Teraz fiskus będzie miał już wszystko jak na talerzu – tak eksperci mówią o nowym obowiązku raportowania firmowych danych, czyli przekazywaniu ksiąg w specjalnym formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego.
– Dla biznesu to większa rewolucja niż KSeF, choć na razie jest w jego cieniu. Aby spełnić wymagania Ministerstwa Finansów wiele firm musi przemodelować swój dotychczasowy proces księgowy. Trzeba w to włożyć dużo wysiłku i czasu, a informatyczne działania sporo też kosztują – wskazuje Katarzyna Tomala, doradca podatkowy w Meritum Doradcy Podatkowi.
– JPK z księgami to dla firm i księgowych kolejna udręka. A przecież ciągle borykamy się z problemami związanymi z KSeF – dodaje Cezary Szymaś, współwłaściciel biura rachunkowego ASCS-Consulting.
Na razie wysyłamy JPK KR PD
Na pierwszy ogień idą spółki mające w 2024 r. powyżej 50 mln euro przychodów. A także spółki z podatkowych grup kapitałowych (nawet jak indywidualnie mają niższe przychody). Pierwszy termin to 31 lipca 2026 r., do tego dnia muszą przesłać księgi rachunkowe za 2025 r. Generalnie fiskusowi trzeba też wysyłać ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Ale w pierwszym roku nie trzeba jeszcze tego robić. Do 31.7.2026 r. spółki wysyłają więc tylko plik JPK KR PD.
Problemy z nowymi znacznikami
– JPK KR PD to odwzorowanie ksiąg rachunkowych w pliku tekstowym, który należy przygotować w ustrukturyzowanej formie. Oczywiście skarbówce nie wysyłamy gołej księgi. Trzeba ją uzupełnić o wiele dodatkowych danych wskazanych w rozporządzeniach wykonawczych. Dla ksiąg za 2025 r. obowiązkowe są wyłącznie znaczniki kont, w następnych latach trzeba będzie dodawać kolejne elementy, np. węzeł RPD, czyli różnice między wynikiem finansowym a podstawą opodatkowania – tłumaczy Katarzyna Tomala.
Co to za znaczniki? – To kody umożliwiające powiązanie danego konta z bilansem i rachunkiem zysków i strat jednostki oraz określające rolę danego konta w rozliczeniu podatku dochodowego – mówi Katarzyna Tomala. – Zasady ich nadawania opisane są w rozporządzeniu ministra finansów. Problem w tym, że rozporządzenie jest bardzo lakoniczne, natomiast oczekiwania fiskusa prezentowane są w formie pytań i odpowiedzi na stronie podatki.gov.pl. I wątpliwości jest sporo, tym bardziej, że te odpowiedzi niekiedy się zmieniają. Nadanie prawidłowych znaczników, w szczególności podatkowych, jest więc dużym wyzwaniem. Z reguły okazuje się też, że firmy mają za mało kont i muszą tworzyć dodatkowe. Nie zawsze jest to proste, bo jeśli działają w międzynarodowej strukturze, to mogą mieć ograniczone możliwości modyfikowania planu kont.
Różne zdarzenia na jednym koncie
To, że firmy mają dużo pracy i problemów ze znacznikami, potwierdza Maria Kukawska, doradca podatkowy, partner w kancelarii Stone&Feather. – Każde konto powinno być przypisane do odpowiedniego znacznika. Co do zasady stosuje się jeden, a w określonych przypadkach dwa. Kłopoty są z kontami, które nie są wystarczająco jednorodne, aby przypisać do nich jeden znacznik, np. obejmują kilka rodzajów operacji – mówi Maria Kukawska. Podaje przykład konta „Pozostałe koszty operacyjne”.
– Może być na nim ujętych kilkanaście podatkowo i rachunkowo odmiennych kategorii. W ciągu roku księguje się na nim m.in. karę umowną zapłaconą kontrahentowi, darowiznę, niedobór magazynowy, wydatki na reprezentację. Rachunkowo część tych zdarzeń może być prezentowana w tej samej grupie kosztów. Podatkowo ich skutki są różne. Kara umowna może być kosztem uzyskania przychodów albo nie, zależnie od jej rodzaju, z kolei niedobór może być kosztem, jeżeli nie powstał z winy podatnika i został odpowiednio udokumentowany. Jeżeli wszystkie te operacje są zaksięgowane na jednym koncie, to w JPK CIT widoczna jest na nim suma obrotów, ale samo konto nie pozwala ustalić, jaka część kosztów jest podatkowa, a jaka nie stanowi kosztów uzyskania przychodów – opowiada Maria Kukawska.
Inny przykład. – Spółka ma w księgach konto „Usługi obce”. Są na nim usługi prawnika, agencji PR, architekta, ekipy remontowej. To jedno syntetyczne konto nie pokazuje, które wydatki są zwykłym kosztem bieżącym (np. na prawnika), które powinny zwiększać wartość środka trwałego (np. na architekta), a które nie mogą być podatkowym kosztem, bo stanowią reprezentację (np. niektóre usługi agencji PR) – mówi Maria Kukawska.
Co zrobić w takiej sytuacji? – Spółka nie powinna próbować wybrać jednego najlepszego znacznika dla całego konta ze zdarzeniami, które powinny być prezentowane w różnych miejscach albo mają odmienne znaczenie podatkowe. Zdaniem Ministerstwa Finansów należy je podzielić na jednorodne grupy, utworzyć odpowiednie konta analityczne i każdemu z nich przypisać właściwy znacznik – tłumaczy Maria Kukawska.
