- Nowelizacja umożliwia opatrywanie zaświadczeń z Krajowego Rejestru Sądowego specjalną pieczęcią elektroniczną, poprzez którą do danych w postaci elektronicznej dodawane są inne dane w postaci elektronicznej lub logicznie z nimi powiązane. Zapewnia to autentyczność pochodzenia oraz integralność powiązanych danych.
Dotychczas w pełni zautomatyzowane wydawanie zaświadczeń z Krajowego Rejestru Sądowego przez organy administracji publicznej nie było możliwe ze względu na wymóg każdorazowego podpisania zaświadczenia przez osobę do tego upoważnioną, odręcznie lub elektronicznie, w zależności od wybranej formy zaświadczenia. Warto przypomnieć, że zgodnie z przepisami art. 23 KrRejKarU, informacja o osobie oraz informacja o podmiocie zbiorowym z Krajowego Rejestru Karnego, bez względu na sposób jej udzielenia, stanowiła zaświadczenie w rozumieniu przepisów działu VII KPA, przy czym zgodnie z przepisem art. 217 § 4 KPA, zaświadczenie to wydaje się w formie dokumentu elektronicznego, opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jeżeli zażąda tego osoba ubiegająca się o zaświadczenie. Ponadto możliwe jest wydanie zaświadczenia w formie tradycyjnej czyli papierowej. Konieczność uzyskania podpisu znacznie wydłuża postępowanie w sprawie wydania zaświadczenia, które potrzebne było m.in. podczas prowadzenia postępowania przetargowego lub koncesyjnego albo zatrudnienia pracowników.
Upraszczając postępowanie w sprawie wydania zaświadczenia, ustawodawca zdecydował się na wprowadzenie do KPA możliwości opatrzenia tego typu zaświadczeń kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Pieczęć ta określona została w przepisach III rozdziału rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z 23.7.2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE (Dz.Urz. UE L z 2014, Nr 257 s. 73) i w przepisach art. 16 ustawy z 5.9.2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1173 ze zm).
Dzięki temu, że dokument elektroniczny opatrzony zostanie wspomnianą wyżej pieczęcią elektroniczną, może być traktowany w obrocie tak samo jak dokumenty papierowe opatrzone odręcznym podpisem oraz jak dokumenty opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Różnica między pieczęcią a podpisem polega na tym, że pieczęć nadawana jest przez system teleinformatyczny, a nie przez człowieka, jak podpis. Oczywiście oba sposoby pozwalają na zapewnienie autentyczności dokumentu, z tym że pieczęć pozwala na zautomatyzowanie całego procesu i tym samym, na jego przyspieszenie.
Ponadto, dzięki nowelizacji art. 217 § 4 KPA, organ wydający zaświadczenia, w przypadku wyboru przez wnioskodawcę formy elektronicznej, ma możliwość wyboru metody uwierzytelnienia dokumentu. To od organu zależy, czy wykorzysta podpis elektroniczny czy pieczęć elektroniczną. Nowelizacja KPA dopuszcza też możliwości opatrywania zaświadczeń podpisem osobistym oraz podpisem zaufanym. Warto przy tym przypomnieć, że podpis zaufany regulują przepisy art. 3 pkt 14a ustawy z 17.2.2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 346 ze zm.).
Omawiana zmiana sposobu wydawania zaświadczeń wiążę się z wprowadzeniem na gruncie KrRejKarU nowego sposobu udzielenia informacji na żądanie za pomocą usługi sieciowej. Podmioty określone w art. 6 ust. 1 pkt 4–7 i 8 KrRejKarU uzyskają szybki dostęp do niezbędnych informacji. W przypadku sądów, prokuratury, Policji i służb specjalnych, które generują blisko 80 proc. zapytań do Krajowego Rejestru Karnego, będzie to duże usprawnienie w prowadzonych przez te podmioty postępowaniach. Ponadto przewiduje się, że dzięki usprawnieniu procesu udzielania informacji tym podmiotom, możliwe będzie szybsze wydawanie zaświadczeń z Krajowego Rejestru Sądowego innym podmiotom.
