Zgodnie z art. 106nh i 106nda ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775;dalej: VATU) dotyczą tzw. faktur offline (odpowiednio „niedostępność” i „offline24”). Nie są to przepisy proste. Za datę wystawienia faktury offline uznaje się datę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 VATU, wskazaną przez podatnika na tej fakturze. Za datę otrzymania takiej faktury uznaje się zaś w przypadku podatników zobowiązanych do KSeF datę przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur. Art. 106nf VATU wprowadza z kolei tzw. tryb awaryjny. Faktury wystawiane w trybie „awaria” udostępnia się nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Za datę wystawienia takiej faktury uznaje się datę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 VATU, wskazaną przez podatnika na tej fakturze. Za datę otrzymania faktury „awaria” uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez nabywcę. Fakturę korygującą fakturę „awaria”, wystawia się po przydzieleniu tej fakturze numeru identyfikującego w Krajowym Systemie e-Faktur.
Przyjęło się, że faktury offline (nie mylić z „awaria”) z zasady nie powinny być przesyłane między podatnikami VAT poza KSeF. Nie do końca wiadomo, dlaczego organy podatkowe tak twierdzą. Wszakże, sytuacje takie są możliwe. Co wtedy z odliczeniem VAT z faktury offline, której podatnik – nabywca nie odnalazł w KSeF?
Czego dotyczy sprawa?
Podatnik świadczy usługi wynajmu samochodów oraz usługi związane z zapewnieniem klientom tzw. mobilności floty. Podatnik dodatkowo również prowadzi wynajem nieruchomości biurowo-administracyjnych na rzecz innych podmiotów. Prowadzona przez podatnika działalność gospodarcza wiąże i wiązać się będzie nadal z koniecznością nabywania towarów (np. materiałów, środków trwałych) i usług (np. związanych z obsługą nieruchomości i udostępnianiem pojazdów).
Od 1.2.2026 r., w związku z wejściem w życie przepisów o obowiązkowym Krajowym Systemie e-Faktur podatnik spodziewa się więc otrzymywania faktur w różnych formach: ustrukturyzowanej, papierowej, elektronicznej – w tym także w ramach jednego z przewidzianych przez Ministerstwo Finansów trybów offline. I właśnie te ostatnie faktury budzą wątpliwości podatnika z perspektywy nabywcy. Po pierwsze, podatnik nie ma przekonania, czy faktura wystawiona zgodnie z wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 VATU (a więc „offline24” i „offline niedostępność”) stanowi fakturę elektroniczną, tj. fakturę, o której mowa w art. 2 pkt 32 VATU. Po drugie, czy z takich faktur podatnikowi będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego.
Stanowisko organu
Dyrektor KIS wydał w sprawie interpretację indywidualną z 26.2.2026 r., 0112-KDIL1-3.4012.864.2025.1.KM. Organ uznał, że przez fakturę rozumie się nie tylko dokument w postaci papierowej, ale także w postaci elektronicznej, który może być wystawiony i otrzymany w dowolnym formacie elektronicznym. Szczególnym natomiast rodzajem faktury jest faktura ustrukturyzowania, której format i zasady wystawiania/otrzymywania zostały określone w przepisach. Faktury offline mogą być na podatnika wystawiane zgodnie z wzorem oraz udostępnione w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym. Faktury offline mogą więc być fakturami elektronicznymi zgodnie z art. 2 pkt 32 VATU, o ile zostaną otrzymane przez podatnika również w formie elektronicznej.
Jeśli zaś chodzi o prawo do odliczenia: z zasady, przysługuje ono w przypadku faktur offline w miesiącu przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, bądź w jednym z trzech kolejnych miesięcy. Co do zasady bowiem, w przypadku faktur wystawianych w trybach i zgodnie z przepisami wskazanymi w art. 106nda oraz art. 106nh VATU, datą otrzymania faktury jest data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF, co podatnik powinien uwzględnić przy ocenie przesłanki, o której mowa w art. 86 ust. 10b pkt 1 VATU. Są to bowiem faktury wystawiane zgodnie z wzorem faktury ustrukturyzowanej. Jeżeli jednak z jakichś przyczyn wystawca, mimo ciążących na nim obowiązków dotyczących wystawiania faktur w KSeF, nie realizował tych obowiązków, w tym nie przesyłał zgodnie z przepisami do KSeF faktur wystawionych w ww. trybach, to otrzymanie faktury poza KSeF będzie uprawniało podatnika do odliczenia podatku w rozliczeniu za okres jej otrzymania poza KSeF, bądź w jednym z trzech kolejnych miesięcy.
Komentarz
Ukształtowała się już praktyka podatkowa potwierdzająca, że można odliczać VAT z faktur wystawionych poza KSeF wbrew obowiązkowi, a więc z naruszeniem przepisów, ale korzystając z dobrodziejstw braku sankcji. Przykładowo, Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 13.1.2026 r., 0114-KDIP1-3.4012.804.2025.1.JG uznał, że prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej poza systemem KSeF powstanie w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę, zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 VATU. Podatnikowi będzie przysługiwało prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur. Dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, to również najistotniejsze jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku.
Skoro więc można odliczać VAT z faktury „bardzo złej” (bo naruszającej wszystko, co dla KSeF święte) o tym bardziej można odliczyć VAT z faktury „nieco mniej złej” (bo wystawionej jeszcze nie w KSeF, ale już „prawie”). Co prawda Ministerstwo Finansów do tej pory było jakby ślepe i głuche na taki problem, trzymając się wizji, że podatnicy VAT nie będą przekazywać sobie faktur offline poza KSeF. To jednak wizja nie mająca za wiele wspólnego z przepisami, a dodatkowo wypaczająca ideę offline (o ile takowa istniała od początku, ja mam wątpliwości). Co to bowiem za wystawienie faktury offline, z którym nie może się wiązać jej przekazanie kontrahentowi? Ograniczenie fakturowania offline do relacji B2C czy na rzecz kontrahentów zagranicznych nie miałoby specjalnego uzasadnienia.
Pozostaje inny problem, jak taką fakturę ująć w JPK V7M. Oto bowiem zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z 15.10.2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2019 r. poz. 1988; dalej: SzczegZakrDanDeklR), a raczej zgodnie z objaśnieniami do niego, faktury offline powinny być raportowane przez sprzedawcę z oznaczeniem „DI” jako dowód inny. Z koniecznością skorygowania części ewidencyjnej JPK V7 po wysłaniu faktury do KSeF i nadaniu jej numeru KSeF. Skoro jednak faktura taka może być fakturą elektroniczną… to równie dobrze można ją też oznaczyć jako BFK. Wielce prawdopodobne, że takie podejście jest odpowiednie dla nabywcy, który taką fakturę otrzyma i zapragnie z niej VAT odliczyć (skoro może to zrobić). Czy jednak to jest słuszne podejście? Mam wątpliwości, jakkolwiek więc opisywany w interpretacji omawianej problem wydaje się raczej egzotyczny, w dobie totalnego chaosu wystawiania faktur na wszelkie możliwe sposoby jest wcale prawdopodobne, że przyjdzie się podatnikowi z nim zmierzyć. Ja bym taką fakturę w ewidencji zakupu oznaczał więc… jako BFK. Bez konieczności korekty po wysyłce do KSeF. Przecież jest to faktura elektroniczna, co Dyrektor KIS niniejszym potwierdził (choć nie wiem, czy miał takie intencje).
Interpretacja indywidualna z 26.2.2026 r., 0112-KDIL1-3.4012.864.2025.1.KM
Artykuł pochodzi z Systemu Legalis. Bądź na bieżąco, polub nas na Facebooku →
