Do 25 września firmy muszą wdrożyć procedury wewnętrzne dotyczące sygnalistów. Wiąże się to z koniecznością zadbania o szereg kwestii.
Decyzja firmy
Jedną z nich jest przyjmowanie zgłoszeń anonimowych. Czyli jakich?
– Anonimowi sygnaliści to osoby, które dokonały zgłoszenia o nieprawidłowościach, nie podając swoich danych – wyjaśnia Gniewomir Wycichowski-Kuchta, prawnik z kancelarii DZP.
Jak wskazuje, przykładowo w firmie może funkcjonować skrzyneczka ze zgłoszeniami i ktoś do niej wrzuci informację o naruszeniach, pod którą się nie podpisze. Może to też być e-mail wysłany z adresu niezawierającego imienia i nazwiska czy innych danych, po których można byłoby zidentyfikować zgłaszającego (np. kwiatuszek97@wp.pl).
– Firmy mogą też posiadać narzędzia informatyczne do informowania o nieprawidłowościach, które posiadają opcję zgłoszeń anonimowych. Polega to na tym, że do ich wysłania nie jest konieczne uzupełnienie danych osobowych – dodaje Gniewomir Wycichowski-Kuchta.
Nie każdy ma jednak obowiązek przyjmować takie zgłoszenia.
– To od firmy zależy, czy tak się stanie. Jeżeli się zdecyduje, musi to zakomunikować też wewnątrz organizacji i wskazać w przyjętej procedurze zgłoszeń – mówi.
Są jednak sytuacje, gdzie przyjmowanie zgłoszeń anonimowych jest obowiązkowe.
– Chodzi przede wszystkim o podmioty działające na rynku finansowym. Są to instytucje zobowiązane, na mocy innych przepisów szczególnych, do wdrożenia procedur mających na celu przeciwdziałanie praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, w tym m.in. banki, fundusze inwestycyjne itp. – wylicza ekspert.
Co w sytuacji, gdy pomimo iż firma podjęła decyzję o nieprzyjmowaniu zgłoszeń anonimowych, będą one do niej trafiać?
– Nie trzeba ich procedować. Mogą zostać komisyjnie zniszczone. Natomiast jeżeli pracodawca zdecyduje się podjąć działania, to musi takie zgłoszenie zarchiwizować i trzymać przez trzy lata – mówi.
Ekspert zwraca jednak uwagę, że przy zgłoszeniach anonimowych ogólnie zbyt wielu obowiązków nie ma.
– O ile nie mamy kontaktu zwrotnego (np. anonimowego maila czy też w ramach systemu informatycznego), nie trzeba potwierdzać przyjęcia zgłoszenia czy przekazywać sygnaliście po trzech miesiącach informacji zwrotnej, jak zakończyło się postępowanie wyjaśniające, czy jeszcze trwa, czy co w tej sprawie zrobiono – podkreśla Gniewomir Wycichowski-Kuchta.
Bez „śledztwa”
Co jednak istotne, pracodawca nie może się doszukiwać, kto jest autorem zgłoszenia, w tym prowadzić np. wewnętrznego śledztwa. – Na tym polega jeden z elementów ochrony anonimowych sygnalistów. Jeżeli ktoś dokonał zgłoszenia bez ujawniania się, to działania pracodawcy wobec niego z definicji nie mają charakteru odwetowego. Chyba że firma przeprowadziła „śledztwo” i odkryła jego tożsamość – zastrzega prawnik.
Dlatego anonimowy sygnalista w przypadku zwolnienia może się powoływać na ochronę z tego tytułu tylko, jeśli byłby w stanie wykazać, że pracodawca nie zachował się lojalnie, tzn. ustalił, kto dokonał zgłoszenia. – Albo zawęził krąg potencjalnych sygnalistów np. do trzech osób i je profilaktycznie zwolnił. Wtedy ochrona z ustawy zadziała – mówi ekspert. I przypomina, że wówczas obowiązuje odwrócony ciężar dowodu i to na firmie będzie spoczywał obowiązek wykazania, że zwolnienie nastąpiło z przyczyn obiektywnych, bez związku ze zgłoszeniem.
Podstawa prawna: ustawa o sygnalistach (Dz.U. z 2024 r. poz. 928)
Artykuł pochodzi z Systemu Legalis. Bądź na bieżąco, polub nas na Facebooku →
