Zgodnie z art. 106gb ust. 5 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775; dalej: VATU), podatnik jest obowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze, w przypadku użycia tej faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur. Wniosek z tego taki, że zasadniczo można posługiwać się fakturami (ich wizualizacjami) poza KSeF, ale nie wcześniej, niż sama faktura zostanie do KSeF wystawiona. Jeśli fakturze został już nadany numer KSeF, sprzedawca może wydać nabywcy fakturę w postaci zwizualizowanej np. wydruk tej faktury lub plik pdf drogą elektroniczną, rzecz jasna z kodem QR (faktury offline odłóżmy na chwilę na bok).
Często wydanie wizualizacji faktury online może być trudne, zwłaszcza przez podatników dokonujących sprzedaży masowej (np. sklepy wielkopowierzchniowe) albo w okolicznościach uciążliwych (np. w hotelach czy na stacjach benzynowych). Może bowiem okazać się, że faktura online nie jest jeszcze skutecznie wystawiona do KSeF. W takich właśnie sytuacjach, wydanie wizualizacji może być jednak często oczekiwane (np. przez pracownika w podróży służbowej) – gdy nabywcą jest jednak podatnik, który zobowiązany jest do odbioru faktur w KSeF.
„Potwierdzenie transakcji”
W opublikowanym niedawno podręczniku Ministerstwo Finansów wskazuje, że w okolicznościach, w których nabywcą jest podatnik zobowiązany do odbioru w KSeF ale faktura nie jest jeszcze do KSeF wysłana (nie został nadany numer KSeF), podatnik może wydać nie wizualizację faktury ustrukturyzowanej (bo jeszcze takiej faktury nie ma), ale także „potwierdzenie transakcji”. Chodzi o potwierdzenie, że w KSeF będzie wystawiona faktura o danej treści handlowej.
Wydanie potwierdzenia transakcji nie będzie zdaniem Ministerstwa Finansów regulowane przepisami z uwagi na fakt, że nie wiąże się z żadnymi konkretnymi obowiązkami dla podatników. Wprowadzenie tego rozwiązania jest raczej odpowiedzią na potrzeby rynku, a korzystanie z niego jest w pełni dobrowolne. Wydanie potwierdzenia transakcji zabezpieczy interes nabywcy w sytuacjach, gdy wystawiona faktura, nie posiada jeszcze numeru KSeF. Potwierdzenie transakcji z uwagi na swój zakres elementów nie będzie fakturą w rozumieniu art. 2 pkt 32 VATU. Dokument ten powinien posiadać nazwę „potwierdzenie transakcji” oraz dane dotyczące sprzedawcy i nabywcy, nadany przez sprzedawcę numer faktury, kwotę należności ogółem, a także – co ciekawe – dwa kody QR/linki, z czego pierwszy zapewnia dostęp do faktury i weryfikację danych z faktury, a drugi pozwala na weryfikację wystawcy faktury. Nad pierwszym kodem QR zamieszcza się napis „sprawdź fakturę w KSeF”, a nad drugim kodem QR „zweryfikuj wystawcę faktury”. Pod kodami QR/linkami nie zamieszcza się natomiast żadnych napisów (np. „OFFLINE” czy „CERTYFIKAT”), niezależnie od trybu, w którym jest wystawiana faktura, której to potwierdzenie transakcji dotyczy.
Komentarz
Trudno rozszyfrować co Ministerstwo Finansów pod pojęciem „potwierdzenia transakcji” ma na myśli. Z jednej strony wskazuje, że instytucja ta jest czysto dobrowolna i nie wynika w istocie z jakichkolwiek przepisów (bo też podręcznik nie jest źródłem prawa). Z drugiej jednak, wskazuje jakie elementy powinny się w treści takiego potwierdzenia znaleźć (a jakie nie). W szczególności, ciekawe są oczekiwania względem kodów QR, które są przecież elementami ściśle określonymi przez przepisy. Wyczuwalna jest tu więc pewna daleko idąca niekonsekwencja autorów podręcznika.
Musimy pamiętać o tym, że „potwierdzenie transakcji” może spełniać swoją rolę jedynie w przypadku sprzedaży na rzecz podmiotów, które powinny otrzymywać faktury ustrukturyzowane w KSeF (a więc podatników VAT). W przypadku, gdy np. pracownik firmy IT udaje się w podróż służbową i prosi w hotelu o fakturę „na firmę”, to właśnie z taką sytuacją mamy do czynienia. Nie dajmy się zwieść, że o fakturę prosi pracownik (osoba fizyczna) – nabywcą jest formalnie pracodawca (a więc podatnik VAT), więc nie ma podstaw, aby wydać fakturę poza KSeF, jeśli numer KSeF nie jest jeszcze nadany.
„Potwierdzenie transakcji” ma tu więc sens jako dokument potwierdzający, że dany wydatek miał miejsce. Jednocześnie, przynosząc do pracodawcy ów dokument, pracownik znacząco upraszcza rozliczenie delegacji. Obecność kodów QR może przy okazji uprościć odnalezienie właściwej faktury… i wszystko pięknie, ale skoro takie potwierdzenie transakcji nie zostało określone w żadnych przepisach ani nie nakłada na podatników żadnych nowych obowiązków, nie mamy żadnej gwarancji co do tego, że instytucja taka będzie w praktyce funkcjonować, a jeśli tak, to że dokładnie w takiej formie. Dlatego zastanawiając się w jaki sposób rozliczane będą np. wydatki służbowe, nie ma co liczyć, że przykładowo wszystkie hotele czy restauracje zdecydują się na wprowadzenie takiego rozwiązania.
Artykuł pochodzi z Systemu Legalis. Bądź na bieżąco, polub nas na Facebooku →
