Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775; dalej: VATU), podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Aktualnie ewidencja sprzedaży detalicznej prowadzona jest za pomocą dwóch rodzajów kas: z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii, które nie posiadają funkcji przesyłania danych do Szefa KAS („kasy starego typu”) oraz kas online (w tym wirtualnych), które posiadają taką funkcjonalność. Proces zastępowania kas starego typu kasami online jest jednak dość powolny. Kasy online zostały wprowadzone w 2020 r., natomiast na rynku nadal funkcjonują w znacznej liczbie kasy starego typu. Według danych Ministerstwa Finansów, stanowią one ponad 44% ogółu kas. Dlatego też zachodzi po stronie Ministerstwa Finansów potrzeba podjęcia działań, które pozwolą na pozyskiwanie przez Szefa KAS pełnych danych o tej sprzedaży. Aby ułatwić realizację tego celu, resort finansów umożliwi podatnikom stosowanie kas online, w tym wirtualnych oraz nowych, bezpłatnych rozwiązań zaopatrzonych w funkcje transmisji danych.
Na rynku brakuje obecnie bezpłatnego narzędzia do prowadzenia ewidencji sprzedaży detalicznej, takiego które zminimalizowałoby koszty i czas przedsiębiorców. Funkcji takiej nie pełni aplikacja e-paragon, która służy w istocie jedynie do realizacji części obowiązków związanych z przekazywaniem paragonów w formie innej niż papierowa. Ministerstwo Finansów proponuje zatem taką alternatywę.
KeKR – co to takiego?
KeKR ma być alternatywą dla dotychczas używanych urządzeń fiskalnych. Podatnicy dokonujący sprzedaży B2C będą mogli skorzystać z możliwości przygotowania paragonów fiskalnych przy wykorzystaniu dedykowanej i udostępnionej przez KAS aplikacji jako bezpłatnego narzędzia do wystawiania paragonów fiskalnych. Po wystawieniu paragonu fiskalnego w KeKR podatnik będzie zobowiązany przekazać ten paragon klientowi w postaci papierowej (z zasady) lub w postaci elektronicznej (na warunkach dotychczasowych). KeKR będzie gromadził i przechowywał paragony fiskalne podatników, a także przygotowywał raporty fiskalne dobowe i miesięczne, które są niezbędne do rozliczenia podatku VAT.
Podatnik korzystający z KeKR nie będzie musiał samodzielnie przechowywać tych danych u siebie. KeKR pozwoli również na prowadzenie ewidencji zwrotów i oczywistych omyłek powstałych podczas rejestrowania sprzedaży detalicznej. Innymi słowy, będzie to taka „kasa fiskalna w chmurze MF”.
Z jednej strony, dane z niej pochodzące będą oczywiście od razu dostępne fiskusowi. Z drugiej jednak, podatnik zaoszczędzi na sprzęcie tak jeśli chodzi o zakup, jak i o jego obsługę. Jedyne, co poza KeKR będzie podatnikowi potrzebne to drukarka. Podatnik z zasady nadal zobowiązany będzie wydać klientowi paragon fiskalny w postaci papierowej. Urządzenie drukujące ma być zdecydowanie tańsze niż kasa tradycyjna. Dodatkową zachętą do korzystania z KeKR ma być także ulga na zakup takiego urządzenia. Ulga przysługiwałaby na maksymalnie dwa urządzenia drukujące w wysokości 90% ceny ich zakupu, nie więcej jednak niż 200 zł (per urządzenie).
Inne zmiany
To nie koniec planowanej reformy. Jest jeszcze kilka sfer w sprzedaży B2C, które mogą doczekać się modyfikacji. Jedną z nich są e-paragony. Nie jest to rozwiązanie, które przyjęło się szczególnie w praktyce. Podstawową formą dokumentowania transakcji nadal pozostaje paragon fiskalny w postaci papierowej. Obecnie podatnik za zgodą klienta może wystawić również e-paragon. Reforma ma odwrócić rolę – e-paragon może być wystawiany nie za zgodą klienta, lecz na jego żądanie. Zatem, podatnik musi być zawsze gotowy do takiej, a nie innej formy dokumentowania sprzedaży konsumenckiej.
Po drugie, Ministerstwo Finansów planuje także przyspieszyć wymianę kas rejestrujących starego typu, tak aby wszyscy podatnicy używali kas online. Proponowana zmiana ma polegać na etapowej wymianie kas starego typu na kasy posiadające funkcję przesyłu danych do Szefa KAS. Wymiana będzie możliwa na kasy online, w tym wirtualne oraz nowe rozwiązanie KeKR.
Komentarz
Postępująca elektronizacja rozliczeń VAT pozwala Ministerstwu Finansów na snucie wizji wdrażania procesu przygotowania podobnego do KSeF rozwiązania w zakresie rozliczeń transakcji detalicznych. Ma zyskać oczywiście podatnik, ale i sam fiskus (jeszcze większa kontrola w czasie rzeczywistym, uszczelnienie systemu VAT). To też trochę forma przyznania się do tego, że dotychczasowe działania w zakresie sprzedaży B2C były niespecjalnie skuteczne. Oczywiście, cokolwiek by się nie działo, nadal nie rozwiąże to chyba wciąż największego problemu szarej strefy sprzedaży konsumenckiej, a mianowicie braku wystawiania paragonu i ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej. Nawet największe zachęty i uproszczenia nie przekonają bowiem tych, którzy z jakiegoś względu mają na wystawianie paragonów alergię.
Artykuł pochodzi z Systemu Legalis. Bądź na bieżąco, polub nas na Facebooku →
