KSeF: jak się spóźnisz z fakturą, kontrahent może mieć problem

Fakturę uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Taka będzie podstawowa zasada od 1.2.2026 r.

– Oznacza to, że po wejściu KSeF faktur wystawianych w normalnym trybie online nie będzie można antydatować – mówi Maciej Dybaś, doradca podatkowy, partner w Crido.

A czy teraz można? – Antydatowanie jest niezgodne z przepisami, ale teraz zdarza się dość często. Załóżmy, że pan Kowalski świadczy usługi informatyczne dla firmy ABC. Umówili się, że fakturuje je do końca miesiąca. Za grudzień się spóźnił i wypisał fakturę dopiero 5 stycznia. Ale jako datę wystawienia podał 31 grudnia i firma ABC uznała, że jest to dzień otrzymania faktury – mówi Piotr Juszczyk, doradca podatkowy w inFakt.

Kiedy nabywca może odliczyć VAT?

Jakie to ma znaczenie? – Dla pana Kowalskiego żadne, bo i tak płaci VAT należny do 25 stycznia. Ale dla firmy ABC duże, bo przepisy (a konkretnie art. 86 ust. 10b VATU), nie pozwalają odliczyć VAT naliczonego wcześniej niż w miesiącu (kwartale) otrzymania faktury. Jeśli uznamy, że nastąpiło w grudniu, odliczy VAT do 25 stycznia. Jeśli faktura zostanie otrzymana w styczniu, odliczenie przesuwa się do 25 lutego albo nawet do 25 kwietnia (jeśli nabywca rozlicza się co kwartał). A to może już spowodować problemy z płynnością finansową i np. konieczność wzięcia kredytu. Antydatowanie pozwala tych problemów uniknąć – tłumaczy Piotr Juszczyk.

Nadanie numeru w KSeF oznacza otrzymanie faktury

Jak będzie po wejściu KSeF? Zgodnie z art. 106na ust. 1 VATU fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do nowego systemu. Natomiast ust. 3 stanowi, że faktura jest otrzymana w dniu przydzielenia jej numeru w KSeF. – Załóżmy, że sprzedawca zabierze się za wypisywanie faktury za marzec dopiero 3 kwietnia. Nie ma żadnej możliwości, aby uznać, że nabywca otrzymał ją w marcu. Daty otrzymania w żaden sposób nie cofniemy. Fakturze wystawionej i wysłanej do KSeF 3 kwietnia zostanie automatycznie nadany numer i dopiero wtedy możemy uznać, że została otrzymana, a nabywca ma prawo do odliczenia VAT. Oznacza to, że każde spóźnienie na przełomie miesiąca/kwartału będzie problemem dla kontrahenta – mówi Maciej Dybaś.

Jak temu zaradzić? – Przedsiębiorcy muszą pamiętać o umówionych terminach wystawiania faktur – mówi Maciej Dybaś. Zaznacza jednak, że w wielu firmach ciężko się wyrobić z ostatecznym rozliczeniem transakcji do końca miesiąca. Odbywają się bowiem jeszcze jakieś ustalenia, obliczenia (np. czasu wykonania usług), spisywane są protokoły, końcowe kwoty muszą być zaakceptowane przez kierownictwo. – W takiej sytuacji przedsiębiorcy powinni wystawiać faktury na podstawie prognoz, a potem trzeba je korygować – tłumaczy Maciej Dybaś.

Tryb offline24 nie pomoże nabywcy

Eksperci wskazują na jeszcze jedną ważną rzecz. Otóż podczas sporządzania faktury wysyłanej do KSeF należy wypełnić pole P 1, w którym wskazujemy datę wystawienia dokumentu. – W normalnym trybie online jest taka sama jak data wysyłki do KSeF. Ale już w tzw. trybie offline24, czyli wtedy gdy sprzedawca nie wysyła od razu faktury do KSeF, data wystawienia może być wcześniejsza – mówi Maciej Dybaś. Przypomina, że przepisy nakazują wysłanie faktury offline24 do KSeF „niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia”. Ale stanowią też, że datą wystawienia jest data wskazana przez podatnika. – Tak naprawdę w tym trybie sprzedawca może wpisać dowolną datę, czyli antydatować fakturę. Ale jeśli różnica między wystawieniem a wysyłką jest większa niż „następny dzień roboczy”, może to zwrócić uwagę fiskusa. I spowodować kontrolę rozliczeń. A od 1 stycznia 2027 r. sprzedawcę może za to spotkać kara – przestrzega Maciej Dybaś.

Eksperci podkreślają też, że cofnięcie daty wystawienia faktury w trybie offline24 przez sprzedawcę nic nie da nabywcy. – Nadal za moment otrzymania faktury uznawać się będzie datę nadania numeru w KSeF. Podobnie jest w innym trybie wyjątkowym, tzw. offline. Inne zasady obowiązują tylko wtedy, gdy nastąpi awaria KSeF – mówi Piotr Juszczyk. Dodaje, że manewrowanie datą wystawienia faktury mogłoby uratować sprzedawcę przed karą za przekroczenie ustawowego terminu (co do zasady jest to 15 dzień następnego miesiąca po wykonaniu usługi bądź sprzedaży towaru). Ale zgadza się z tym, że widoczne dla fiskusa duże różnice między datą wystawienia faktury a przesłaniem do KSeF, mogą się skończyć wnikliwym sprawdzeniem rozliczeń podatnika.

Na koniec warto przypomnieć, że opisane problemy z odliczeniem podatku dopiero w rozliczeniu za miesiąc/kwartał, w którym otrzymaliśmy fakturę, nie dotyczą firm rozliczających VAT metodą kasową. – One odliczają podatek dopiero wtedy, gdy zapłacą za usługę/towar. Jednak niewielu przedsiębiorców korzysta z tej metody – mówi Piotr Juszczyk.

Odliczenie VAT z faktur poza KSeF

Istotne jest też to, że skarbówka zgadza się (pisaliśmy o tym m.in. w „Rzeczpospolitej” z 6 listopada), na odliczanie) VAT z faktur wystawianych poza KSeF. W takiej sytuacji o terminie odliczenia decydować będzie „tradycyjny” moment otrzymania faktury.

Przypomnijmy, że największe firmy, czyli te, w których sprzedaż (wraz z kwotą podatku) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł, muszą wystawiać faktury w KSeF już od 1 lutego 2026 r. Pozostałe mają dwa miesiące więcej na wdrożenie nowych obowiązków. Najmniejsi przedsiębiorcy (sprzedaż do 10 tys. zł miesięcznie) nie muszą wprowadzać faktur do KSeF do końca 2026 r. Od nowych obowiązków mamy parę wyjątków, np. dla zagranicznych firm, które nie posiadają w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności. Jest też przepis odraczający do 2027 r. sankcje za wystawianie faktur poza nowym systemem.

Artykuł pochodzi z Systemu Legalis. Bądź na bieżąco, polub nas na Facebooku →