Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775; dalej: VATU), podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Przepisy dotyczące prowadzenia ewidencji za pomocą kas rejestrujących są zawarte nie tylko w VATU, lecz także w licznych aktach wykonawczych. Wiele z nich ma charakter mocno techniczny i kazuistyczny. Tym bardziej, że na rynku wciąż funkcjonują kasy różnego rodzaju (z papierowym i elektronicznym zapisem kopii, fizyczne i wirtualne – w postaci oprogramowania, generujące paragony papierowe albo elektroniczne itd.). W nadchodzącej nowelizacji VAT Ministerstwo Finansów zaproponowało zmianę kilku przepisów dotyczących samych kas rejestrujących.
Wniosek o wyrejestrowanie kasy
Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 13 VATU, podatnik ma obowiązek zakończyć używanie kas rejestrujących w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy kas rejestrujących, zapewniając zabezpieczenie danych z kasy rejestrującej. Zgodnie z nową propozycją przepis ten będzie nakładał na podatników obowiązek złożenia do właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego wniosku o wyrejestrowanie kasy rejestrującej w terminie określonym przez Ministra Finansów w przepisach wykonawczych.
Co więcej, przewiduje się, że wprowadzany obowiązek zostanie objęty sankcjami w przypadku braku jego wykonania. Wprowadzenie sankcji w sytuacji nierespektowania takiego obowiązku wyeliminuje nieprawidłowości związane ze stosowaniem kas rejestrujących. Obecnie podatnicy zwlekają z wyrejestrowaniem kasy, pomimo że są do tego zobowiązani. Skutkuje to nadużyciami z wykorzystaniem kas starego typu.
Serwis dla kas wirtualnych
Tu zmiana polega na rozszerzeniu fakultatywnej delegacji dla Ministra Finansów o możliwość określenia warunków zorganizowania i prowadzenia serwisu kas rejestrujących (w postaci oprogramowania), mających znaczenie dla prowadzenia ewidencji sprzedaży, w tym warunków, które powinny spełniać podmioty prowadzące serwis tych kas rejestrujących, uwzględniając potrzebę prawidłowego prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu tych kas przez określone w rozporządzeniu Ministra Finansów i Gospodarki grupy podatników oraz dostępność serwisu kas.
Rozwiązanie to wprowadza się na wzór rozwiązania obowiązującego w stosunku do pozostałych kas rejestrujących online (tzw. hardwarowych). Projektowana zmiana pozwala na określenie zasad zorganizowania i prowadzenia serwisu kas wirtualnych, analogicznie tych kas, bez konieczności przeprowadzania przeglądów technicznych z uwzględnieniem ich specyfiki. Celem jest zapewnienie podatnikowi wsparcia serwisanta w przypadku jakiegokolwiek problemu z używaniem kas wirtualnych. Wsparcie serwisu w użytkowaniu kas wirtualnych pomoże również wyeliminować nadużycia i nieprawidłowości w używaniu tych kas przez podatników, w szczególności przy rejestracji i wyrejestrowaniu kas z systemu CEKR II (Centralna Ewidencja Kas Rejestrujących II).
Zakaz wymiany pamięci w kasach z elektronicznym zapisem
Zgodnie z art. 145a ust. 5 VATU, w kasach rejestrujących z papierowym zapisem kopii pamięć fiskalna nie podlega wymianie. W projektowanej nowelizacji tego przepisu ustanawia się rozwiązanie polegające na wprowadzeniu zakazu wymiany pamięci fiskalnej również w kasach rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii, celem stopniowej eliminacji używania kas tego typu na rzecz kas online (zarówno hardware’owych, jak i alternatywnych do nich).
Zakaz wymiany pamięci fiskalnej w kasach z elektronicznym zapisem kopii jest rozwiązaniem wprowadzanym na wzór już obowiązującego w odniesieniu do kas rejestrujących z papierowym zapisem kopii. Regulacja ta pozwala na sukcesywną eliminację kas starego typu, jako kas niespełniających norm nowoczesnych kas online, które nie posiadają funkcji przesyłu danych z kas do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). Podatnicy, użytkujący kasy z elektronicznym zapisem kopii, które z określonych powodów będą wymagały wymiany pamięci fiskalnej (np. zapełnienie pamięci, awaria itp.), nie będą mogli dokonać wymiany tej pamięci, a tym samym nie będą mogli dalej używać takiej kasy.
Komentarz
Tu mały skok do praktyki podatkowej. Dygresja, choć powiązana.
Tzw. kasy wirtualne doczekały się ostatnio dość głośno komentowanej interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 1.7.2026 r., 0111-KDIB3-2.4012.238.2026.2.MN, Legalis. Dotyczy ona braku możliwości stosowania tego rodzaju kas w przypadku usług transportu pacjentów karetką. Pojazdy tego typu nie stanowią bowiem samochodów osobowych w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym. Tym samym wykonywanych usług nie można zakwalifikować jako „usług przewozu osób samochodem osobowym”. W konsekwencji, szpital nie jest uprawniony do prowadzenia ewidencji sprzedaży usług transportu sanitarnego i medycznego przy zastosowaniu kas rejestrujących mających postać oprogramowania (kas wirtualnych). Ta interpretacja pewnie przeszłaby bez echa, gdyby nie fakt, że ambulanse są traktowane jako samochody osobowe na gruncie innych przepisów podatkowych, gdzie status taki wpływa negatywnie na rozliczenia podatkowe (ograniczenie zaliczania wydatków do KUP, ograniczenie odliczenia VAT, obciążenia akcyzowe). Można więc powiedzieć, że punkt widzenia zależy tu od punktu siedzenia (nie życzymy jednak nikomu, aby ów punkt w ambulansie się znajdował).
A może być inaczej, więc na naszych łamach formułuję postulat de lege ferenda: Drogi Ministrze Finansów, pożądana jest zmiana przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z 28.5.2014 r. w sprawie przypadków, w których nie stosuje się warunku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu (Dz.U. z 2014 r. poz. 709). Warto wskazać w tym akcie prawnym także ambulanse. Trudno bowiem uzasadnić, dlaczego samochody służące do przewozu pacjentów mają być pod tym względem traktowane mniej korzystnie niż pojazdy pogrzebowe.
Artykuł pochodzi z Systemu Legalis. Bądź na bieżąco, polub nas na Facebooku →
