Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt. 7 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775; dalej: VATU), faktura powinna zawierać m.in. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, którą sprzedawca zapewnia nabywcy. To dość oczywista konstatacja, ale zarazem ważna. Faktura jest bowiem dokumentem sformalizowanym (potwierdzającym zaistnienie określonego zdarzenia gospodarczego), który powinien spełniać szereg wymogów przewidzianych przepisami prawa. Faktura powinna m.in. jednoznacznie określać imiona i nazwiska lub nazwy podatnika (sprzedawcy) i nabywcy, oraz ich adresy. Powinna także zawierać dane nabywcy towaru lub usługi i tym samym dokumentować rzeczywiste zdarzenia gospodarcze, a jako wystawca i nabywca powinni widnieć faktyczni uczestnicy transakcji. Celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Wszelkie odstępstwa od takiego rzeczywistego przebiegu rodzą ryzyko, że faktura będzie uznana za pustą. A to niebezpieczne nie tylko dla nabywcy usługi, lecz także dla wystawcy.
Wraz z nadchodzącym obowiązkowym KSEF, wielu podatników „rzeźbi” na nowo swoje faktury. Trzeba je dostosować do wymogów schemy, a także zadbać, aby wizualizacje tych faktur nie tylko dobrze wyglądały, lecz także aby spełniały wymogi z przepisów. Wbrew pozorom, nazwa sprzedawanych towarów i usług bywa newralgiczną pozycją na fakturze. Dlatego warto zwrócić uwagę na praktykę podatkową, dotykającą tego niepozornego, wydawać by się mogło, zagadnienia. Warto też wyciągać z tej praktyki stosowne wnioski.
Czego dotyczyła sprawa
Podatnik świadczy usługę sprzątania terenów zewnętrznych dla swojego kontrahenta, w wielu lokalizacjach. W przeszłości, na każdej z faktur wyszczególnione były wszystkie obiekty, na których świadczona była usługa sprzątania. Faktury takie miały więc kilkanaście odrębnych pozycji, wskazujących na świadczenie kilkunastu (choć tożsamych) usług. Nabywca usługi (być może dostosowując się do KSEF) wymaga jednak wystawienia faktury bez podziału na poszczególne obiekty; na fakturze ma być wykazywana jedna pozycja i łączna miesięczna kwota za realizację usługi.
W efekcie, podatnik powinien wystawiać faktury „po nowemu”, to znaczy zbiorczo. Postanowił więc potwierdzić, czy faktycznie ma prawo wystawiania faktury z jedną pozycją uwzględniającą zrealizowane świadczenia odzwierciedlającą wykonanie poszczególnej usługi, czy też dotychczasowy sposób fakturowania, jeśli chodzi o liczbę pozycji na fakturze, był jednak słuszny.
Stanowisko Organu
Dyrektor KIS wydał w sprawie interpretację indywidualną z 17.11.2025 r., 0111-KDIB3-2.4012.640.2025.2.MGO, Legalis. Przypomniał w niej, że treść art. 106e ust. 1 VATU określa, jakie elementy powinna zawierać faktura. Są to elementy obligatoryjne, których podanie ma przede wszystkim cel fiskalny. Służą one bowiem do prawidłowego zidentyfikowania dla celów podatkowych strony podmiotowej danej transakcji, rodzaju transakcji, jak również wartości służących do określenia w kwotach bezwzględnych wysokości zobowiązania podatkowego. Podmiot zobowiązany do wystawienia faktury powinien precyzyjnie określić rodzaj „fakturowanej” czynności, tj. podać nazwę (rodzaj) towaru lub usługi. Źródłem tego obowiązku jest aktualnie art. 106e ust. 1 pkt 7 VATU. Z treści tego przepisu wynika zaś jednoznacznie, że faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać m.in. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi.
