Uproszczenie wydawania zaświadczeń z Rejestru Stanu Cywilnego

Automatyzacja wydawania zaświadczeń

Corocznie z Rejestru Stanu Cywilnego wydawane są tysiące zaświadczeń o stanie cywilnym oraz zaświadczeń o zamieszczonych lub niezamieszczonych w Rejestrze Stanu Cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby. Przykładowo, w 2019 r. wydano 14 766 zaświadczeń o stanie cywilnym i 1452 zaświadczenia o zamieszczonych lub niezamieszczonych w Rejestrze Stanu Cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby. Projektowane w PrASC zmiany w art. 45 ust. 2 i 6 oraz art. 49 PrASC mają na celu umożliwienie pobierania zaświadczenia o zamieszczonych lub niezamieszczonych w Rejestrze Stanu Cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby oraz zaświadczenia o stanie cywilnym bezpośrednio z Rejestru Stanu Cywilnego na skrzynkę ePUAP wnioskodawcy.

Zaświadczenia o zamieszczonych lub niezamieszczonych w Rejestrze Stanu Cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby oraz zaświadczenia o stanie cywilnym to dokumenty wydawane przez urzędnika z Rejestru Stanu Cywilnego, w których treść urzędnik je wydający w ogóle nie ingeruje. Dlatego też omawiane zmiany w PrASC doprowadzić mają do automatyzacji procesu wydawania tych dokumentów. Od 2.6.2022 r. zaświadczenia o zamieszczonych lub niezamieszczonych w Rejestrze Stanu Cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby oraz zaświadczenia o stanie cywilnym opatrywane będą pieczęcią ministra właściwego do spraw informatyzacji weryfikowaną przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu.

Zaświadczenia pobierać będzie można bezpośrednio z Rejestru Stanu cywilnego na własną skrzynkę ePUAP nieodpłatnie. Brak opłaty wynika z tego, że przy automatyzacji procesu wydawania zaświadczeń nie będzie dochodziło do żadnych czynności organów administracji publicznej. Oznacza to, że opłata skarbowa, która w polskim systemie podatkowym jest przecież opłatą za dokonywanie przez organy administracji publicznej określonych czynności, w tym wypadku nie będzie pobierana.

Szybko i wiarygodnie

To właśnie zmiany w art. 45 ust. 4 i art. 47 PrASC umożliwią zamianę pieczęci, którą opatrywany jest odpis aktu stanu cywilnego wydawany przy wykorzystaniu usługi pobrania odpisu aktu stanu cywilnego na pieczęć ministra właściwego do spraw informatyzacji weryfikowaną przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu. Możliwe dzięki temu będzie m.in. opatrywanie pieczęcią ministra odpisów aktów urodzenia wydawanych z urzędu na skutek elektronicznego zgłoszenia urodzenia dziecka. Rozwiązanie to przyspieszy i ułatwi pracę kierowników Urzędów Stanu Cywilnego, przy jednoczesnym zachowaniu wiarygodności wydawanych dokumentów. Dotychczas bowiem Kierownicy Urzędów stanu Cywilnego, którzy otrzymali elektroniczne zgłoszenie urodzenia dziecka, aby wydać elektroniczny odpisu aktu urodzenia dziecka wraz z zaświadczeniem o zameldowaniu i powiadomieniem o nadaniu numeru PESEL, musieli korzystać z innych stacji roboczych niż te, na których przygotowują dokumenty i rejestrują urodzenie. Bezpieczeństwo stacji roboczych Systemu Rejestrów Państwowych uniemożliwia ich podłączenie do internetu. Podpisanie i wysłanie kompletu dokumentów w postaci elektronicznej wymaga wobec tego przenoszenia dokumentów na inne stacje robocze celem wykonania podpisu i wysyłki. Taki proces wydłuża czas sporządzenia odpisu aktu i zwiększa liczbę czynności które musi wykonać kierownik Urzędu Stanu Cywilnego.

Dzięki wprowadzeniu omawianych w artykule zmian w przepisach PrASC kierownik Urzędu Stanu Cywilnego będzie mógł wygenerować odpis aktu urodzenia z Rejestru Stanu Cywilnego i na tej samej stacji roboczej opatrzyć go następnie pieczęcią ministra właściwego do spraw informatyzacji. Potem zostaje już tylko wysłanie dokumentów do wnioskodawcy bezpośrednio na skrzynkę ePUAP. Projekt modyfikacji usługi zgłoszenia urodzenia dziecka jest szerszy niż tylko umożliwienie opatrywania odpisu pieczęcią ministra i zakłada zapewnienie dwukierunkowej komunikacji usługi z Systemem Rejestrów Państwowych.