Problem z dokumentacją medyczną dzieci po adopcji

Problem ujawniony w praktyce stosowania prawa

Impulsem do podjęcia działań przez Prezesa UODO była indywidualna sprawa dotycząca dziecka, którego dane osobowe nie zostały właściwie zaktualizowane po przeprowadzeniu procedury przysposobienia pełnego. Jak wskazano w wystąpieniu skierowanym do Ministra Zdrowia, podmiot medyczny nadal przetwarzał poprzedni numer PESEL dziecka pomimo nadania nowego numeru wynikającego z adopcji. Ponadto dawny numer PESEL został umieszczony w wydanym zaświadczeniu lekarskim, co doprowadziło do ujawnienia informacji o przeprowadzonej procedurze adopcyjnej.

Zdaniem Prezesa UODO okoliczności ujawnione w tej sprawie wskazują na potrzebę doprecyzowania obowiązujących regulacji dotyczących dokumentacji medycznej dzieci objętych przysposobieniem pełnym. Źródłem problemu są obowiązujące przepisy dotyczące prowadzenia dokumentacji medycznej, które nie przewidują szczególnych zasad postępowania w przypadku przysposobienia dziecka.

Obowiązujące przepisy nie przewidują szczególnego trybu postępowania

Dokumentacja medyczna podlega ochronie na podstawie ustawy z 6.11.2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 581; dalej: PrPacjRPPU). Szczegółowe zasady jej prowadzenia określa rozporządzenie Ministra Zdrowia z 6.4.2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 798).

Obowiązujące regulacje przewidują, że wpis dokonany w dokumentacji medycznej nie może zostać usunięty. Jeżeli wpis został dokonany błędnie, podlega skreśleniu wraz z odpowiednią adnotacją wskazującą przyczynę korekty oraz osobę dokonującą zmiany.

Jak podkreśla Prezes UODO, przepisy nie zawierają jednak rozwiązań odnoszących się do sytuacji, w której wskutek przysposobienia pełnego dochodzi do sporządzenia nowego aktu urodzenia i nadania dziecku nowego numeru PESEL. W rezultacie obowiązujące przepisy nie przewidują szczególnego mechanizmu pozwalającego na uwzględnienie skutków pełnego przysposobienia w dokumentacji medycznej dziecka.

Skutki przysposobienia pełnego a dokumentacja medyczna

W wystąpieniu zwrócono uwagę, że zgodnie z przepisami Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego przysposobienie pełne prowadzi do powstania stosunku prawnego odpowiadającego relacji między rodzicami a dzieckiem. Zmianie może ulec nazwisko dziecka, a niekiedy również jego imię.

Jednocześnie sąd może orzec o sporządzeniu nowego aktu urodzenia. W takim przypadku dotychczasowy akt urodzenia nie podlega ujawnieniu. Sporządzenie nowego aktu skutkuje również nadaniem nowego numeru PESEL. Jak wskazał Prezes UODO, zgodnie z przepisami dotyczącymi rejestru PESEL wcześniejsze dane identyfikacyjne dziecka są usuwane z rejestru PESEL oraz z rejestrów mieszkańców prowadzonych przez właściwe organy gmin. Oznacza to, że w obrocie prawnym funkcjonują już nowe dane identyfikacyjne dziecka wynikające z przysposobienia, podczas gdy dokumentacja medyczna pozostaje objęta zasadami uniemożliwiającymi usuwanie lub zastępowanie wcześniejszych wpisów.

W ocenie Prezesa UODO obecne regulacje nie zawierają rozwiązań pozwalających na uwzględnienie skutków prawnych przysposobienia pełnego w dokumentacji medycznej.

Wątpliwości z perspektywy RODO i Konstytucji RP

Prezes UODO wskazał, że brak kompleksowych regulacji może budzić zastrzeżenia z punktu widzenia zasad ochrony danych osobowych wynikających z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.4.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L z 2016 r. Nr 119, s. 1; dalej: RODO). Pojawia się problem z realizacją zasady zgodności z prawem oraz zasady prawidłowości danych określonych w art. 5 ust. 1 lit. a i d RODO oraz prawa dostępu do danych i prawa do ich sprostowania, o których mowa odpowiednio w art. 15 i 16 RODO.

