Zgodnie z art. 106j ust. 1 pkt 5 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775; dalej: VATU), w przypadku gdy po wystawieniu faktury stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury, podatnik wystawia fakturę korygującą. Faktury korygujące występują w przyrodzie w różnych odmianach. Jeśli uwzględnimy kryterium wpływu na wartość pierwotnej transakcji, wyróżniamy faktury korygujące in plus, in minus oraz pozostałe. W tej trzeciej grupie znajdują się te faktury, które korygują najczęściej mniej istotne dane. Mają zatem charakter czysto technicznych korekt, służących do zachowania rzetelności ksiąg i ewidencji, ale bez wpływu na rozliczenia VAT.
Przynajmniej w teorii. Często bowiem tego rodzaju korekty przyjmują dwuetapową formułę (i) zerowania oraz (ii) wystawiania nowej faktury. To nie jest zjawisko zgodne ze sztuką. Ale wciąż ma miejsce. Czasem nawet w błahych przypadkach. Prawdziwy fenomen to zerowanie faktur z powodu błędu w danych, które w ogóle nie są obowiązkowe i nie trzeba ich zamieszczać na fakturze (klasyka gatunku to numer zamówienia). Inny przykład to korekta drobnych błędów, np. w nazwie nabywcy. Taki oto przypadek trafił ostatnio do weryfikacji Dyrektora KIS. Oto co z niej wyszło.
Czego dotyczyła sprawa
Podatnik znajduje się w postępowaniu restrukturyzacyjnym, wobec czego zgodnie z przepisami prawa pełna nazwa zawiera obowiązkowy dopisek „w restrukturyzacji”. Kontrahenci wystawiają na rzecz podatnika faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W praktyce występują sytuacje, w których dostawcy wystawiają faktury bez obowiązkowego dopisku „w restrukturyzacji”, wskazując wyłącznie skróconą nazwę podatnika. Po stwierdzeniu nieprawidłowości, podatnik kontaktuje się z kontrahentami w celu skorygowania danych nabywcy.
Kontrahenci stosują dwa odmienne sposoby postępowania. Część kontrahentów wystawia fakturę korygującą wyłącznie w zakresie nazwy nabywcy, bez zmiany jakichkolwiek wartości liczbowych, stawek VAT, podstawy opodatkowania ani kwoty podatku. Faktura korygująca zawiera wyłącznie prawidłową nazwę. Korekta wystawiana jest w KSeF. Inni kontrahenci wystawiają fakturę korygującą „do zera”, tj. zmniejszają wszystkie pozycje pierwotnej faktury do wartości zerowych, a następnie wystawiają nową fakturę z prawidłową nazwą podatnika oraz pierwotnymi wartościami transakcji.
Oba rodzaje dokumentów wystawiane są w KSeF. Podatnik uważa, że gdy korekta dotyczy wyłącznie zmiany danych, faktura korygująca nie powinna być ujmowana w rejestrach VAT ani księgach rachunkowych, ponieważ zmienia wyłącznie dane formalne i nie wpływa na podstawę opodatkowania ani wysokość podatku. Natomiast w sytuacji zerowania, zarówno faktura korygująca „do zera”, jak i nowa faktura powinny zostać ujęte w rejestrach VAT oraz księgach rachunkowych, ponieważ dokumenty te wpływają na podstawę opodatkowania oraz obrót podatkowy.
Stanowisko organu
Dyrektor KIS wydał w sprawie interpretację indywidualną z 28.8.2026 r., 0111-KDIB3-1.4012.440.2026.3.IK, Legalis. Przypomniał w niej, że błąd w nazwie nabywcy jest błędem formalnym i nie ma wpływu na ważność faktury, pod warunkiem że inne elementy zawarte na fakturze jednoznacznie pozwalają określić strony transakcji. Nie zmienia to faktu, że sprzedawca jest zobowiązany wystawić fakturę korygującą. Otrzymana przez podatnika tego rodzaju faktura korygująca ma charakter wyłącznie techniczny i dotyczy jedynie doprecyzowania nazwy nabywcy, przy jednoczesnym zachowaniu prawidłowego numeru identyfikacji podatkowej oraz wszystkich pozostałych elementów faktury. Korekta ta nie wpływa na wartości wykazane w dokumencie, nie zmienia wysokości podatku VAT ani podstawy opodatkowania, a także nie oddziałuje na rozliczenia podatkowe stron.
