Zgodnie z art. 2 pkt 32a ustawy z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 931 ze zm., dalej: VATU), faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Zgodnie z kolei z art. 106nd ust. 2 VATU, KSeF to system teleinformatyczny służący m.in. do wystawiania, otrzymywania, przechowywania oraz umożliwiania dostępu do faktur ustrukturyzowanych oraz powiadamiania o wystawieniu takiej faktury. A także m.in. do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z systemu, powiadamiania podmiotów o nadanych lub odebranych uprawnieniach czy też analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych.
Ww. przepisy (oraz szereg innych dotyczących KSeF) weszły w życie wraz z ustawą z 29.10.2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2021 r. poz. 2076, dalej: ZmVATU21(3)). Tworzą one fakultatywny system KSeF. Jest duża szansa, że w swojej obowiązkowej wersji techniczne zasady działania KSeF będą analogiczne (poza aspektem obligatoryjności rzecz jasna). Już dziś pojawiają się obawy odnośnie treści faktury ustrukturyzowanej, w szczególności co do zakresu danych, jakie powinny być w niej zawarte.
Faktury ustrukturyzowane zawierają trzy rodzaje pól. Obligatoryjne – konieczne do wypełnienia w każdym przypadku, z uwagi na przepisy VATU i poprawność semantyczną pliku. Opcjonalne – do wypełnienia tylko gdy zaistnieją szczególne okoliczności z nimi związane. Oraz fakultatywne – wypełnienie tych pól nie jest jako takie niezbędne dla poprawności semantycznej pliku ani nie jest wymagane na gruncie przepisów. Może jednak wynikać z wymogów innych przepisów albo handlowej praktyki stosowanej przez podatnika.
Fakultatywne pola faktury ustrukturyzowanej
Ujmując rzecz w uproszczeniu, fakultatywne są te pola, które nie zostały wymienione w treści art. 106e VATU. Część fakultatywnych pozycji ma charakter uniwersalny i może znaleźć się w zasadzie w każdej fakturze, bez względu na rodzaj transakcji, którą dokumentuje. To przykładowo tzw. stopka faktury (zawierająca np. podziękowanie za zakup, zachętę do dalszej współpracy, kod rabatowy, wartość kapitału zakładowego, numer EORI, adres email itp.). Uniwersalnym elementem fakultatywnym są też zazwyczaj informacje dotyczące warunków płatności za towar lub usługę. A zatem m.in. dane w zakresie należności otrzymanych do momentu wystawienia faktury, terminów płatności, formy płatności (przyszłej lub już dokonanej), czy wreszcie numeru rachunku bankowego, na który spodziewana jest wpłata.
Ale są też inne fakultatywne pola. Zwłaszcza w przypadku transakcji towarowych na fakturze pojawić mogą się dane o warunkach transakcji. Zawierają one informacje dotyczące warunków transakcji, na których realizowana jest dostawa towarów, w tym m.in. daty oraz numery zamówień, numery partii towarów, informacje w zakresie warunków Incoterms, informacje dotyczące warunków transportu towaru (np. dane dotyczące rodzaju stosowanego transportu, dane identyfikujące przewoźnika, numer zlecenia transportu, adres miejsca wysyłki itp.). Jeszcze inny fakultatywny element faktury może dotyczyć podmiotów trzecich. Mogą się zdarzyć sytuacje, że faktura powinna zawierać dane podmiotu innego niż sprzedawca i nabywca. Np. płatnika lub odbiorcę towaru albo faktora. Rozwiązanie te z pewnością będzie stosowane także w przypadku transakcji z jednostkami samorządu terytorialnego, rozliczającymi VAT w sposób scentralizowany. Oraz z członkami grup VAT, tworzących jednego podatnika VAT, składającego się jednak z co najmniej dwóch niezależnych (na innych płaszczyznach) podmiotów.
System KSeF będzie gotowy także na szereg innych fakultatywnych informacji. Przykładowo, w fakturze ustrukturyzowanej można wskazać status podatnika w kontekście przepisów o uldze na złe długi (znajdowanie się w stanie likwidacji, postępowania restrukturyzacyjnego, upadłości itp.). Kwestia wypełnienia takiego pola należy do decyzji podatnika niezależnie czy podatnik ten posiada jeden z wymienionych wyżej statusów. Są też fakultatywne dane przydatne w przypadku ściśle określonych transakcji. Przykład to informacja dodatkowa niezbędna dla rolników ubiegających się o zwrot podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego. Albo wskazanie stosowanej przez podatnika procedury uprawniającej do stosowania 0% stawki VAT.
Wreszcie, podatnicy mogą w fakturze ustrukturyzowanej wskazywać oznaczenia dotyczące szczególnych procedur wskazywanych w ramach JPK (WSTO_EE, I_42, I_63, B_SPV, itd.) oraz kodów GTU. Przepisy w tym zakresie nie uległy i (raczej) nie ulegną zmianie. Oznaczenia te są obligatoryjne jedynie na poziomie JPK. Ujęcie ich w fakturze ustrukturyzowanej może jednak ułatwić podatnikowi sporządzenie JPK VAT z deklaracją. Już dziś wielu podatników zamieszcza na swoich fakturach stosowne oznaczenia.
Komentarz
Przewidziane przez ustawodawcę fakultatywne pola faktury KSeF nie wyczerpują wszystkich możliwych sytuacji, w których podatnik może chcieć zawrzeć w treści faktury dodatkową informację. Nie szkodzi. Inne dodatkowe informacje można bowiem jeszcze wpisać w polach DodatkowyOpis, Chodzi w tym wypadku o element zawierający pola rezerwowe przeznaczone dla wykazywania dodatkowych informacji na fakturze, w tym wymaganych przepisami prawa, dla których nie przewidziano innych pól/elementów. Stosownych pól może być w treści faktury kilkanaście. W jakich przypadkach podatnicy mogą wypełniać te pola? W dowolnych, w zależności od potrzeby. Przykładowo, sprzedawca energii elektrycznej może zawrzeć w tym polu stan licznika, a dostawca usług telefonii komórkowej ilość wysłanych przez abonenta wiadomości czy liczbę wykonanych połączeń. Dostawca towaru może z kolei zawrzeć w tym polu informację o wliczeniu do podstawy opodatkowania kosztów transportu.
Faktury KSeF mogą więc zawierać naprawdę szeroki zakres danych. Trzeba tylko pamiętać, że jeśli podatnik w tych danych się pomyli, powinien wystawić ustrukturyzowaną fakturę korygującą. Ministerstwo Finansów wskazuje, że należy ją wystawić w przypadku korygowania obligatoryjnych, opcjonalnych jak i fakultatywnych elementów faktury.
Artykuł pochodzi z Systemu Legalis. Bądź na bieżąco, polub nas na Facebooku →