Dodatkowo UODO wskazał na możliwe wątpliwości związane z zasadą minimalizacji danych. Utrzymywanie w obrocie dokumentów zawierających nieaktualne dane identyfikacyjne dziecka po sporządzeniu nowego aktu urodzenia może prowadzić do przetwarzania informacji, które nie są niezbędne dla realizacji celu, dla którego dokumentacja jest prowadzona.

W wystąpieniu zwrócono również uwagę, że podstawa prawna przetwarzania danych osobowych przez podmioty publiczne powinna wynikać z przepisów prawa sformułowanych w sposób jasny i precyzyjny. Prezes UODO odwołał się w tym zakresie zarówno do przepisów RODO, jak i do konstytucyjnych zasad legalizmu oraz ochrony danych osobowych.

Rzeczniczka Praw Dziecka proponuje wydawanie odpisów dokumentacji

Problem został wcześniej dostrzeżony przez Rzeczniczkę Praw Dziecka, która w czerwcu 2025 r. wystąpiła do właściwych ministrów z postulatem zmiany przepisów wykonawczych dotyczących dokumentacji medycznej.

Rzeczniczka Praw Dziecka zaproponowała wprowadzenie możliwości wydawania na wniosek przedstawiciela ustawowego albo innej osoby uprawnionej zgodnie z projektowanymi przepisami odpisu dokumentacji medycznej ze wskazaniem danych osobowych pacjenta wynikających z dokonania przysposobienia pełnego. Według niej takie rozwiązanie pozwoliłoby pogodzić dwie wartości. Z jednej strony zachowana zostałaby integralność oryginalnej dokumentacji medycznej, z drugiej zaś ograniczono by ryzyko ujawnienia informacji o adopcji przy udostępnianiu dokumentacji.

Trwają prace legislacyjne

W piśmie wskazano, że Minister Sprawiedliwości przygotował projekt rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie dokumentacji medycznej prowadzonej w podmiotach leczniczych dla osób pozbawionych wolności (nr B920). Projekt przewiduje dodanie przepisu umożliwiającego wydawanie – na wniosek przedstawiciela ustawowego – odpisu dokumentacji medycznej zawierającego dane osobowe wynikające z dokonania przysposobienia pełnego. Według informacji przedstawionych przez Prezesa UODO projekt znajduje się obecnie na etapie opiniowania. Rozwiązanie to nawiązuje do postulatów przedstawionych wcześniej przez Rzeczniczkę Praw Dziecka i ma umożliwić udostępnianie dokumentacji bez ujawniania pierwotnych danych identyfikacyjnych dziecka.

Z informacji przedstawionych przez Prezesa UODO wynika również, że Minister Obrony Narodowej oraz Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji zadeklarowali podjęcie działań legislacyjnych w tym zakresie. Jednocześnie zwrócono uwagę na potrzebę wypracowania jednolitych rozwiązań dla wszystkich rodzajów dokumentacji medycznej stosowanej przez podmioty lecznicze.

Prezes UODO wskazał ponadto, że kończą się prace nad rozporządzeniem Ministra Zdrowia zmieniającym rozporządzenie w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (nr MZ1828). W ocenie organu zasadne jest rozważenie uwzględnienia w tych pracach również problematyki dokumentacji medycznej dzieci objętych przysposobieniem pełnym.

Konieczność kompleksowych zmian

W podsumowaniu wystąpienia Prezes UODO wskazał na potrzebę pilnego podjęcia kompleksowych działań legislacyjnych. Zdaniem organu proponowane rozwiązania mogą zapewnić dostęp do aktualnych i prawidłowych danych osobowych zawartych w dokumentacji medycznej, przy jednoczesnym poszanowaniu prawa do prywatności oraz zasad ochrony danych osobowych.

Artykuł pochodzi z Systemu Legalis. Bądź na bieżąco, polub nas na Facebooku →