W konsekwencji, na fakturze dokumentującej sprzedaż powinna widnieć nazwa „usługa sprzątania zewnętrznego, odśnieżania i usuwania oblodzeń”, a nie poszczególne elementy tego świadczenia, tj. w odrębnych pozycjach każdy z obiektów, na których była świadczona usługa. Przedmiotem umowy jest bowiem jedna usługa. Ustawodawca co prawda nie zabrania umieszczania na fakturze dodatkowych informacji. Po wypełnieniu obowiązków nałożonych przez obowiązujące przepisy prawa podatkowego można zamieścić w części informacyjnej faktury także dodatkowe informacje. Skoro jednak przedmiotem sprzedaży jest jedna usługa, to wyłącznie ta jedna usługa powinna być wskazana na fakturze jako przedmiot sprzedaży. Natomiast wykaz wszystkich obiektów z adresami może być umieszczony poza elementami obowiązkowymi faktury jako elementy dodatkowe, np. w części informacyjnej faktury lub w osobnym dokumencie np. w kosztorysie. Umieszczenie dodatkowych zapisów na fakturze nie powinno naruszać jej czytelności.
Komentarz
Omawiana interpretacja pewnie przeszłaby bez głośniejszego echa, gdyby nie nadchodzące wielkimi krokami wejście w życie obowiązkowego KSEF. Faktury ustrukturyzowane oczywiście również obowiązkowo powinny zawierać nazwę sprzedawanego towaru lub usługi (w polu P 7). Wydawać by się mogło, że co jak co, ale akurat nazwa towaru czy usługi to kwestia prozaiczna. Podatnik wie przecież, co sprzedaje.
Nic bardziej mylnego, w praktyce w polu „nazwa” bardzo często wskazywane są informacje niewiele z nazwą mające wspólnego. Możemy odnaleźć tam zatem np. indeksy wewnętrzne, oznaczenia kodów towarów, nazwy robocze, skróty różnej maści, oznaczenia w obcym języku, itp.
Czasem może istnieć problem w ogóle z identyfikacją świadczenia. Dotyczy to zwłaszcza świadczeń kompleksowych. Przypomnijmy, że co do zasady, każde świadczenie powinno być dla VAT traktowane jako odrębne i niezależne, jednak w sytuacji, gdy jedna usługa obejmuje z ekonomicznego punktu widzenia kilka świadczeń, usługa ta nie powinna być sztucznie dzielona dla celów podatkowych. Zatem, z ekonomicznego punktu widzenia, usługi nie powinny być dzielone dla celów podatkowych wówczas, gdy tworzyć będą jedną usługę kompleksową obejmującą kilka świadczeń pomocniczych. Jeżeli jednak w skład świadczonej usługi wchodzić będą czynności, które nie służą wyłącznie wykonaniu czynności głównej, zasadniczej, lecz mogą mieć również charakter samoistny, to wówczas nie ma podstaw dla traktowania ich jako elementu usługi kompleksowej.
Na fakturze dokumentującej sprzedaż świadczenia kompleksowego prawidłowym jest ujęcie całego świadczenia kompleksowego w jednej pozycji faktury dokumentującej sprzedaż, a nie wykazywanie poszczególnych elementów tego świadczenia oddzielnie (tak Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 14.2.2025 r., 0114-KDIP4-2.4012.758.2024.3.WH, Legalis). Nie należy w części zasadniczej (przeznaczonej na nazwę towaru lub usługi) wskazywać szczegółowego rozbicia elementów składowych tej usługi. W tej części powinna znaleźć się wyłącznie nazwa świadczenia kompleksowego. Jeśli więc podatnik przykładowo dostarcza w ramach świadczenia kompleksowego system monitoringu, w treści faktury powinien wskazać to właśnie świadczenie (w jednej pozycji), zamiast rozbijać je na kilkadziesiąt odrębnych pozycji (np. dostawa kamery, serwera, okablowania, montaż, itp.). Nawet, jeśli kontrahent ma w tym zakresie inne oczekiwania (co się często zdarza).
I choć ww. problem to może nie jest największe wyzwanie związane z KSeF, trzeba o nim pamiętać. Skoro bowiem fiskus będzie miał nieograniczony dostęp do faktur ustrukturyzowanych, może też interesować się praktyką podatników związaną z wypełnianiem pola P 7. W moich wdrożeniowych doświadczeniach KSeF problem ten jest jak najbardziej żywotny. Rzutuje on zresztą na różne inne instytucje podatkowe. Kilkanaście pozycji na fakturze, sugerujące kilkanaście usług rodzi problemy, m.in. także co do momentu ich wykonania, a więc rozpoznania obowiązku podatkowego.
Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 17.11.2025 r., 0111-KDIB3-2.4012.640.2025.2.MGO, Legalis
Artykuł pochodzi z Systemu Legalis. Bądź na bieżąco, polub nas na Facebooku →