W konsekwencji, zarówno faktura pierwotna, jak i wynikające z niej rozliczenia podatkowe pozostają prawidłowe, a wprowadzona korekta służy jedynie zapewnieniu pełnej zgodności formalnej dokumentacji. Tym samym brak jest podstaw do dokonywania korekty w rejestrze VAT, a dotychczasowe rozliczenia podatkowe pozostają prawidłowe i nie wymagają modyfikacji.
Co jednak ważne, z uwagi na to, że błędem na fakturze jest wyłącznie błąd w nazwie, niewłaściwe jest wystawienie faktury korygującej do zera, a następnie wystawienie poprawnej faktury. W tej sytuacji brak jest podstaw do korygowania faktury do zera. Skorygowana powinna być wyłącznie nazwa podatnika. Podatnik – nabywca nie powinien więc w ogóle ujmować w rejestrze faktury zerującej oraz ponownie wystawionej faktury już na w pełni prawidłowe dane.
Problem zerowania faktur jest stary jak świat. I wracający jak bumerang. KSeF nadał mu nowe życie, bo z jednej strony oficjalnie organy podatkowe dopuszczają zerowanie. Ale z drugiej strony, tylko w określonych przypadkach, z zasady związanych z nieprawidłowym NIP nabywcy. Nie zmienia to faktu, że zerowanie nadal ma się dobrze, często z mitycznych „względów systemowych”. Wiele programów F-K nadal nie ma funkcji korekty błędnych danych.
Zdaniem wnioskodawcy omawianej interpretacji, gdy kontrahent wystawia fakturę korygującą zmniejszającą pierwotną fakturę do zera, a następnie wystawia nową fakturę z prawidłową nazwą, zarówno faktura korygująca, jak i nowa faktura powinny zostać ujęte w rejestrach VAT oraz księgach rachunkowych. W takim przypadku dochodzi bowiem do formalnego wycofania pierwotnego dokumentu z obrotu gospodarczego oraz wystawienia nowego dokumentu sprzedaży. Ale właśnie – w takim ujęciu dokumenty te wpływają na podstawę opodatkowania VAT i wysokość podatku naliczonego, stają się bowiem fakturami korygującymi in minus. Te mają swoje szczególne zasady rozliczeń zgodnie z art. 29a ust. 13 VATU. Ale przepis ten nie dotyczy każdej faktury in minus, a jedynie tych wystawianych w okolicznościach z art. 29a ust. 10 VATU (o czym często zapominamy).
Brak dopisku „w restrukturyzacji” stanowi niewątpliwie wadę formalną faktury, która nie zmienia strony transakcji, nie wpływa na identyfikację nabywcy przy prawidłowym numerze NIP, nie wpływa na podstawę opodatkowania ani na kwotę podatku VAT. Wystawianie faktury korygującej „do zera” oraz ponownej faktury dokumentującej tę samą transakcję jest więc działaniem nadmiarowym i prowadzi do sztucznego generowania zapisów w ewidencjach VAT, księgach rachunkowych oraz w systemie KSeF. Ale co z tego, skoro podatnicy – nabywcy nie mają z reguły na takie postępki swoich dostawców wpływu.
Ech, gdyby zostały z nami noty korygujące, problem można byłoby rozwiązać dużo łatwiej.
Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 28.8.2026 r., 0111-KDIB3-1.4012.440.2026.3.IK, Legalis
Artykuł pochodzi z Systemu Legalis. Bądź na bieżąco, polub nas na Facebooku →
