niektórzy będą musieli generować te pliki niemal co dzień – zaznaczyła ekspertka.
Wyzwanie będzie tym większe, że dla ich generowania nie wystarczy już nakładka na istniejący program. Mówił o tym Paweł Jedynak, zauważając że będzie potrzebna cała infrastruktura konieczna do wyliczenia danych dla JPK CIT.
– To będzie strategiczna decyzja dla przedsiębiorców o znaczeniu nawet szerszym niż tylko rozliczenia podatkowe. Trzeba po prostu podjąć taką decyzję o radykalnym unowocześnieniu całej informatycznej infrastruktury firmy – przewidywał ekspert Microsoftu. Jego zdaniem to może być kosztowne, ale wprowadzane przez państwo nowe wymogi w zakresie rozliczeń podatkowych mogą być ogólnie impulsem dla firm, by się unowocześniały cyfrowo, zwłaszcza w rozwiązaniach chmurowych.
Krzysztof Rogowski przyznał, że dla administracji skarbowej to też będzie kosztowne, ponieważ dane z JPK CIT będziemy musieli przetworzyć oraz przechować.
Aby było bezpiecznie
Uczestnicy debaty wiele uwagi poświęcili bezpieczeństwu wprowadzanych nowych systemów rozliczeń podatkowych. Roman Łożyński zadeklarował, że MF stara się tym nowym rozwiązaniom zapewnić jak największe bezpieczeństwo zarówno dla administracji, jak też dla użytkowników. – Będziemy też prowadzili ciągła analizę ryzyka. Budujemy system wielowarstwowy, co w praktyce bardzo podnosi poziom zabezpieczeń – obiecał dyrektor CIRF.
Z kolei Paweł Jedynak zapewniał, że dzisiejsze systemy ochrony sieci są inteligentne i uczą się. – Jeśli następuje atak na jakiś globalny system, np. w Singapurze, i ten atak zostanie rozpoznany na platformie data center gdzieś w Azji, to natychmiast cały system się o tym dowie, przyjmie do wiadomości i gdyby atak powtórzył się, np. w Polsce, to zostanie odparty – wyjaśniał.
Podkreślano też potrzebę uwzględnienia aspektu cyberbezpieczeństwa w kampanii edukacyjnej o KSeF i JPK CIT. – W rozmowach z naszymi partnerami biznesowymi ten temat jest bardzo często podnoszony – zauważył Mateusz Pabjańczyk. Z kolei Marcin Sidelnik sugerował, że do kompleksowych działań edukacyjnych w tej sprawie należałoby wciągnąć także inne resorty poza MF. – Nietrudno sobie wyobrazić, że pojawią się wyłudzenia danych metodą „na ksefa”, czyli poprzez podsyłanie różnych maili niby to związanych z e-fakturowaniem, a tak naprawdę zachęcających do klikania w linki z oprogramowaniem kradnącym dane handlowe – przewidywał Sidelnik.
Artykuł pochodzi z Systemu Legalis. Bądź na bieżąco, polub nas na Facebooku →