– Obowiązek przypisania znaczników wymaga zmiany sposobu ewidencji zdarzeń w księgach i tworzenia dodatkowych kont – mówi Katarzyna Tomala. Dodaje, że znaczniki nie są na razie obowiązkowe dla spółek stosujących MSR (Międzynarodowe Standardy Rachunkowości) oraz MSSF (Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej).
Ważne opisy zdarzenia gospodarczego
– W JPK KR PD są też problemy z polami „Opis”. Są one częścią raportowanej księgi i powinny zawierać zrozumiały tekst umożliwiający identyfikację operacji. Wcześniej takie opisy zdarzeń były traktowane jako dane pomocnicze czy techniczne. Często są zbyt ogólne, np. „MM/06” czy „INTERFACE SAP”. Czasami są wprowadzane przez różne działy (handlowe czy marketingowe), przykładowo można trafić na takie dopiski, jak „nie płacić, dopóki nie przyjdzie towar”, „klient przejęty od konkurencji”, „pilne, prezes kazał zapłacić”, „faktura bez umowy”, „skorygować to później”, „prowizja za załatwienie umowy”, „na razie wrzucić w koszty marketingu”. To wszystko trzeba uporządkować przed wysyłką JPK – podkreśla Maria Kukawska.
Cała wiedza o firmie dla fiskusa
Katarzyna Tomala wskazuje, że najtrudniej jest przygotować księgi, samo przekazanie JPK to już czynność informatyczna. Dodaje, że można go wysłać przez API z własnego programu księgowego albo skorzystać z oferowanej przez Ministerstwo Finansów aplikacji webowej. Obie drogi transferu mają swoje ograniczenia co do rozmiaru pliku. W związku z tym może zajść potrzeba podzielenia go na kilka części i wysyłania ich odrębnie.
– W mocno rozbudowanych podmiotach jest czasem problem z odpowiedzialnością za gotowy plik. Dział IT uważa, że odpowiada tylko za wygenerowanie XML, księgowość twierdzi, że skoro księgi się bilansują, to dane są poprawne, dział podatkowy zakłada, że mapowanie kont przygotuje księgowość, dostawca systemu zapewnia jedynie zgodność techniczną ze schemą pliku. W efekcie nie ma osoby, która spojrzy na JPK kompleksowo, a jest to konieczne przed wysyłką. Przekazujemy bowiem fiskusowi całą wiedzę o firmie – zwraca uwagę Maria Kukawska.
Na co skarbówce firmowe księgi? Eksperci nie mają wątpliwości. – Do kontrolowania podatników. Jak fiskus dostanie dane z ksiąg, to w połączeniu z KSeF będzie miał już wszystko jak na talerzu – mówi Cezary Szymaś.
KSIĘGA PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW
Nowe obowiązki czekają też najmniejszych przedsiębiorców
W pierwszym rzucie JPK z księgami muszą wysłać spółki z największymi przychodami (oraz wchodzące w skład podatkowych grup kapitałowych). Mniejsze po raz pierwszy będą musiały przesłać skarbówce JPK za 2026 r., czyli w 2027 r. Podobnie jak przedsiębiorcy rozliczający się PIT, którzy prowadzą księgi rachunkowe lub podatkową księgę przychodów i rozchodów (a także ryczałtowcy). Z wyjątkami. Otóż JPK z księgami za 2026 r. muszą wysłać fiskusowi te firmy, które składają co miesiąc VAT-owski JPK z deklaracją. Ci, którzy deklarację VAT wysyłają co kwartał albo w ogóle nie składają JPK VAT, wejdą w nowe obowiązki rok później (czyli w 2028 r., gdy będą musieli zaraportować 2027 r.).
Czy Ministerstwo Finansów zamierza zwolnić z nowych wymogów najmniejszych przedsiębiorców? Nie zamierza. Pisaliśmy o tym szerzej w „Rzeczpospolitej” z 6 marca 2026 r. Wypowiadający się eksperci podkreślali, że wielu przedsiębiorców, zwłaszcza starszych, może nie podołać nowym rygorom (prowadzenie księgi przychodów i rozchodów w formie elektronicznej oraz jej przerobienie na format JPK). Opisywaliśmy też odpowiedź Ministerstwa Finansów na pytania naszej redakcji o to, jak zamierza pomóc najmniejszym biznesom. Resort zapewnił, że oferuje formularze do przesyłania danych. Ale sam przyznał, że nie służą one do prowadzenia księgi. Pozwalają jedynie na wpisywanie danych oraz na przenoszenie ich z programu, z którego korzysta podatnik. Potwierdzali to eksperci, których poprosiliśmy o przetestowanie oferowanych przez MF narzędzi. Resort finansów przyznał też, że nie planuje poszerzać możliwości darmowej aplikacji e-mikrofirma. Wychodzi więc na to, że przedsiębiorcy muszą używać komercyjnych, płatnych programów do prowadzenia księgi. Albo korzystać z usług (oczywiście także płatnych) biur rachunkowych.
Artykuł pochodzi z Systemu Legalis. Bądź na bieżąco, polub nas na Facebooku →
