Po tym, jak 16.12.2025 r. na łamach „Rzeczpospolitej” opisaliśmy możliwe problemy ze stosowaniem e-faktur do celów niezwiązanych z podatkami, Ministerstwo Finansów nadesłało swoje wyjaśnienia. Odniosło się w nich do problemu procedur stosowanych w różnych instytucjach, np. przy rejestracji pojazdów, wypłacie różnych dotacji, korzystaniu z funduszy unijnych czy na potrzeby postępowań sądowych. W wielu przypadkach przedsiębiorcy ubiegający się o załatwienie spraw muszą przedkładać faktury VAT dokumentujące poniesione wydatki. Tymczasem po 1.2.2026 r. wszystkie takie faktury będą miały postać pliku cyfrowego w Krajowym Systemie e-Faktur, a nie fizycznego dokumentu.
MF wyjaśnia, że do używania e-faktury do tych celów będzie można posługiwać się jej wizualizacją, czyli wydrukiem papierowym lub elektroniczną formą przedstawienia danych zawartych na fakturze. „W celu użycia tej faktury poza KSeF podatnik VAT pobiera fakturę z KSeF i opatruje (automatycznie) kodem QR umożliwiającym dostęp do niej w tym systemie” – wyjaśnia resort. Jako podstawę prawną wskazuje art. 106gb ust. 5 pkt 2 VATU, który przewiduje użycie takich faktur poza KSeF.
Tak jak faktura
Z wyjaśnień resortu wynika też, że z podobnej wizualizacji faktury będą mogli korzystać nabywcy towarów i usług będący konsumentami i nieposiadający numeru NIP. Przypomniano też, że po 1 lutego faktury dla konsumentów wciąż będzie można wystawiać poza KSeF, w dotychczasowy sposób.
Co to w praktyce będzie oznaczało? Jak przewiduje Justyna Zając-Wysocka, doradca podatkowy, wizualizacja faktury VAT z kodem QR powinna być akceptowana do celów różnych urzędowych procedur niezwiązanych z podatkami.
– To rozsądne podejście, pozbawione formalizmu, jaki zdarzał się administracji skarbowej przy rozliczaniu różnych ulg, np. mieszkaniowej czy wyborze estońskiego CIT w trakcie roku podatkowego – komentuje ekspertka, nawiązując do surowych rygorów dokumentacyjnych fiskusa w tych sprawach. – Oby takie podejście, zbieżne z rządową tendencją do deregulacji, było przyjęte także w urzędach, gdzie faktury z KSeF będą używane do różnych procedur – dodaje.
Weryfikacja z problemami
Jak zatem będzie wyglądała, np. rejestracja firmowych samochodów w urzędach gmin po 1 lutego? Zapytaliśmy o to Ministerstwo Infrastruktury (MI), odpowiedzialne za przepisy o rejestracjach. Z wyjaśnień, jakie otrzymaliśmy, wynika, że dzisiejsze rozporządzenie, przewidujące po prostu dostarczenie „faktury zakupu” nie stoi na przeszkodzie używaniu wizualizacji e-faktur. „Organy rejestrujące mogą skorzystać z rozwiązania przewidzianego przez MF, polegającego na przyjmowaniu tzw. wizualizacji faktury ustrukturyzowanej KSeF i w razie konieczności dokonywać ich weryfikacji” – napisał resort Infrastruktury.
Czy jednak wydziały komunikacji w urzędach gmin będą mogły odczytać e-fakturę w KSeF z użyciem kodu QR? Tu Ministerstwo Infrastruktury przytoczyło w odpowiedzi fragment swojej korespondencji z MF. „Nie jest przewidziany szczególny dostęp do danych w KSeF, dedykowany dla wydziałów komunikacji. Nie jest planowane udostępnienie takiej funkcjonalności wydziałom komunikacji ani na poziomie dostępu do danych na podstawie posiadanych uprawnień, ani technologicznym. Dodatkowo nie jest dedykowane nadawanie uprawnień (pisownia oryginalna – red.) na wydziały komunikacji, czy też pracowników tych wydziałów komunikacji przez podatników, aby np. wydziały komunikacji miały dostęp do faktur” – brzmi ten cytat. MI zastrzegło, że jeszcze konsultuje się z MF, a planuje też „przekazać organom rejestrującym pomocniczą opinię w tej sprawie”.
Wygląda zatem na to, że procedura rejestracji aut (i prawdopodobnie innych przypadków użycia faktur z KSeF) jeszcze do końca nie została ustalona dla różnych urzędów. – Należałoby jednak tym urzędom zapewnić możliwość sprawnej i bezpiecznej weryfikacji prawdziwości tych faktur w KSeF – sugeruje Justyna Wysocka-Zając.
Artykuł pochodzi z Systemu Legalis. Bądź na bieżąco, polub nas na Facebooku →
