Do uregulowania kwestii sygnalistów zobligowała Polskę unijna dyrektywa 2019/1937. Nowe przepisy zaczną obowiązywać już 25.9.2024 r.
Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wydało co prawda niedawno osobliwy komunikat, z którego wynika, że system zgłoszeń wewnętrznych dla sygnalistów trzeba wdrożyć do 1.1.2025 r. i dopiero od tego dnia będą sankcje za brak tej procedury.
Głos zabrała także Państwowa Inspekcja Pracy. Na swojej stronie wskazuje, że z perspektywy PIP ochrona sygnalistów rozpocznie się 25.9.2024 r., natomiast przepisy określające zasady składania przez nich zgłoszeń o nieprawidłowościach będą wchodziły w życie w późniejszych terminach i nowe procedury w pełni zaczną obowiązywać dopiero od 1.1.2025 r.
– Problem polega na tym, że sygnalista nie będzie w takim wypadku wiedział, do kogo się zwrócić w swojej organizacji, skoro mechanizmy wewnętrzne mają obowiązywać dopiero od nowego roku – mówi Beata Baran-Wesołowska, radca prawny i partner w kancelarii BKB Baran Książek Bigaj.
Ekspertka rekomenduje, aby trzymać się daty 25.9.2024 r. na wdrożenie procedur. Ani interpretacja PIP, ani resortu nie stanowi bowiem prawa powszechnie obowiązującego i przed sądem trudno się będzie nimi posiłkować.
Co trzeba zrobić
Procedura zgłoszeń wewnętrznych, którą należy wdrożyć, ma pewien zakres elementów obligatoryjnych.
Po pierwsze, ustalenia wymaga sposób przyjmowania zgłoszeń. Chodzi o właściwie dostosowane kanały wewnętrzne.
Zgłoszenia mogą być przekazywane zarówno w formie ustnej, jak i pisemnej, w tym e-mailowej lub za pomocą stworzonego w tym celu rozwiązania IT (np. przeznaczonej do tego platformy).
Po drugie, należy określić osoby odpowiedzialne za przyjmowanie informacji o naruszeniach.
– Tutaj kluczowa jest kwestia poufności. Oddelegowanie np. całego działu HR do takiego zadania nie wydaje się być właściwym rozwiązaniem. Jeżeli firma nie chce zatrudniać do tych zadań nikogo nowego, to może oddelegować jedną osobę lub kilka, które wykonują w przedsiębiorstwie też inne zadania. Muszą one być jednak wyraźnie upoważnione pisemnie przez pracodawcę do takich działań – wyjaśnia ekspertka.
Zwraca jednocześnie uwagę, że jeżeli dany podmiot zdecyduje się na przyjmowanie zgłoszeń w formie e-mailowej, powinien w tym celu utworzyć odrębne skrzynki właśnie do tego typu komunikacji, aby zachować poufność procesu zgłoszeniowego.
Po trzecie, ważne jest też określenie podmiotu realizującego tzw. działania następcze. – Chodzi tutaj o osoby, które podejmą dalsze kroki związane ze zgłoszonym naruszeniem, czyli np. przeprowadzą rozmowy z ludźmi mogącymi coś wiedzieć na temat zasygnalizowanych nieprawidłowości, a także z człowiekiem, który mógł się ich dopuścić – tłumaczy mec. Baran-Wesołowska.
Po czwarte, istotne jest rozstrzygnięcie, czy dany podmiot będzie przyjmować zgłoszenia anonimowe.
– To są kwestie, które musimy ustalić, a następnie zapisać w procedurze zgłoszeń wewnętrznych – mówi ekspertka.
Następne kroki
Kolejnym wymaganym krokiem są konsultacje takiej procedury z organizacją związkową, a jeżeli jej nie ma w zakładzie, to z przedstawicielami osób świadczących pracę. Trwają one nie krócej niż pięć dni i nie dłużej niż dziesięć dni od momentu przedstawienia projektu takich rozwiązań.
Następnie powinien nastąpić etap przyjęcia takiej procedury. Sposobów jest kilka.
– Może to być np. uchwała zarządu. Wszystko zależy od tego, w jakiej formie dany podmiot przyjmuje regulacje, które dotyczą jego funkcjonowania wewnętrznego – zaznacza mecenas.
Kolejny krok to ogłoszenie procedury wszystkich zatrudnionym. – Nie ma konieczności wzywania każdego pracownika, aby podpisał dokument, że się z nią zapoznał. Wystarczy, że e-mailowo albo za pomocą innego wewnętrznego narzędzia komunikacji przyjętego w firmie (np. intranet) zostanie o niej poinformowany. Zapoznać trzeba też osoby, które dopiero rekrutują się do firmy. W ich wypadku informacja w opublikowanym ogłoszeniu o pracę lub w formie e-mailowej, np. z linkiem do procedury, powinna być wystarczająca – dodaje.
Podstawa prawna: Ustawa o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928).
Artykuł pochodzi z Systemu Legalis. Bądź na bieżąco, polub nas na Facebooku →
