Pracodawcy zweryfikują dyplomy ukończenia studiów w zgodzie z ochroną danych

Ministerstwo zaproponowało dodanie art. 77a do ustawy z 20.7.2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1571; dalej: PrSzkolWyżN), określającego warunki i sposób składania przez pracodawcę wniosku o potwierdzenie danych zawartych w dyplomie. Wniosek składany na adres do doręczeń elektronicznych uczelni będzie zawierał m.in. dane pracodawcy, dane dyplomu (imię, nazwisko, numer dyplomu), zakres danych do potwierdzenia, wskazanie interesu prawnego oraz oświadczenie o wstępnej weryfikacji dyplomu pod kątem zabezpieczeń. Uczelnia będzie obowiązana udzielić informacji niezwłocznie, nie później niż w terminie 30 dni od złożenia kompletnego wniosku. Informacja będzie opatrzona podpisem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym rektora lub osoby upoważnionej. Udzielenie informacji przez uczelnię będzie odpłatne, w wysokości 1% minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Konieczność weryfikacji kwalifikacji

Dotychczas pracodawcy borykali się z problemem skutecznej weryfikacji dyplomów, co wynikało z braku odpowiednich regulacji oraz interpretacji przepisów o ochronie danych osobowych. Zespół ds. deregulacji SprawdzaMY wskazał, że zgodnie ze stanowiskiem Prezesa UODO obecnie prawo nie uprawnia pracodawców do samodzielnego zwracania się do innych podmiotów w celu potwierdzenia prawdziwości dokumentów rekrutacyjnych. Nawet zgoda kandydata na taką weryfikację jest kwestionowana, ponieważ w kontekście rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.4.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L z 2016 r. Nr 119, s. 1) jej dobrowolność może być podważona. Oznaczało to, że mimo prawnego obowiązku zatrudniania osób z odpowiednimi kwalifikacjami, pracodawcy nie mieli narzędzi do ich sprawdzenia, zwłaszcza w zakresie wykształcenia. Chociaż PrSzkolWyżN przewiduje procedurę uwierzytelniania dokumentów, to ma ona zastosowanie przede wszystkim do obrotu prawnego z zagranicą i jest dokonywana na wniosek absolwenta. Obecne normy prawne nie przewidują możliwości uwierzytelniania danych zawartych w dyplomie studiów na potrzeby pracodawców.

Proponowane rozwiązania – nowe narzędzia dla pracodawców

Projekt nowelizacji ustawy ma na celu wypełnienie tej luki poprzez dodanie do PrSzkolWyżN art. 77a. Umożliwi on pracodawcom, w przypadku uzasadnionych wątpliwości co do autentyczności dyplomu, złożenie wniosku do uczelni o potwierdzenie zawartych w nim danych.

Wniosek, który będzie przesyłany elektronicznie na adres do doręczeń elektronicznych uczelni, będzie musiał zawierać szczegółowe informacje: pełną nazwę i adres pracodawcy (lub dane osoby fizycznej prowadzącej działalność), numer REGON, adres do doręczeń elektronicznych, a także dane dotyczące samego dyplomu – imię i nazwisko absolwenta, numer dyplomu oraz konkretny zakres danych wymagających potwierdzenia. Pracodawca będzie musiał również wskazać swój interes prawny i złożyć oświadczenie, pod rygorem odpowiedzialności karnej, o dokonaniu wstępnej weryfikacji zabezpieczeń dyplomu, jeśli takowe istnieją, np. na podstawie norm prawych ustawy z 22.11.2018 r. o dokumentach publicznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1669).

Uczelnia będzie zobowiązana do niezwłocznego udzielenia odpowiedzi, jednak nie później niż w terminie 30 dni od daty złożenia kompletnego wniosku. Określony termin uwzględnia konieczność zaangażowania różnych jednostek uczelnianych, w tym archiwum, w proces weryfikacji. Informacja zwrotna będzie opatrzona podpisem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym rektora lub upoważnionej przez niego osoby, wraz ze wskazaniem jej stanowiska służbowego.

Za usługę potwierdzenia danych uczelnia pobierze opłatę w wysokości 1% minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w dniu złożenia wniosku, a potwierdzenie wniesienia tej opłaty będzie stanowiło załącznik do wniosku.

Korzyści i wpływ nowelizacji

Projektowana regulacja będzie miała znacząco korzystny wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorców będących pracodawcami, którzy uzyskają realną możliwość potwierdzania w uczelni danych zawartych w dyplomie ukończenia studiów pracownika albo kandydata do pracy. Pozwoli to na zwiększenie bezpieczeństwa pracodawców w kontekście zatrudniania osób z wymaganymi kwalifikacjami, a tym samym będzie pozytywnie oddziaływać na rynek pracy i gospodarkę, zwiększając ogólne bezpieczeństwo uczestników obrotu gospodarczego korzystających z usług przedsiębiorców zatrudniających te osoby.

Artykuł pochodzi z Systemu Legalis. Bądź na bieżąco, polub nas na Facebooku →