Zgodnie z art. 109 ust. 3 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775; dalej: VATU), podatnicy są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku i sporządzenie informacji podsumowującej. Chodzi o deklarację z ewidencją JPK V7. Szczegółowy zakres danych ujmowanych w tej ewidencji określa zaś rozporządzenie Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z 15.10.2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2019 r. poz. 1988; dalej: SzczegZakrDanDeklR).

Obowiązkowy KSeF to rewolucja w zakresie wystawiania i odbierania faktur VAT. A przecież to faktury VAT są dokumentami, które z zasady ewidencjonowane są w ramach ewidencji z deklaracją VAT. Między JPK a KSeF zaistnieć muszą daleko posunięte synergie. Nowy sposób fakturowania musi odnaleźć odzwierciedlenie również w sposobie ewidencjonowania i deklarowania VAT w comiesięcznej bieżącej praktyce biznesowej. Prace prawotwórcze nad SzczegZakrDanDeklR toczyły się dwuetapowo. Minister Finansów miał swoje pomysły tak przed pierwotną datą wejścia w życie obowiązkowego KSeF jak i tą nadchodzącą datą ostateczną. Wreszcie, poznaliśmy finalne brzmienie przepisów, które wchodzą w życie od 1.2.2026 r. Zawirowania prawotwórcze tłumaczą zaś niezbyt przystępną nazwę aktu prawnego (rozporządzenie w sprawie zmiany rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług).

Numer KSeF w JPK

Podatnik w ewidencji sprzedaży będzie musiał wykazywać numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, jeżeli taki numer został nadany. Pierwotnie, obowiązek ten miał zostać odsunięty w czasie do 31.7.2026 r. W pierwszych miesiącach obowiązywania KSeF obowiązkowego, oznaczanie numerami KSeF faktur w ewidencji miało być stosowane na rozruch, fakultatywnie. Ale tak nie będzie, gdyż obowiązek ten pojawi się od 1.2.2026 r.

Co ważne (i dużo trudniejsze w praktyce), analogiczny obowiązek dotyczyć będzie ewidencjonowania numeru KSeF faktur zakupowych. Zgodnie z pierwotnymi założeniami, faktury zakupowe mogły być oznaczane dodatkowo numerami KSeF jedynie fakultatywnie. Tak również nie będzie, gdyż począwszy od 1.2.2026 r. także faktury zakupu trzeba będzie na potrzeby ewidencji JPK VAT stosownym numerem KSeF oznaczać.

Nic nie wskazuje na to, aby obowiązek ten nie dotyczył podatników nieobjętych od 1.2.2026 r. obowiązkowym KSeF. Przepisy SzczegZakrDanDeklR nie różnicują ww. obowiązków od statusu podatnika, ani od tego od kiedy w istocie ciążą na nim obowiązki KSeF. Zatem zarówno podmioty wchodzące w KSeF od 1.2.2026 r. jak i od 1.4.2026 r. muszą ww. wymogi spełniać. Zaprawdę, nie ma więc większego sensu różnicowanie dat wejścia w życie KSeF, skoro w istocie i tak już od 1.2.2026 r. należy na KSeF być gotowym (jeśli nie na sprzedaż to jednak na zakup). Zwłaszcza, pamiętając o sankcjach za błędy w JPK.

Co więcej, numer identyfikujący KSeF jest wykazywany w ewidencji, o ile został on nadany i nastąpiło to do dnia przesłania ewidencji. W przypadku gdy faktura offline jest udostępniana nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF (bo nabywca jest np. podmiotem zagranicznym lub konsumentem), a na dzień przesłania ewidencji podatnik nie posiada numeru KSeF, będzie ona wykazywana w ewidencji po stronie danych pozwalających na prawidłowe rozliczenie podatku należnego i oznaczana jako „DI” (o czym szerzej niżej). Po uzyskaniu numeru KSeF, podatnik będzie musiał skorygować ewidencję i oznaczyć tę fakturę numerem KSeF.

