Coraz więcej przedsiębiorców przechodzi na faktury elektroniczne. Nawet jeśli otrzymają od kontrahenta papierowy dokument, to nie chcą go przechowywać w tej formie. Skarbówka wydaje pozytywne interpretacje w tej sprawie, ale zainteresowany musi spełnić wiele warunków, które zagwarantują niezmienną treść dokumentów.
W jednej z najnowszych interpretacji (nr 0114-KDIP4-3.4012.407.2020.2.IG) dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że przedsiębiorca zachowa prawo do odliczenia VAT z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, nawet po zniszczeniu oryginalnych papierowych faktur. Pytanie dotyczyło archiwizowania dokumentów w formie elektronicznego obrazu faktury (EOF) w formacie XML lub skanu.
Dyrektor KIS potwierdził, że przepisy dopuszczają możliwość przechowywania faktur w takiej postaci, ale w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. Należy je zachować do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Według Jakuba Bińkowskiego, dyrektora Departamentu Prawa i Legislacji Związku Przedsiębiorców i Pracodawców, dla znacznej części przedsiębiorców przechowywanie faktur wyłącznie w wersji elektronicznej jest atrakcyjną opcją.
– Jest to formuła łatwiejsza niż przetrzymywanie papierowych dokumentów – zarówno pod kątem organizacji przestrzeni biurowej, jak i utrzymywania porządku w dokumentacji. Należy oczywiście pamiętać, by kopie elektroniczne faktur, a także sposób ich przechowywania, były zgodne z wymaganiami opisanymi w ustawie o VAT, w szczególności zapewnienie autentyczności pochodzenia, czytelności oraz integralności treści faktury – mówi Jakub Bińkowski.
Zaznacza, że zgodnie z art. 106m ustawy o VAT to podatnik określa sposób zapewnienia tych przymiotów – może się to odbyć za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
Przypomnijmy, że kontrole biznesowe to proces, w którym można powiązać fakturę z dostawą bądź usługą. Przykładem jest posiadanie dokumentów uzupełniających, np. zamówienia, umowy, dokumentu transportowego czy wezwania do zapłaty.
Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza możliwość sprawdzenia, czy faktura odzwierciedla rzeczywistą dostawę towarów lub świadczenie usług. Środki pozwalające wykazać ten związek przepisy pozostawiają uznaniu podatnika.
