Zagraniczna firma w KSeF? Jeśli ma w Polsce biuro i ludzi

Zagraniczne firmy masowo występują z wnioskami o interpretacje i pytają, czy to, co mają w Polsce, jest stałym miejscem prowadzenia działalności. Po co? Od tego zależy obowiązek wystawiania faktur w KSeF.

– Wcale się nie dziwię, że jest taki wysyp wniosków o interpretacje. Kwestia ustalenia stałego miejsca prowadzenia działalności jest bardzo złożona, zależy to od wielu czynników i budzi dużo wątpliwości – mówi Aleksandra Plichta, doradca podatkowy, partner w Crido.

Jakie są terminy wejścia w życie?

Przypomnijmy, że największe firmy, czyli te, w których sprzedaż (wraz z kwotą podatku) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł, muszą wystawiać faktury w KSeF już od 1 lutego 2026 r. Pozostałe mają dwa miesiące więcej na wdrożenie nowych obowiązków. A najmniejsi przedsiębiorcy (sprzedaż do 10 tys. zł miesięcznie) nie muszą wprowadzać faktur do nowego systemu do końca 2026 r.

Wyłączenie dla zagranicznych firm

Od tych obowiązków jest parę wyjątków. Jeden z nich dotyczy zagranicznych firm. Otóż nie muszą wprowadzać faktur sprzedażowych do KSeF, jeśli nie posiadają w Polsce siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca jej prowadzenia (albo mają takie miejsce, ale nie uczestniczy ono w transakcji). Tak stanowi art. 106ga ust. 2 VATU (który wejdzie w życie od 1 lutego 2026 r.).

Stałe miejsce prowadzenia działalności

Jak ustalić, czy firma ma w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności? „Ocena, czy dany podmiot zagraniczny, zarejestrowany jako podatnik VAT czynny w Polsce posiada na terytorium kraju stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej wymaga indywidualnej oceny konkretnego stanu faktycznego” – pisze Ministerstwo Finansów w wyjaśnieniach dotyczących KSeF.

– I ma rację, każda sytuacja jest bowiem inna. Interpretacja wydana dla jednej firmy nie zabezpiecza więc drugiej – mówi Aleksandra Plichta. Tłumaczy, że na podstawie unijnych przepisów oraz orzecznictwa TSUE można przyjąć trzy podstawowe kryteria, których spełnienie oznacza posiadanie stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce.

– Po pierwsze, firma musi mieć odpowiednie zasoby personalne i techniczne. Oznacza to, że powinna angażować pracowników (współpracowników/podwykonawców), posiadać nieruchomości (biuro, magazyn), infrastrukturę techniczną. Po drugie, powinna mieć faktyczną kontrolę nad tymi zasobami i zdolność do samodzielnego wykonywania usług oraz podejmowania biznesowych decyzji. Po trzecie, to, co robi w Polsce, nie może być tymczasowe, musi być trwałe i w jakimś horyzoncie czasowym stałe – wyjaśnia ekspertka. Podkreśla, że te kryteria muszą być spełnione łącznie. Nie wystarczy jedno z nich, np. posiadanie w Polsce nieruchomości.

Niemiecka spółka pyta o rozliczenia w Polsce

Co na to fiskus? Spójrzmy na ostatnią interpretację. Wystąpiła o nią niemiecka spółka oferująca usługi dla branży logistycznej i e-commerce. Między innymi obsługuje zamówienia i dostarcza specjalistyczne oprogramowanie.

W Polsce jest zarejestrowana od dwóch lat jako czynny podatnik VAT. Udostępnia tu oprogramowanie dostawcom usług logistycznych, angażuje się również w zaopatrywanie ich w materiały opakowaniowe. Nie posiada w Polsce jednak żadnego oddziału. Nie ma też żadnych nieruchomości (biur, magazynów), sprzętu czy środków transportu. Nie zatrudnia w Polsce pracowników bądź współpracowników, nie udzieliła nikomu mieszkającemu na terytorium RP pełnomocnictwa do jej reprezentowania. Wszystkie decyzje związane z jej działalnością (np. zawieranie umów handlowych) zapadają w Niemczech.

Spółka współpracuje z polską firmą logistyczną. Nabywa od niej różne usługi, np. magazynowanie, pakowanie, przygotowanie do wysyłki, obsługa zwrotów. Korzysta z jej zasobów i ma prawo weryfikować, czy usługi są wykonywane zgodnie z umową. Nie może jednak bezpośrednio nadzorować podwykonawcy, np. wydawać poleceń jego pracownikom. Spółka współpracuje również z dwoma firmami dostarczającymi kartony do pakowania.

Czy posiada w Polsce stałe miejsce wykonywania działalności i musi wystawiać faktury w KSeF? Spółka twierdzi, że nie.

Fiskus o obowiązku wprowadzania faktur

Fiskus przyznał jej rację. Wskazał, że stałe miejsce prowadzenia działalności występuje wtedy, gdy mamy zaplecze personalne i techniczne. „Zaplecze to musi posiadać strukturę, która umożliwia odbiór i wykorzystanie nabywanych usług dla własnych potrzeb oraz musi charakteryzować się stałością”. Te warunki nie są w opisanej sprawie spełnione. Spółka nie ma bowiem w Polsce „odpowiednich zasobów osobowych i technicznych umożliwiających samodzielne prowadzenie działalności gospodarczej w sposób stały”.

Skarbówka dodała, że stałe miejsce może istnieć również wtedy, gdy zagraniczny podmiot korzysta z personelu oraz infrastruktury technicznej polskiego usługodawcy. Muszą być jednak dla niego dostępne tak jak własne, powinien więc sprawować nad nimi pełną kontrolę. Tak w analizowanej sprawie nie jest.

Reasumując, niemiecka spółka nie ma w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności. Nie będzie więc musiała wystawiać faktur w KSeF (interpretacja nr 0114-KDIP1-2.4012.497.2025.2.RST).

– Generalnie w ostatnich interpretacjach fiskus potwierdza zagranicznym firmom, że nie mają w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności. Pamiętajmy jednak, że w razie ewentualnej kontroli może okazać się, iż rzeczywistość jest inna i jakiś element stanu faktycznego niewskazany we wniosku o interpretację przesądza o tym, że takie miejsce jednak posiadają i powinny wystawiać faktury w KSeF – mówi Aleksandra Plichta.

Za faktury poza systemem będą sankcje

Co się stanie, jeśli firma nie wprowadzi faktury do KSeF, choć powinna? – Od 1 stycznia 2027 r. grożą jej sankcje. Dlatego warto, żeby wiedziała, jaki ma status. Kwestia miejsca stałego prowadzenia działalności jest także ważna ze względów biznesowych, strony umowy muszą bowiem wiedzieć, w jaki sposób będą między nimi przepływały faktury (np. jak ma dokumentować sprzedaż polski dostawca) – podkreśla Aleksandra Plichta. – Firmy obawiają się też, że faktura, która została wystawiona poza KSeF, choć powinna się w nim znaleźć, nie da prawa do odliczenia VAT. Fiskus na razie jednak wydaje w tej sprawie pozytywne interpretacje – dodaje ekspertka.

Artykuł pochodzi z Systemu Legalis. Bądź na bieżąco, polub nas na Facebooku →