Kluczowe zmiany
Lista czynności, które zostaną zdigitalizowane, jest długa i obejmuje kluczowe aspekty organizacji pracy. Zgodnie ze zmianami art. 129, 142-144, 150-151 KP, w postaci elektronicznej będzie można składać wnioski o:
- Wyjście prywatne – udzielenie czasu wolnego w celu załatwienia spraw osobistych.
- Odbiór nadgodzin – udzielenie czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych.
- Indywidualny rozkład czasu pracy – ustalenie godzin pracy dopasowanych do potrzeb pracownika.
- Ruchomy czas pracy – stosowanie rozkładów czasu pracy przewidujących różne godziny rozpoczynania pracy.
- Skrócony tydzień pracy oraz system pracy weekendowej – rozwiązania stosowane często przez studentów lub osoby łączące pracę z innymi obowiązkami.
- Urlop bezpłatny – zarówno ten standardowy, jak i urlop udzielany w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy przez określony czas.
„Na piśmie” odchodzi do lamusa. E-mail zyska moc prawną
Najbardziej odczuwalną zmianą dla pracowników i ich przełożonych jest odejście od sztywnego wymogu zachowania „formy pisemnej” w wielu codziennych sytuacjach pracowniczych. W obecnym stanie prawnym sformułowanie „na piśmie” oznacza konieczność złożenia własnoręcznego podpisu na papierze. Alternatywą jest forma elektroniczna, ale ta wymaga posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego, którym większość szeregowych pracowników nie dysponuje.
Powoduje to absurdalne sytuacje, w których pracownik pracujący zdalnie, chcąc wyjść godzinę wcześniej w sprawach prywatnych, musi wydrukować wniosek, podpisać go, zeskanować i odesłać do pracodawcy, lub dostarczyć go osobiście.
Projektowana nowelizacja wprowadza do KP określenie: „postać papierowa lub elektroniczna”. Jak wyjaśnia uzasadnienie do ustawy, pojęcie „postaci elektronicznej” jest znacznie szersze niż „forma elektroniczna”. Obejmuje ono nie tylko dokumenty opatrzone kwalifikowanym podpisem, lecz także zwykłe wiadomości e-mail, SMS-y czy wnioski składane przez wewnętrzne systemy HR, pod warunkiem, że pozwalają one na ustalenie tożsamości nadawcy.
Rewolucja w konsultacjach związkowych
Cyfryzacja obejmie nie tylko relację pracownik-przełożony, lecz także sformalizowane kontaktów ze związkami zawodowymi. Zmiana w art. 38 KP przewiduje, że zawiadomienie zakładowej organizacji związkowej o zamiarze wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę będzie mogło nastąpić w postaci papierowej lub elektronicznej.
Dotychczas pracodawcy często mieli wątpliwości, czy wysłanie skanu pisma o zamiarze zwolnienia drogą mailową do przewodniczącego związku jest prawnie skuteczne. Nowe przepisy usuwają te wątpliwości, co przyspieszy procedury kadrowe.
Ekwiwalent za urlop – Koniec z „listami na żądanie”
Druga kluczowa zmiana dotyczy finansów i uderza w biurokratyczny obowiązek, który od lat był zmorą działów kadrowo-płacowych. Chodzi o termin wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w przypadku rozwiązania umowy o pracę.
W obecnym stanie prawnym, popartym orzecznictwem Sądu Najwyższego, roszczenie o wypłatę ekwiwalentu staje się wymagalne w dacie rozwiązania stosunku pracy. Oznacza to, że jeśli pracownik odchodzi z firmy 5. dnia miesiąca, pracodawca powinien tego samego dnia wypłacić mu ekwiwalent, mimo że resztę pensji wypłaca np. 28. dnia miesiąca. Wymusza to na pracodawcach generowanie dodatkowych list płac, wykonywanie odrębnych przelewów poza standardowym cyklem oraz zwiększa ryzyko błędów, np. gdy w dniu zwolnienia dział płac nie ma jeszcze kompletu danych o absencjach.
Projektowany art. 171 § 4 KP wprowadza zasadę, że pracodawca dokonuje wypłaty ekwiwalentu w terminie wypłaty wynagrodzenia. Dzięki temu rozliczenie odchodzącego pracownika będzie mogło nastąpić na jednej liście płac, razem z wynagrodzeniem zasadniczym za przepracowaną część miesiąca.
Ustawodawca przewidział jednak sytuację, w której termin wypłaty przypadałby zbyt odlegle od dnia zwolnienia. Zgodnie z projektowanym § 5, jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia przypada na dzień przed zakończeniem stosunku pracy lub wcześniej, wypłaty ekwiwalentu dokonuje się w terminie 10 dni od zakończenia stosunku pracy.
Przykłady:
- pracownik odchodzi z pracy 30 kwietnia. W firmie wypłaty są realizowane 10. dnia następnego miesiąca. Zgodnie z nowymi zasadami, ekwiwalent zostanie wypłacony 10 maja,
- pracownik odchodzi 30 kwietnia. W firmie wypłaty są realizowane „z dołu”, 28. dnia miesiąca. Termin wypłaty przypada więc przed rozwiązaniem umowy. W takiej sytuacji pracodawca ma 10 dni od 30 kwietnia na wypłatę ekwiwalentu.
Rozwiązanie to ma na celu odciążenie działów kadr, przy jednoczesnym zachowaniu gwarancji dla pracownika, że otrzyma środki w rozsądnym terminie.
Demokratyzacja funduszu socjalnego
Trzeci filar nowelizacji dotyczy ustawy z 4.3.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 288; dalej: FundŚwSocjU). Zmiany mają na celu zwiększenie wpływu załogi na wydatkowanie środków w firmach, w których nie działają związki zawodowe.
Obecne przepisy stanowią, że w przypadku braku związków zawodowych pracodawca uzgadnia regulamin funduszu z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. W praktyce często prowadziło to do sytuacji, w której reprezentantem była osoba wskazywana przez pracodawcę, a proces konsultacji był fasadowy.
Projekt nowelizuje art. 4 ust. 3 oraz art. 8 ust. 2 FundŚwSocjU, zastępując liczbę pojedynczą liczbą mnogą. Pracodawca będzie musiał uzgadniać decyzje dotyczące funduszu z „pracownikami wybranymi przez załogę”. Zmiana ta ma zapewnić większą przejrzystość i demokratyczność w ustalaniu zasad pomocy socjalnej oraz lepszą ochronę interesów załogi poprzez kolegialność decyzji.
Brak okresu przejściowego
Projektodawcy są przekonani, że proponowane zmiany są na tyle korzystne i oczekiwane przez rynek, że nie wymagają długiego vacatio legis ani przepisów przejściowych. Zgodnie z art. 3 projektu, ustawa wejdzie w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia. W uzasadnieniu wskazano, że brak przepisów przejściowych wynika z faktu, że ustawa ma charakter deregulacyjny i nie nakłada na przedsiębiorców nowych, kosztownych obowiązków, a jedynie upraszcza istniejące procedury.
Pracodawcy powinni jednak już teraz przygotować się do aktualizacji wewnątrzzakładowych regulaminów oraz poinstruować kadrę kierowniczą o nowych możliwościach akceptowania wniosków pracowniczych drogą elektroniczną.
Artykuł pochodzi z Systemu Legalis. Bądź na bieżąco, polub nas na Facebooku →
