Email, sms, komunikator zamiast własnoręcznego podpisu
Forma dokumentowa, wprowadzona do Kodeksu cywilnego w 2016 r., zastąpiła formę pisemną np. przy umowie pożyczki (w 2016 r.), oraz ostatnio, przy w umowie leasingu (2025). Jest ona zachowana w przypadku utrwalenia oświadczenia woli osoby na jakimkolwiek nośniku, a więc także w e-mailu, smsie, nagraniu głosowym lub komunikatorze, o ile umożliwia zapoznanie się z jego treścią i identyfikuje osobę składającą oświadczenie (por. art. 773 i art. 774 KC). W związku z brakiem wymogu własnoręcznego podpisu pod oświadczeniem (lub równorzędnego wobec niego kwalifikowanego podpisu elektronicznego) forma dokumentowa jest znacznie łatwiejsza do dochowania dla stron czynności prawnych niż tradycyjna forma pisemna.
„Dokumentowa” zgoda i pełnomocnictwo
Jej zastosowanie w spółce z o.o. ma dotyczyć w pierwszej kolejności zgody na doręczanie pocztą elektroniczną zawiadomienia o zgromadzeniu wspólników.
Wymogi art. 238 § 1 KSH w tym zakresie są anachroniczne: aby doręczyć udziałowcom zaproszenie na zgromadzenie e-mailem, konieczne jest, aby wcześniej wspólnik wyraził na to pisemną zgodę, jednocześnie wskazując swój adres poczty elektronicznej do doręczeń. Wymóg ten, funkcjonujący w KSH w niezmienionym kształcie od wejścia w życie ustawy z 12.12.2003 r. o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2003 r. Nr 229, poz. 2276), ma zostać zliberalizowany przez akceptację zgód wyrażonych w formie dokumentowej. Oznacza to, że taka zgoda będzie mogła być przesłana do spółki także mailowo, smsem, WhatsAppem, Teamsem, Messangerem, Signalem, a nawet w tzw. głosówce, czyli w pliku dźwiękowym z nagranym oświadczeniem wspólnika.
Ustawodawca zamierza dopuścić formę dokumentową także w odniesieniu do pełnomocnictwa do reprezentowania udziałowca w zgromadzeniu wspólników (obecnie jest ono udzielane w formie pisemnej pod rygorem nieważności, art. 243 § 2 KSH). Będzie to jednak opcja wymagająca uprzedniej zgody wspólników, wyrażonej w treści umowy spółki. W rezultacie, już istniejące spółki z o.o., aby z niej korzystać, będą musiały wprowadzić odpowiednie klauzule do swoich dokumentów korporacyjnych.
Nowe obowiązki zarządu
Co forma dokumentowa oznacza dla spółek?
Zarząd będzie musiał stworzyć cyfrowe archiwum zgód i pełnomocnictw. Staranność korporacyjna wymusi zapisywanie wyrażonych przez wspólników zgód w formacie cyfrowym. Posiadanie zapisu cyfrowego oświadczeń wspólników będzie odtąd istotne nie tylko w procesie zwoływania zgromadzenia. Odegra także kluczową rolę przy weryfikowaniu prawidłowości zwołania zgromadzenia, zwłaszcza w przypadku ewentualnego sporu. Warto w tym miejscu przypomnieć, że uchybienia przy zwołaniu zgromadzenia mogą przełożyć się na wadliwość podjętych na nim uchwał (por. np. Wyrok SN z 8.2.2008 r., I CSK 399/07, Legalis)
Projekt Ministerstwa Sprawiedliwości ma być przyjęty przez Radę Ministrów do końca czerwca 2026 r. (UDER98: Projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz ustawy o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw). Wpisuje się on postulat deregulacji i stanowić będzie naturalną konsekwencję coraz powszechniejszej cyfryzacji zgromadzeń spółek kapitałowych.
Katarzyna Bilewska jest adwokatem, partnerem w kancelarii BLSK oraz profesorem w Katedrze Prawa Handlowego na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego.
Artykuł pochodzi z Systemu Legalis. Bądź na bieżąco, polub nas na Facebooku →
