Zgodnie z art. 2 pkt. 32a ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 931; dalej: VATU) faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wraz z przydzielonym numerem identyfikującym ją w tym systemie. Zgodnie z art. 106nd ust. 2 VATU, KSeF to system teleinformatyczny służący m.in. do wystawiania, otrzymywania, przechowywania, umożliwiania dostępu do faktur ustrukturyzowanych oraz powiadamiania o wystawieniu takiej faktury, a także m.in. do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z systemu, powiadamiania podmiotów o nadanych lub odebranych uprawnieniach, czy też analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych.
Z zasady obowiązkowe fakturowanie dotyczy czynności w obrocie profesjonalnym. Paragony fiskalne zarezerwowane są dla sprzedaży konsumenckiej. Czasem jednak relacja między obydwoma formami dokumentowania czynności opodatkowanych VAT jest bliska. Opublikowany projekt przepisów o obowiązkowym KSeF daje nam w tej materii kilka istotnych wskazówek.
Faktura dotycząca sprzedaży zaewidencjonowanej na kasie
Zgodnie z obecnym brzmieniem art. 106h ust. 1 VATU, w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury, pozostającego u podatnika, dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż. Obowiązkowość KSeF może przynieść modyfikację tej zasady. Oto bowiem oprócz paragonu fiskalnego w postaci papierowej podatnik będzie mógł także alternatywnie pozostawić sam numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej, zawarte na paragonie fiskalnym w postaci elektronicznej. Zgodnie z założeniem rozwiązanie to ma charakter dostosowujący do e-fakturowania sposób dokumentowania transakcji zaewidencjonowanych na kasach rejestrujących. Jednocześnie zaproponowany przepis ma uniwersalne zastosowanie zarówno do paragonów papierowych, jak i elektronicznych, które z upływem czasu mogą znaleźć coraz szersze zastosowanie w obrocie detalicznym.
Faktury wystawiane przy zastosowaniu kas fiskalnych
Kasa rejestrująca może też posłużyć do wystawiania faktury VAT. Oczywiście, może to rodzić uzasadnione wątpliwości co do kompatybilności takich faktur z systemem KSeF. Niemniej, zgodnie z założeniami podatnik prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących może do 31.12.2024 r. wystawiać faktury przy ich zastosowaniu. Jednak w związku z planowaną od 1.1.2025 r. rezygnacją uznawania faktur wystawionych przy zastosowaniu kas rejestrujących za pełnoprawne faktury, podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących będą zobowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny z każdej sprzedaży, lecz nie powinni wydać faktury z kasy rejestrującej, gdyż dokument ten nie będzie uznany za e-fakturę.
Paragony z NIP nie będą fakturą uproszczoną
Od 1.1.2024 r. paragon z NIP do 450 zł nie będzie uznawany za e-fakturę. Dokumenty te nie będą spełniały wymagań dla e-faktur. Przypomnijmy, że o takiej kwalifikacji paragonów z NIP przesądził Minister Finansów, wydając objaśnienia podatkowe z 16.10.2020 r. (choć nie bez wątpliwości). Los art. 106e ust. 5 pkt. 3 VATU nie jest jednak przesądzony. Póki co instytucja faktur uproszczonych ma nadal funkcjonować. Chodzi jedynie o to, że za taką fakturę nie będą uznawane paragony.
Komentarz
Zgodnie z art. 106b ust. 3 VATU, na żądanie nabywcy (konsumenta) podatnik jest obowiązany wystawić fakturę, jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. Wielu podatników wystawia jednak faktury i paragony w zasadzie jednocześnie, bo tak mają skonfigurowany system sprzedażowy. Oczywiście, organy podatkowe konsekwentnie zauważają, że przepisy VATU wymuszają konsekwencję podatnika oraz regulują szczegółowo kwestie dokumentowania transakcji, które zostały uprzednio zewidencjonowane przy zastosowaniu kasy rejestrującej. Oznacza to, że, jeżeli klient dokonuje zakupu jako podatnik, a nie jako konsument, to powinien o tym fakcie poinformować sprzedawcę w momencie dokonywania zakupu. Innymi słowy, kupując jako podatnik, powinien dostać fakturę. Kupując jako nie-podatnik, właściwą formą dokumentowania jest paragon. Niemniej praktyka przynosi w tej kwestii różne sytuacje (tak np. Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 4.5.2020 r., 0112-KDIL3.4012.147.2020.2.MŁ, Legalis, dotyczącej usług hotelarskich).
Oczywiście, wystawianie paragonów do faktur (i odwrotnie) będzie nadal możliwe, jednak wielu podatników i tak musi rekonfigurować swoje systemy sprzedażowe. Przywoływana wyżej branża hotelarska to dobry przykład. Z istoty rzeczy, za wystawianie faktur odpowiada w niej z reguły szerokie spectrum pracowników (np. recepcji). Trudno domniemywać, że wszyscy oni zyskają uprawnienia do wystawiania faktur w imieniu podatnika. Podobnie w przypadku sklepów wielkopowierzchniowych – tam już dziś możemy przecież otrzymać fakturę przy kasie (przy pomocy kas rejestrujących – pomijamy tzw. „fakturomaty”). Całe więc szczęście, że podmioty tego typu zyskają jeszcze dodatkowe dwanaście miesięcy na zmianę systemu. Skoro faktury wystawiane z kasy fiskalnej będą akceptowane, zgodnie z założeniami mogą być wystawiane do 31.12.2024 r. To dość istotny wyłom, ale i ukłon w stronę kilku branż.
Artykuł pochodzi z Systemu Legalis. Bądź na bieżąco, polub nas na Facebooku →
