Stan faktyczny
Czynny podatnik VAT wystawia w swoim systemie informatycznym faktury sprzedaży dokumentujące świadczone przezeń usługi. Proces wystawiania faktur jest ściśle określony i kończy się zatwierdzeniem dokumentu w systemie informatycznym. Zatwierdzona faktura sprzedaży, mimo że nie została przekazana komukolwiek w jakikolwiek sposób (w formie elektronicznej ani papierowej) nie może być zmodyfikowana ani usunięta. Zdarza się, że osoba odpowiedzialna za zatwierdzenie faktury w wyniku błędu wygenerowała w bazie danych i zatwierdziła fakturę, która nie powinna być wystawiona, gdyż np. usługa nie została jeszcze wykonana, została wykonana w innym terminie (błędna data sprzedaży), błędnie otrzymała niewłaściwy numer dokumentu albo transakcja niepodlegająca opodatkowaniu została udokumentowana fakturą a nie notą księgową. W związku z faktem, że nie ma technicznych możliwości usunięcia faktury z systemu, jedynym racjonalnym rozwiązaniem jest wystawienie faktury korygującej wartościowo odpowiadającej błędnej fakturze pierwotnej, jednak z wartością ujemną. Taka faktura korygująca będzie miała w swojej treści analogiczne dane, jednak w powiązaniu z fakturą pierwotną wartość transakcji udokumentowana łącznie tymi dwoma dokumentami będzie po zsumowaniu równa zero. Zarówno błędna faktura pierwotna jak i faktura korygująca wystawiona do niej nie będą wysyłane w jakikolwiek sposób do kontrahenta, a jedynie będą zapisami w bazie danych podatnika.
Podatnik złożył wniosek o wydanie interpretacji podatkowej, pytając, czy takie postępowanie jest prawidłowe.
Stan prawny
Żaden przepis nie reguluje czynności anulowania faktury. Art. 106j VATU określa przypadki, w których podatnik może wystawić fakturę korygującą, ale nie ma w nim mowy o przypadku błędnego wystawienia faktury w ogóle (jako takiej).
Stanowisko organu interpretującego
Organ wskazał, że najczęściej wystawienie faktury utożsamia się z jej sporządzeniem jako dokumentu oraz przekazaniem innemu podmiotowi, a przez to wprowadzeniem do obrotu prawnego. Jednak wystawienie faktury w znaczeniu literalnym odnosi się do fizycznego utworzenia dokumentu, który zawiera dane wynikające z art. 106e ust. 1 VATU. Wystawienie faktury, chociaż samo w sobie nie powoduje powstania obowiązku podatkowego, to może powodować zapłatę podatku wykazanego na fakturze (art. 108 ust. 1 VATU) oraz obowiązek wykazania danych z faktury w ewidencji, informacji podsumowującej czy też deklaracji podatkowej. Zatem wystawienie faktury związane jest z pewnymi konsekwencjami w sferze podatkowoprawnej.
W rozpatrywanej sprawie mamy do czynienia z fakturami, które nie zostały wprowadzone do obiegu prawnego – wystawiona faktura w żaden sposób nie została nikomu przekazana. Faktury, o które chodzi, nie powinny zostać wystawione. Tym samym uznać należy, że z wystawieniem takiej faktury nie wiążą się żadne obowiązki ani prawa, ponieważ nie dokumentuje zdarzenia gospodarczego pomiędzy podmiotami wskazanymi na tej fakturze. Z tego względu faktura powinna zostać wyeliminowana z obrotu.
Jednakże przepisy nie regulują kwestii dotyczącej anulowania wystawionych faktur. Tym niemniej, praktyce – w drodze wyjątku – dopuszcza się anulowanie faktury, sprowadzające się do przekreślenia oryginału i kopii faktury oraz dokonaniu na nich adnotacji uniemożliwiających ich powtórne wykorzystanie. Oczywiście, pod warunkiem, że faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego i dokumentuje czynność niedokonaną. Anulowanie powinno odbyć się poprzez opatrzenie faktur odpowiednią adnotacją o przyczynie i okolicznościach anulowania i pozostawienie ich w dokumentacji podatkowej, bez wprowadzania ich do ewidencji i wykazywania wynikających z nich kwot w deklaracji VAT. Ponadto należy zaznaczyć, że anulowanie faktury VAT powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności. Tym samym podatnik powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych.
Reasumując, podatnikowi przysługuje prawo do anulowania pomyłkowo wystawionej faktury. Nie czyni tego jednak poprzez wystawienie faktur korygujących z wartością ujemną, ale poprzez anulowanie pierwotnie wystawionej faktury. Na to rozstrzygnięcie nie może mieć wpływu fakt, że podatnik nie ma możliwości innego wyzerowania transakcji, jak tylko poprzez wystawienie faktury korygującej, co jest związane ze stosowanym przez podatnika programem księgowym. Techniczne uwarunkowania wynikające z przyjętych rozwiązań informatycznych nie mogą uzasadniać postępowania niezgodnego z obowiązującymi w tym zakresie zasadami, ponieważ wystawienie faktury korygującej w rozpatrywanej sprawie naruszałoby art. 106j VATU.
Rozstrzygnięcie organu zasługuje na aprobatę. Trochę gorzej już z uzasadnieniem, w którym organ trzyma się uparcie rozwiązań aktualnych na gruncie faktur papierowych, a więc aktualnych w coraz mniejszym stopniu. Nie otrzymujemy więc wskazówek, jak anulować faktury elektroniczne. Może dlatego, że w tym celu wystarczy wykonać komputerową czynność „usuń” (delete) i jest po sprawie, o ile czynność taka nie jest blokowana informatycznie, jak w niniejszym kazusie.
Jeśli chodzi o sytuację podatnika, który wniósł o interpretację, to z jednej strony (tej ważniejszej) może być on z interpretacji zadowolony, bo organ wyraźnie wskazał, że wystawienie błędnej faktury niewprowadzonej do obrotu prawnego nie grozi mu żadnymi konsekwencjami podatkowymi. Z drugiej strony, musi zdawać sobie sprawę, że przyjęty przezeń sposób „anulowania” błędnych faktur został uznany za nieprawidłowy, a więc, by spać spokojnie i mieć czyste sumienie, powinien odpowiednio zmienić swój informatyczny system fakturowania.