Szkolenia online z zakresu podatków – Sprawdź aktualny harmonogram Sprawdź

Nowe oznaczenia

Minister Finansów wrócił do części rozwiązań już wcześniej proponowanych, które w przejściowym stadium prac legislacyjnych nie znalazły uznania bo w pierwotnej wersji nowych przepisów się nie znalazły. I dodał nowe! Chodzi konkretnie o oznaczenia w ewidencji sprzedaży, ale także w ewidencji zakupów:

  • „OFF” – w ten sposób oznaczana będzie faktura wystawiona w czasie awarii KSeF. Oznaczenie to wskazuje, iż z uwagi na brak aktywności tego systemu, faktura na dzień złożenia JPK VAT z deklaracją nie posiada numeru identyfikującego KSeF i nie została przesłana do tego systemu. Oznaczenie to zapewni identyfikację przypadków faktur wystawianych podczas awarii Krajowego Systemu e-Faktur;
  • „BFK” – w ten sposób oznaczana będzie faktura elektroniczna oraz faktura w postaci papierowej, wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur w przypadku braku obowiązkowego wystawiania faktur przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Jakie to faktury? Zostawiając kwestie całkowitej dezintegracji KSeF (z uwagi na kryzys państwowy i ogłoszenie awarii KSeF w środkach masowego przekazu), „BFK” wydaje się właściwym oznaczeniem przede wszystkim dla różnej maści faktur zakupowych od kontrahentów zagranicznych (WNT, import usług);
  • „DI” – odnosić się ono będzie do wszelkich innych dokumentów, które nie są fakturą ustrukturyzowaną, elektroniczną lub papierową, a pojawia się konieczność wykazania ich w ewidencji VAT. Obowiązek opatrzenia oznaczeniem DI dotyczy wszystkich innych przypadków dokumentów, które nie będą posiadały numeru KSeF i nie zostały przesłane do KSeF, ani nie będzie można ich oznaczyć BFK i OFF. Ale co ciekawe, będą to także faktury wystawione w trybie offline24 (zgodnie z nieszczęsnym art. 106nda VATU), które na dzień przesłania ewidencji nie posiadają numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF. Po uzyskaniu numeru KSeF podatnik powinien skorygować JPK VAT z deklaracją w części sprzedażowej i skorygować oznaczenie poprzez oznaczenie tej faktury numerem KSeF. Co równie ważne, oznaczenia DI oraz RO i WEW mogą występować razem.

Inne zmiany

Są też inne, mniej strategiczne zmiany (np. w zakresie systemu kaucyjnego, wykazywania podatku z tytułu niezwróconej kaucji pobranej za produkty w opakowaniach na napoje objęte systemem kaucyjnym).

Przypomnijmy, że 12.2026 r. wchodzą w życie także i inne zmiany, wynikające z rozporządzenia Ministra Finansów z 29.12.2023 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2024 r. poz. 13; dalej: ZmZakrDanDeklR23(1)), czekającego cierpliwie na wejście w życie (a zmienianego przez omawiane rozporządzenie zmieniające). Te zmiany dotyczą m.in. ewidencjonowania faktur rozliczeniowych do zaliczek nieudokumentowanych fakturą (art. 106a pkt 1 a) VATU). Są też zmiany o czysto doprecyzowującym charakterze.

Komentarz

Oj, trudno się czyta omawiane przepisy. W dużej mierze dlatego, że mamy do czynienia z nowelizacją przepisów wykonawczych, które jakkolwiek opublikowane w Dzienniku Ustaw, nie weszły jeszcze formalnie w życie. Minister Finansów obrał zresztą bardzo nieprzystępną strategię prawotwórczą. Przykładowo, pierwotnie § 11c znowelizowanego SzczegZakrDanDeklR wprowadzał zasadę, zgodnie z którą do 31.7.2026 r. ewidencja sprzedaży może nie zawierać numeru KSeF faktury. W najnowszej wersji, przepis ów odnosi się już do oznaczenia „FP” na fakturach wystawianych do paragonów fiskalnych. Przy tej okazji… nie ma już odroczenia obowiązku oznaczania ewidencji sprzedaży numerami KSeF. Zatem, obowiązek ten obowiązuje od 1.2.2026 r.

Wszystkie aktualności n.ius® po zalogowaniu. Nie posiadasz dostępu? Kup online, korzystaj od razu! Sprawdź

Artykuł pochodzi z Systemu Legalis. Bądź na bieżąco, polub nas na Facebooku →