Elektroniczne postępowania pobytowe i nowe obowiązki organów ds. cudzoziemców

Cel projektowanych zmian

Celem ustawy jest przede wszystkim zwiększenie efektywności postępowań prowadzonych w sprawach legalizacji pobytu cudzoziemców, ograniczenie obciążeń administracyjnych zarówno po stronie organów, jak i cudzoziemców, a także zapewnienie większej dostępności procedur pobytowych poprzez wykorzystanie narzędzi teleinformatycznych. Ustawodawca zmierza ponadto do zapewnienia pełnej zgodności polskiego porządku prawnego z obowiązującymi regulacjami Unii Europejskiej w zakresie migracji, powrotów cudzoziemców oraz gromadzenia i przekazywania danych statystycznych.

Dodatkowym celem nowelizacji jest uporządkowanie oraz doprecyzowanie zakresu danych osobowych i informacji przetwarzanych w rejestrach i postępowaniach dotyczących cudzoziemców, co ma znaczenie zarówno z perspektywy ochrony danych osobowych, jak i realizacji obowiązków sprawozdawczych wobec instytucji Unii Europejskiej.

Zakres zmian

Nowelizacja obejmuje w pierwszej kolejności ustawę z 12.12.2013 r. o cudzoziemcach (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1079), w której wprowadzono zmiany dotyczące m.in. definicji ustawowych, zasad prowadzenia postępowań w sprawach zezwoleń pobytowych, zakresu danych zawartych we wnioskach oraz właściwości organów administracji publicznej. Równolegle zmiany zostały wprowadzone w innych aktach prawnych regulujących sytuację cudzoziemców, w tym w ustawie z 13.6.2003 r. o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 223) oraz w ustawie z 14.7.2006 r. o wjeździe na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, pobycie oraz wyjeździe z tego terytorium obywateli państw członkowskich Unii Europejskiej i członków ich rodzin (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1164).

Zakres nowelizacji obejmuje również wprowadzenie podstawy prawnej do wydawania aktów wykonawczych regulujących wyjątki od obowiązku wizowego lub wyjątki od zwolnienia z obowiązku wizowego wobec określonych kategorii cudzoziemców.

Opis poszczególnych zmian

Elektroniczne składanie wniosków pobytowych za pośrednictwem Modułu Obsługi Spraw

Jednym z fundamentalnych rozwiązań wprowadzonych ustawą jest umożliwienie cudzoziemcom składania wniosków o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy, zezwolenia na pobyt stały oraz zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej w postaci elektronicznej, z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego Modułu Obsługi Spraw (dalej: MOS).

Nowelizacja określa zasady wszczynania postępowań na podstawie wniosków składanych online oraz reguluje sposób realizacji obowiązków informacyjnych organów administracji wobec cudzoziemców w środowisku elektronicznym. W szczególności przyjęto, że obowiązek pouczenia strony uważa się za spełniony również poprzez udostępnienie pouczenia w postaci elektronicznej w MOS, z którym cudzoziemiec zapoznaje się w toku składania wniosku.

Moduł Obsługi Spraw jako centralny system obsługi postępowań pobytowych

Ustawa wprowadza do systemu prawnego rozwiązanie polegające na wykorzystaniu MOS jako centralnego systemu teleinformatycznego służącego do obsługi postępowań w sprawach zezwoleń pobytowych. MOS stanowi narzędzie umożliwiające nie tylko elektroniczne składanie wniosków przez cudzoziemców, lecz także realizację określonych czynności procesowych w toku postępowania administracyjnego, w tym zapoznawanie się z pouczeniami oraz przekazywanie informacji przez organy administracji publicznej.

Indywidualne konto w MOS może założyć:

1. cudzoziemiec;
2. rodzic małoletniego cudzoziemca – dla tego małoletniego cudzoziemca;
3. opiekun cudzoziemca – dla tego cudzoziemca;
4. kurator małoletniego cudzoziemca bez opieki – dla tego małoletniego cudzoziemca bez opieki.

Co istotne, wojewoda jest obowiązany zapewnić cudzoziemcowi pomoc przy zakładaniu konta.

Wprowadzenie MOS jako elementu procedury administracyjnej ma na celu usprawnienie przebiegu postępowań, ograniczenie konieczności osobistego stawiennictwa cudzoziemców w urzędach oraz zwiększenie efektywności komunikacji pomiędzy stroną a organem. Jednocześnie rozwiązanie to wpisuje się w proces cyfryzacji administracji publicznej oraz standaryzacji procedur związanych z legalizacją pobytu cudzoziemców na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Dostosowanie przepisów krajowych do rozporządzenia 2016/1953/UE

Ustawa wprowadza zmiany mające na celu zapewnienie zgodności polskiego porządku prawnego z rozporządzeniem 2016/1953/UE. Zmiany te obejmują w szczególności dostosowanie terminologii oraz rozwiązań proceduralnych do standardów unijnych, co ma na celu usprawnienie realizacji procedur powrotowych oraz zapewnienie jednolitego stosowania prawa Unii Europejskiej w tym zakresie.

