Pandemia koronawirusa w wielu dziedzinach wymusiła nagłe zmiany. Musieli się do nich przygotować zarówno pracodawcy, jak i pracownicy. Korporacje, urzędy i redakcje do tej pory korzystają z popularnych aplikacji umożliwiających rozmowy wideo. Ten typ komunikacji stał się jednym z głównych kanałów współpracy. Umożliwił również organizowanie szkoleń czy konferencji online, które niekiedy nagrywano i udostępniano w internecie.
Tematowi przyjrzał się zespół ekspercki kancelarii Legal Geek. Poznaliśmy przygotowane w tej sprawie opracowanie.
Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) oraz kodeks pracy nie pozostawiają wątpliwości – dane osobowe to nie tylko imię i nazwisko, ale również wizerunek czy głos. Relacja na żywo lub wrzucone do sieci nagranie będzie więc sposobem ich przetwarzania. Problem może występować w dwóch przypadkach: gdy dotyczy pracownika oddelegowanego przez pracodawcę np. na szkolenie lub gdy dana firma czy organizacja organizuje konferencję, debatę i inne tego typu spotkania online i zaprasza do udziału specjalistów niebędących jej pracownikami.
Zgodnie z art. 22 kodeksu pracy, podpisując umowę, osoba rekrutująca decyduje się między innymi na wykonywanie określonego rodzaju pracy. Z tego powodu niektóre profesje wymagają od pracowników udziału w różnego rodzaju spotkaniach czy wystąpieniach publicznych. Również udział w wideokonferencjach może należeć do z góry założonych obowiązków. Podczas pandemii jednak wiele zawodów niespodziewanie przeniosło się w sferę internetu.
– Administrator musi przede wszystkim spełnić obowiązek informacyjny. To po prostu uświadomienie osób, których dotyczy przetwarzanie, kto jest administratorem i ewentualnie odbiorcą danych, jakie są podstawy prawne i cel przetwarzania, jakie prawa przysługują zainteresowanym oraz jaki jest założony czas przetwarzania – tłumaczą eksperci.
Aby to przetwarzanie było legalne, administrator musi spełnić jedną z sześciu przesłanek zawartych w art. 6 RODO: osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na ich przetwarzanie; proces jest niezbędny do wykonywania umowy; przetwarzanie zachodzi, gdy bez niego administrator danych nie wypełni swojego obowiązku prawnego; przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby lub innej osoby fizycznej; przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora tych danych lub przez stronę trzecią.
– Pracodawca musi przede wszystkim uzyskać zgodę pracownika lub gości, których wizerunek będzie transmitowany albo nagrywany. Jeśli tymi danymi dodatkowo będzie zarządzać firma, która udostępnia swój system do wideokonferencji, konieczne jest dodatkowo podpisanie umowy powierzenia danych osobowych z taką firmą – komentuje dla „Rz” Tomasz Czarnecki, prezes DOIT.BIZ i ekspert ds. RODO. Jak podpowiada specjalista, najbezpieczniejszym, a zarazem wygodnym rozwiązaniem jest przygotowanie przez firmę lub organizację regulaminu konferencji opisującego obowiązki prelegentów i poproszenie ich o akceptację warunków.
