Wymóg zachowania zasady pisemności podczas składania wyjaśnień w postępowaniu

W komentowanej sprawie zamawiający prowadził postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego na usługę ochrony w formie bezpośredniej stałej ochrony fizycznej nieruchomości. Wykonawca, którego oferta została ostatecznie wybrana jako najkorzystniejsza, został trzykrotnie wezwany przez zamawiającego do złożenia wyjaśnień, w tym złożenia dowodów w zakresie wyliczenia ceny lub jej istotnych części składowych, dotyczących złożonej oferty.Wykonawca złożył wyjaśnienia zgodnie z wezwaniem zamawiającego.

Sposób komunikacji pomiędzy zamawiającym a wykonawcami w postępowaniu został opisany w Rozdziale XII SWZ. Wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje, miały być przekazywane za pośrednictwem Platformy zakupowej za pomocą formularza „Wyślij wiadomość do zamawiającego”. Zamawiający nie określił, że zastrzega szczególną formę dla określonych pism czy też oświadczeń, składanych w toku postępowania.

Z kolei w zakresie kwestii nieuregulowanych w SWZ, odesłał do obowiązujących przepisów ustawy z 11.9.2019 r Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1710; dalej: PrZamPubl) oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 30.12.2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz.U. z 2020 r. poz. 2452; dalej: DokElektrZamPublR).

Odwołujący zarzucał zamawiającemu naruszenie:

Odwołujący wskazał, że złożone przez wykonawcę oświadczenie w przedmiocie wyjaśnień dotyczących rażąco niskiej ceny jest wadliwe z tego powodu, że przesłany dokument zawierający te wyjaśnienia nie zawierał podpisu ani też wskazania osoby, która złożyła oświadczenie.

Biorąc pod uwagę zgromadzony w sprawie materiał dowodowy, stanowiska stron oraz zakres zarzutów podnoszonych w odwołaniu, Izba uznała, że odwołanie zasługiwało na uwzględnienie w części, tj. w zakresie, w jakim odwołujący sformułował zarzuty naruszenia art. 224 ust. 6 PrZamPubl, jak też art. 224 ust. 1 PrZamPubl. Izba uznała natomiast, że na oddalenie zasługuje zarzut naruszenia art. 224 ust. 6 PrZamPubl, odnoszący się do formy złożonych wyjaśnień.

Izba podzieliła stanowisko zamawiającego, który uznał, że dokument przesłany przez wykonawcę, przekazany za pomocą platformy zakupowej wskazanej w SWZ, z adresu poczty elektronicznej (e-maila) wykonawcy wyszczególnionej w jego ofercie w postaci pliku w formacie Word, załączonym do wiadomości mailowej, jest prawidłowy, gdyż spełnia wymagania zawarte w SWZ, jak też przepisów obowiązujących w tym zakresie. Zamawiający nie miał podstaw wymagać, aby wyjaśnienia były opatrzone przez wykonawcę składającego oświadczenie podpisem elektronicznym, zaufanym, osobistym lub własnoręcznym.

Izba uznała stanowisko odwołującego w zakresie tego zarzutu za nieprawidłowe z tego powodu, że wymóg dotyczący pisemności nie oznacza automatycznie, że dla ważności i skuteczności złożonego oświadczenia musi być zachowana jednocześnie forma pisemna w rozumieniu przepisów art. 78 § 1 KC. To dla zachowania formy pisemnej konieczne jest złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Co istotne, jeśli przepisy PrZamPubl wymagają zachowania tej formy, wyraźnie wskazują na taki wymóg (np. zachowania takiej formy wymaga zawarcie umowy w postępowaniu – art. 432 PrZamPubl).

Szczególna forma zatem nie będzie wymagana w przypadku składania wyjaśnień w przedmiocie rażąco niskiej ceny, gdyż dla tego rodzaju oświadczenia nie została ona zastrzeżona. Wbrew stanowisku odwołującego nie ma zatem podstaw do twierdzenia, że jest to oświadczenie szczególnego rodzaju jako składane w toku postępowania, a mające uzasadniać prawidłowość i rzetelność kalkulacji ceny ofertowej.

Stosowanie komunikacji elektronicznej w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego oznacza, że dokumenty i oświadczenia przekazywane są przy pomocy środków komunikacji elektronicznej. Użycie tych środków nie determinuje formy składanych oświadczeń i dokumentów. W PrZamPubl jednoznacznie zastrzeżono, poza koniecznością sporządzenia w postaci elektronicznej, obowiązek zachowania szczególnej formy złożenia (forma elektroniczna pod rygorem nieważności) jedynie w odniesieniu do ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub w konkursie; wniosków, o których mowa w art. 371 ust. 3 PrZamPubl, albo też w przypadku oświadczeń, o których mowa w art. 125 ust. 1 i art. 63 PrZamPubl.

Tylko w takich przypadkach dla ważności złożenia oświadczenia wymagane jest jego opatrzenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jednocześnie w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub konkursie o wartości mniejszej niż progi unijne na potrzeby złożenia oferty, wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub w konkursie, oraz oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 PrZamPubl, jako wystarczające uznawane jest ich złożenie, także pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej, opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

Stosowanie zasady pisemności oznacza natomiast obowiązek wyrażenia informacji przy użyciu wyrazów, cyfr lub innych znaków pisarskich, które można odczytać i powielić, w tym przekazywanych przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (art. 7 pkt 16 PrZamPubl). Zatem pisemne złożenie wyjaśnień nie oznacza konieczności obowiązku złożenia ich w jakiejkolwiek szczególnej formie, w tym w szczególności w formie pisemnej w rozumieniu art. 78 § 1 KC lub równoważnej formie elektronicznej, tj. oświadczenia opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Postać składanych w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego dokumentów i oświadczeń, innych niż oferta, wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub w konkursie, oraz oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 PrZamPubl, została określona w DokElektrZamPublR. Nie nakładają one jednak żadnych szczególnych wymagań w odniesieniu do wyjaśnień składanych przez wykonawców w toku postępowania o udzielenie zamówienia. Wyjaśnienia w sprawie rażąco niskiej ceny należy traktować jak każde inne oświadczenie składane w toku procedury przetargowej. Zgodnie z § 2 ust. 2 DokElektrZamPublR mogą zatem zostać sporządzone w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z 17.2.2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2021 r. poz. 2070) lub też jako tekst, wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, o których mowa w § 3 ust. 1 DokElektrZamPublR.

adw. Julia Jarnicka