Więcej dokumentów notarialnych w elektronicznym repozytorium

Cel projektu

Projekt rozporządzenia stanowi wykonanie upoważnienia zawartego w art. 92a § 7 ustawy z 14.2.1991 r. – Prawo o notariacie (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 614; dalej: PrNot). Konieczność wydania nowego aktu wykonawczego wynika ze zmian wprowadzonych ustawą z 17.7.2026 r. o zmianie ustawy o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców oraz ustawy – Prawo o notariacie (Dz.U. z 2026 r. poz. 1099).

Nowelizacja rozszerzyła katalog dokumentów, które notariusze będą umieszczać w CREWAN. Chodzi m.in. o dokumenty przekazywane ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych na podstawie art. 8a ustawy z 24.3.1920 r. o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 2278; dalej: NierCudzU), związane w szczególności z nabywaniem przez cudzoziemców nieruchomości oraz udziałów, akcji lub ogółu praw i obowiązków w określonych spółkach.

Nowe rozporządzenie zastąpi obowiązujące rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 25.4.2018 r. w sprawie sposobu sporządzenia elektronicznego wypisu i wyciągu z aktu notarialnego (Dz.U. z 2018 r. poz. 833). Dotychczasowa regulacja utraci moc 19.11.2026 r.

Szerszy katalog dokumentów elektronicznych

Projekt określa sposób sporządzania elektronicznego wypisu i wyciągu z aktu notarialnego oraz elektronicznego wypisu, kopii lub odpisu innego dokumentu. Reguluje również warunki organizacyjno-techniczne umieszczania tych dokumentów przez notariuszy w CREWAN i ich przechowywania, a także sposób informowania o ewentualnych przerwach w dostępie do systemu.

Rozszerzenie zakresu rozporządzenia pozostaje bezpośrednio związane ze zmianą art. 8a NierCudzU. Zgodnie z nowymi przepisami elektroniczne wypisy, kopie i odpisy dokumentów określonych w tym przepisie notariusz będzie umieszczał w Repozytorium w formacie umożliwiającym elektroniczne przeszukiwanie ich treści.

Dotyczy to m.in. dokumentów związanych z nabyciem przez cudzoziemca nieruchomości, nabyciem lub objęciem udziałów albo akcji oraz dokumentów spadkowych, jeżeli w skład spadku wchodzą określone prawa do nieruchomości lub prawa udziałowe w spółkach będących właścicielami albo użytkownikami wieczystymi nieruchomości.

Elektroniczny dokument w formacie ASiC

Zgodnie z § 2 projektu elektroniczny wypis lub wyciąg z aktu notarialnego oraz elektroniczny wypis, kopię lub odpis innego dokumentu będzie się sporządzać przez utworzenie dokumentu elektronicznego w formacie ASiC, zawierającego treść oryginału aktu notarialnego albo innego dokumentu.

Dokument przekazywany do CREWAN ma zawierać:

Jeżeli czynność została dokonana przez zastępcę notarialnego, notariusza emerytowanego albo aplikanta notarialnego wykonującego czynności na podstawie art. 22a PrNot, dokument będzie zawierał także oznaczenie tej osoby. Projekt przewiduje również możliwość opatrzenia dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez każdą z tych osób, jeżeli to ona sporządziła dany wypis, wyciąg, kopię lub odpis.

Numer Rep. N i czas umieszczenia dokumentu

Każdemu elektronicznemu wypisowi lub wyciągowi z aktu notarialnego oraz elektronicznemu wypisowi, kopii lub odpisowi innego dokumentu w chwili jego umieszczenia w CREWAN będzie automatycznie nadawany numer Rep. N.

Jednocześnie system odnotuje datę i czas umieszczenia dokumentu w CREWAN. Rozwiązanie pozwoli więc na jednoznaczną identyfikację konkretnego dokumentu elektronicznego oraz momentu, w którym został wprowadzony do systemu.

Zabezpieczenie dokumentów w CREWAN

Projekt określa również wymagania dotyczące przechowywania dokumentów. CREWAN ma funkcjonować w warunkach zapewniających przede wszystkim niezmienność przechowywanych danych.

System ma ponadto umożliwiać odnotowanie każdej zmiany oddziałującej na treść oryginału aktu notarialnego lub innego dokumentu, jak również na przechowywany w Repozytorium elektroniczny wypis, wyciąg, kopię albo odpis.

Przy wydawaniu dokumenty będą opatrywane zaawansowaną pieczęcią elektroniczną. Wymagania te mają realizować ustawową dyrektywę zapewnienia bezpieczeństwa danych przechowywanych w CREWAN, w tym ich ochrony przed nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem.

Informacja o przerwach w dostępie do CREWAN

Projekt reguluje również postępowanie w razie problemów z dostępnością systemu. Krajowa Rada Notarialna będzie zobowiązana niezwłocznie informować za pomocą środków komunikacji elektronicznej o ewentualnych przerwach w dostępie do CREWAN.

Informacja ma być przekazywana Ministrowi Sprawiedliwości, notariuszom, sądom oraz innym organom państwowym, które na podstawie przepisów szczególnych są uprawnione do dostępu do Repozytorium.

Etap legislacyjny i wejście w życie

Projekt rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie sposobu sporządzania elektronicznego wypisu, odpisu, kopii i wyciągu z aktu notarialnego lub innego dokumentu został ujęty w wykazie prac legislacyjnych Ministra Sprawiedliwości pod numerem A553. Projekt utworzono 15.9.2026 r. i obecnie znajduje się on na etapie opiniowania.

Rozporządzenie ma wejść w życie 19.11.2026 r., czyli w tym samym dniu, w którym przepisy ustawy z 17.7.2026 r. o zmianie ustawy o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców oraz ustawy – Prawo o notariacie (Dz.U. z 2026 r. poz. 1099) rozszerzające obowiązki związane z umieszczaniem dokumentów w CREWAN.