Papierowe dokumenty coraz częściej przechodzą do lamusa. I polscy przedsiębiorcy chętnie je cyfryzują. Pojawia się jednak problem, czy zamiana papierowej formy faktury lub rachunku na elektroniczne i zniszczenie oryginału nie narazi w przyszłości podatnika na kłopoty w skarbówce. Firmy obawiają się zwłaszcza, czy brak papierowych oryginałów nie pozbawi ich prawa do kosztów podatkowych. Eksperci – choć uważają taki zarzut za absurdalny – potwierdzają, że takie ryzyko istnieje. A fiskus, do którego podatnicy występują o interpretacje, nabiera wody w usta.
Odejście od papieru
Według danych z raportu przygotowanego przez Iron Mountain firmy posiadają dziś około 70 proc. zasobów informacji w formacie cyfrowym, a 30 proc. fizycznych. I wszystko wskazuje, że już wkrótce odsetek danych cyfrowych będzie jeszcze większy.
– Nawet 93 proc. respondentów biorących udział w naszym badaniu deklaruje, że ich celem jest wyeliminowanie z organizacji papierowych dokumentów w ciągu pięciu lat, a 67 proc. nadaje średni lub wysoki priorytet projektom porządkowania firmowych danych – wyjaśnia Michał Ledzion, Business Development Executive w Iron Mountain. Jako główną motywację działania osoby ze stanowisk decyzyjnych wskazały przede wszystkim optymalizację kosztów, redukcję ryzyka, identyfikację dokumentów przeznaczonych do zniszczenia lub przygotowanie zasobów do sprawnej digitalizacji.
Ten trend dotyczy też dokumentacji podatkowej, ale tu pojawia się poważna wątpliwość.
– Podatnicy nie tylko chętnie przechodzą na cyfrowe formy dokumentów potrzebnych do rozliczeń z fiskusem, ale też coraz częściej chcieliby zdigitalizować także ich wersje papierowe – potwierdza Jarosław Ziobrowski, adwokat z kancelarii Ziobrowski Tax & Law.
Tymczasem nie ma pewności, czy taki zabieg nie pozbawia prawa do kosztów podatkowych.
– Nie mam wątpliwości, że fiskus nie ma podstaw do kwestionowania faktur elektronicznych i rozliczeń VAT, gdy podatnik przechowuje w formie elektronicznej faktury, które od początku miały tylko taką formę. Ale takiej pewności nie ma, gdy chodzi o faktury pierwotnie wystawione w formie papierowej, które następnie zostały zdigitalizowane. Przepisy podatkowe nie odnoszą się wprost do tej kwestii. A zgodnie z ustawą o rachunkowości dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się co do zasady w oryginalnej postaci – zauważa Hubert Cichoń, radca prawny, partner zarządzający w kancelarii Enodo Advisors.
Niestety, próby upewnienia się u fiskusa, czy zdigitalizowanie, a potem zniszczenie papierowych dokumentów nie grozi problemami, najczęściej spełzają na niczym. Fiskus nie chce wydawać interpretacji, tłumacząc, że pozwalają na to przepisy.
– Problem jest realny, a zagrożenie bardzo poważne, bo pozbawienia podatnika prawa do kosztów podatkowych – nierzadko po latach – pod pretekstem złego udokumentowania wydatku to prawdziwa katastrofa. Odmawianie podatnikom, którzy chcą zabezpieczyć się przed błędem i jego negatywnymi skutkami, prawa do interpretacji indywidualnych staje się prawdziwą. A odmowy w sprawach dotyczących poprawnej dokumentacji tylko to potwierdzają – mówi Jarosław Ziobrowski.
Podatnicy, którym fiskus nie chciał wydać interpretacji, coraz częściej wygrywają w sądach administracyjnych, ale to też nie załatwia sprawy.
– Prawo do kosztów i poprawność dokumentacji księgowej to kwestie podstawowe dla niemal każdej firmy. A ich konsekwencje mogą być bardzo poważne. Dlatego jeśli jest wątpliwość, jakie skutki podatkowe ma zdigitalizowanie papierowej dokumentacji, to powinna być ona raz a dobrze usunięta albo przez ustawodawcę, albo w drodze interpretacji ogólnej – uważa Dariusz Malinowski, doradca podatkowy, partner w KPMG.
Brak konsekwencji
Eksperci zwracają uwagę na jeszcze jeden aspekt sprawy.
– Od kilku lat polski aparat skarbowy cyfryzuje się na potęgę, a ustawodawca nakłada na podatników coraz więcej obowiązków w formie elektronicznej. Przykładem może być chociażby planowany od 2024 r. obowiązkowy system e-faktur. W tym kontekście brak jasnych reguł, jakie będą skutki digitalizacji papierowych dokumentów podatkowych, to poważna niekonsekwencja – konkluduje Hubert Cichoń.
Skarbówka nie uniknie odpowiedzi
Problem prawa do kosztów podatkowych na podstawie cyfrowych wersji papierowych dokumentów jest już widoczny w orzecznictwie. Na razie został przesądzony proceduralnie. W wyroku z 10.8.2022 r. Naczelny Sąd Administracyjny uznał, że fiskus nie może w takiej sprawie milczeć.
Chodziło o spółkę, która chciała się upewnić, czy ma prawo zaliczyć do kosztów wydatki udokumentowane za pomocą dokumentów otrzymanych w formie papierowej, które są przechowywane jedynie w formie elektronicznej, gdy egzemplarze papierowe będą zniszczone.
NSA nie zgodził się z fiskusem, że taki problem nie może stanowić podstawy do wszczęcia postępowania o wydanie interpretacji indywidualnej. Stwierdził, że podstawą udzielenia odpowiedzi na pytanie spółki powinna być ocena konkretnych dokumentów przechowywanych w postaci plików elektronicznych, na podstawie których ewidencjonowane będą określone koszty uzyskania przychodów. Sygnatura akt: II FSK 144/20.
Artykuł pochodzi z Systemu Legalis. Bądź na bieżąco, polub nas na Facebooku →