Szczególne rozwiązania w sprawach połączenia z rodziną cudzoziemców przebywających poza terytorium RP

Nowelizacja zawiera szczególne regulacje dotyczące udzielania zezwoleń na pobyt czasowy w celu połączenia się z rodziną oraz zezwoleń na pobyt czasowy dla cudzoziemców będących członkami rodzin obywateli Rzeczypospolitej Polskiej lub obywateli innych państw członkowskich Unii Europejskiej, w sytuacji gdy cudzoziemiec, którego dotyczy wniosek, przebywa poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Ustawa precyzuje w tym zakresie właściwość wojewody prowadzącego postępowanie, wiążąc ją z miejscem pobytu członka rodziny zamieszkującego na terytorium RP, co ma na celu zapewnienie sprawności postępowania oraz jednoznacznego określenia organu właściwego.

Co ważne, cudzoziemiec składa wniosek o udzielenie mu zezwolenia na pobyt czasowy nie później niż w ostatnim dniu jego legalnego pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

W przypadku cudzoziemca będącego:

1. osobą małoletnią – wniosek o udzielenie mu zezwolenia na pobyt czasowy składają rodzice lub opiekunowie albo jedno z rodziców lub jeden z opiekunów;
2. osobą ubezwłasnowolnioną całkowicie – wniosek o udzielenie mu zezwolenia na pobyt czasowy składa opiekun;
3. osobą małoletnią bez opieki – wniosek o udzielenie mu zezwolenia na pobyt czasowy składa kurator.

Doprecyzowanie i rozszerzenie zakresu danych przetwarzanych w postępowaniach i rejestrach

Istotnym elementem nowelizacji jest szczegółowe uporządkowanie oraz rozszerzenie katalogu danych osobowych i informacji przetwarzanych w rejestrach oraz postępowaniach dotyczących cudzoziemców. Zmiany obejmują m.in. dane dotyczące dokumentów podróży, dokumentów tożsamości i dokumentów pobytowych, adresów zamieszkania i pobytu, danych dotyczących członków rodziny cudzoziemca, a także wzoru podpisu cudzoziemca.

Rozszerzenie zakresu danych ma na celu zapewnienie spójności informacji gromadzonych przez organy administracji oraz realizację obowiązków wynikających z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) Nr 862/2007 z 11.7.2007 r. w sprawie statystyk europejskich dotyczących azylu i procedur administracyjnych i sądowych związanych z prawodawstwem w dziedzinie imigracji oraz uchylające rozporządzenie Rady (EWG) nr 311/76 w sprawie zestawienia statystyk dotyczących pracowników cudzoziemców (Dz.Urz. UE L z 2007 r. Nr 199, s. 23).

Zmiany w zakresie obowiązku wizowego i delegacja do wydania aktów wykonawczych

Ustawa przewiduje wprowadzenie wyraźnej podstawy prawnej do ustanawiania, w drodze rozporządzeń, wyjątków od obowiązku wizowego lub wyjątków od zwolnienia z obowiązku wizowego wobec cudzoziemców wskazanych w art. 6 ust. 1 lub 3 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 2018/1806 z 14.11.2018 r. wymieniającego państwa trzecie, których obywatele muszą posiadać wizy podczas przekraczania granic zewnętrznych, oraz te, których obywatele są zwolnieni z tego wymogu (tekst jednolity) (Dz.Urz. UE L z 2018 r. Nr 303, s. 39). Rozwiązanie to umożliwia elastyczne reagowanie na zmieniające się uwarunkowania migracyjne, polityczne i międzynarodowe, przy jednoczesnym zachowaniu zgodności z prawem Unii Europejskiej.

Wejście w życie ustawy

Zasadnicza część przepisów została uzależniona od wdrożenia odpowiednich rozwiązań technicznych umożliwiających korzystanie z Modułu Obsługi Spraw. Przepisy te wejdą w życie z dniem wskazanym w komunikacie ministra właściwego do spraw wewnętrznych ogłoszonym w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski”. Ustawa została podpisana przez Prezydenta RP 12.12.2025 r. i ogłoszona w Dzienniku Ustaw Rzeczypospolitej Polskiej 17.12.2025 r.

Artykuł pochodzi z Systemu Legalis. Bądź na bieżąco, polub nas na Facebooku →