KSeF diametralnie zmienił życie wielu firm. Jeden z dylematów, które przyniósł, to dokumentowanie wydatków ponoszonych przez pracowników. – Przed wejściem KSeF pracownik, który np. jechał na konferencję czy negocjacje z kontrahentem, brał faktury na firmę, opisywał je i zanosił do księgowości. Oczywiste było, kto poniósł wydatek i w jakim celu. W KSeF wszystkie faktury (tzw. ustrukturyzowane) trafiają do jednego worka. I księgowi mają problemy z przyporządkowaniem ich do danego pracownika, zdarzenia, projektu czy transakcji– mówi Robert Łuszczyna, senior menedżer w EY.
Dodatkowe oznaczenia
Ekspert podkreśla, że tym problemom można zapobiec, podając dane pracownika w wysyłanej do KSeF fakturze.
– Z reguły służy do tego pole Podmiot3. Dane musi wprowadzić sprzedawca. Zależy to od jego dobrej woli, bo nie ma takiego obowiązku. I nie wszyscy te informacje wprowadzają, także dlatego, że część komercyjnych programów nie przewiduje takiej możliwości – mówi Robert Łuszczyna.
O tym, że mogą być kłopoty z przyporządkowywaniem faktur, pisaliśmy w „Rzeczpospolitej” jeszcze sporo przed wejściem KSeF, m.in. 16 września. Jak firmy sobie z nimi radzą? Zmieniły zasady dokumentowania wydatków i teraz pracownik bierze fakturę nie na pracodawcę, a na siebie. Nie trafia ona więc do KSeF (bo faktur dla konsumentów nie trzeba wprowadzać do nowego systemu).
Korzystne interpretacje
Pojawia się jednak pytanie – czy taką fakturę można rozliczyć w podatkowych kosztach?
Fiskus nie ma nic przeciwko. Spójrzmy na interpretację w sprawie spółki zajmującej się badaniami klinicznymi. Jej pracownicy często wyjeżdżają służbowo. Ponoszą różne wydatki. Są one raportowane (i dokładnie opisywane) w wewnętrznym programie.
Spółka informuje, że po wejściu KSeF wydatki mogą być dokumentowane fakturami wystawionymi na imienne dane pracownika. Czy może je rozliczyć w kosztach? Sama spółka jest przekonana, że tak. Podkreśla, że ustawa o CIT nie stanowi, iż „warunkiem sine qua non rozpoznania kosztu jest wyłącznie posiadanie faktury wystawionej bezpośrednio na podatnika”. Dodaje, że ten argument jest aktualny „na tle nowych realiów związanych z fakturowaniem ustrukturyzowanym”. Fiskus zgodził się z tym stanowiskiem (interpretacja nr 0111-KDIB1-3.4010.150. 2026.1.JG).
Korzystna dla podatników jest też interpretacja w sprawie spółki, która działa w międzynarodowej grupie i zajmuje się m.in. marketingiem oraz promocją. W związku z wejściem KSeF zmieniła model dokumentowania wydatków ponoszonych przez pracowników. Wcześniej brali faktury na spółkę. Teraz na siebie. „Zmiana wynika z konieczności zapewnienia prawidłowej i kompletnej ścieżki weryfikacji poszczególnych wydatków pracowniczych” – informuje spółka we wniosku o interpretację. Podkreśla, że faktury na firmę trafiają do KSeF i „proces powiązania konkretnego wydatku z właściwym pracownikiem, podróżą służbową, celem biznesowym lub konkretnym zdarzeniem gospodarczym byłby znacząco utrudniony lub niemożliwy”.
Czy w nowym modelu dokumentowania wydatków spółka może rozliczyć koszty? Tak. „Spółce będzie przysługiwało prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków w kwocie brutto ponoszonych przez pracowników z tytułu podróży służbowych, opłacanych kartami służbowymi i dokumentowanych fakturami wystawionymi na pracownika” – czytamy w interpretacji (nr 0114-KDIP2-2.4010.63.2026. 2.RK/AS).
Można rozliczyć
Z tego wniosek, że brak faktury wystawionej w KSeF na firmę nie dyskwalifikuje kosztów. Można je rozliczyć na podstawie zwykłej faktury (papierowej bądź elektronicznej, niewprowadzonej do KSeF) wystawionej na pracownika.
– Oczywiście konsekwencją takiego rozwiązania jest brak prawa do odliczenia VAT. Nie można tego zrobić na podstawie faktury, w której jako nabywca jest wskazany inny podmiot – tłumaczy Robert Łuszczyna. Dodaje, że nieodliczony VAT można za to zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów (co też fiskus potwierdził w drugiej z opisanych interpretacji).
Czy to opłacalne?
– Generalnie lepiej odliczyć VAT niż zaliczać go do kosztów. Każda firma musi więc się zastanowić, czy warto przyjmować wygodniejsze dla niej zasady dokumentowania wydatków fakturami na pracowników. Co ważne, na niektóre wydatki (noclegi i usługi gastronomiczne), jakie ponoszą pracownicy, w ogóle odliczenie VAT nie przysługuje. Wtedy przyjęcie takich zasad jest dla firmy neutralne – wyjaśnia Robert Łuszczyna.
Artykuł pochodzi z Systemu Legalis. Bądź na bieżąco, polub nas na Facebooku →
