Elektroniczne wnioski wieczystoksięgowe i hybrydowe akta

Cel projektu

Projekt kontynuuje proces informatyzacji postępowania wieczystoksięgowego. Zasadniczym celem jest rozszerzenie możliwości składania wniosków i pism procesowych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, wykorzystanie dokumentów sporządzonych pierwotnie w postaci elektronicznej jako podstawy wpisu oraz stworzenie elektronicznej części akt księgi wieczystej. Projektodawca zakłada również powszechniejsze doręczanie korespondencji sądowej za pośrednictwem systemu.

Hybrydowe akta księgi wieczystej

Projektowane zmiany w art. 28 ustawy z 6.7.1982 r. o księgach wieczystych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 1066; dalej: KWU) wprowadzają zasadę, zgodnie z którą akta księgi wieczystej będą obejmować zarówno dokumenty i pisma sporządzone w postaci papierowej, jak i dokumenty i pisma elektroniczne.

Dokument papierowy nie będzie przekształcany w dokument elektroniczny, a dokument pierwotnie elektroniczny – w dokument papierowy. Papierowa część akt pozostanie przechowywana w sądzie, natomiast dokumenty elektroniczne będą przechowywane w systemie teleinformatycznym.

Elektroniczny wniosek o wpis dla szerszego kręgu wnioskodawców

Jedna z najważniejszych zmian dotyczy art. 626² KPC. Wniosek o wpis będzie można złożyć na urzędowym formularzu albo za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Projektowany art. 626²a KPC określi zasady korzystania z drugiego sposobu.

Zgodnie z założeniami każda osoba posiadająca konto w systemie teleinformatycznym będzie mogła złożyć wniosek elektronicznie. Wniosek będzie opatrywany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

Jeżeli dokument stanowiący podstawę wpisu został sporządzony elektronicznie, będzie dołączany bezpośrednio w systemie. Projekt nie eliminuje jednak dokumentów papierowych. Gdy wnioskodawca złoży wniosek elektroniczny, ale dysponuje dokumentem niesporządzonym w postaci elektronicznej, będzie musiał dostarczyć go właściwemu sądowi w terminie 3 dni od złożenia wniosku.

Inaczej będzie przy wniosku składanym tradycyjnie. Do wniosku wniesionego na urzędowym formularzu poza systemem będzie można dołączyć wyłącznie dokumenty papierowe.

Dokument elektroniczny podstawą wpisu

Nowy model ma umożliwić wykorzystanie dokumentów, które od początku zostały sporządzone w postaci elektronicznej, bez potrzeby ich drukowania. Dotyczy to m.in. decyzji administracyjnych, zaświadczeń, dokumentów geodezyjnych, protokołów czy uchwał organów jednostek samorządu terytorialnego.

Kluczowe jest rozróżnienie między dokumentem pierwotnie elektronicznym a skanem dokumentu papierowego. W postępowaniu wieczystoksięgowym nadal zasadnicze znaczenie będzie mieć możliwość zweryfikowania dokumentu stanowiącego podstawę wpisu.

Zdalny dostęp do elektronicznych akt księgi wieczystej

Zmiany w art. 36¹ KWU mają dostosować zasady dostępu do akt do ich hybrydowego charakteru. Dokumenty papierowe nadal będą przeglądane w sądzie, w obecności pracownika, przez osobę mającą interes prawny oraz notariusza.

Elektroniczna część akt ma być natomiast udostępniana tym podmiotom za pośrednictwem ogólnodostępnych sieci teleinformatycznych albo w siedzibie sądu z wykorzystaniem systemu. Dostęp będzie mógł obejmować całe akta albo tylko wskazane dokumenty.

Dokumenty elektroniczne będzie można również pobierać zdalnie. Co istotne, pobrany dokument oraz jego wydruk mają mieć moc urzędowo poświadczonego odpisu, jeżeli będą zawierały cechy pozwalające zweryfikować ich zgodność z danymi w systemie teleinformatycznym.

Wybór drogi elektronicznej będzie wiążący

Elektronizacja postępowania nie będzie polegała wyłącznie na możliwości jednorazowego wysłania wniosku przez Internet. Jeżeli wniosek zostanie złożony elektronicznie, dalsze pisma w tej sprawie również będą co do zasady wnoszone wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Jeżeli wnioskodawca mimo to złoży pismo papierowe, przewodniczący wezwie go do wniesienia pisma przez system w terminie tygodnia.

Także inny uczestnik postępowania będzie mógł dobrowolnie wybrać komunikację elektroniczną przez wniesienie pierwszego pisma za pośrednictwem systemu. Po dokonaniu takiego wyboru będzie związany elektroniczną formą komunikacji w danej sprawie.

Elektroniczne czynności sądu i doręczenia

Projektowany art. 626⁷a KPC przewiduje, że czynności sądu, referendarza sądowego i przewodniczącego będą utrwalane wyłącznie w systemie teleinformatycznym. Dane powstające w wyniku tych czynności mają być opatrywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Rozbudowany zostanie także system doręczeń elektronicznych. Sąd będzie dokonywał ich za pośrednictwem systemu, jeżeli adresat wcześniej wniósł w nim pismo albo wybrał elektroniczny sposób doręczeń. W przeciwieństwie do ogólnych zasad procedury cywilnej projekt nie pozwala na późniejszą rezygnację z elektronicznego sposobu komunikacji w toku postępowania wieczystoksięgowego.

Odrębne rozwiązanie przewidziano na etapie postępowania odwoławczego.

Zmiany dotyczące notariuszy

Projekt zachowuje obowiązek elektronicznego składania wniosków wieczystoksięgowych przez notariuszy i komorników. Obowiązek ten zostanie rozszerzony na naczelników urzędów skarbowych niezależnie od tego, czy działają jako organy egzekucyjne. Wnioski tych podmiotów będą opatrywane wyłącznie kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Jednocześnie złożenie wniosku przez notariusza nie spowoduje automatycznego związania strony czynności notarialnej elektronicznym sposobem komunikacji z sądem. Strona będzie objęta takim reżimem dopiero wtedy, gdy sama wniesie pismo za pośrednictwem systemu.

Zmiana art. 92a ustawy z 14.2.1991 r. – Prawo o notariacie (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 614) nałoży ponadto na notariusza obowiązek umieszczenia w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych elektronicznego wypisu aktu stanowiącego podstawę wpisu do księgi wieczystej. Wypis będzie opatrywany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, co pozwoli wykorzystać go bezpośrednio w elektronicznym postępowaniu wieczystoksięgowym.

Elektroniczne dokumenty banków, funduszy i SKOK

Zmianie ulegnie również art. 95 ustawy z 29.8.1997 r. – Prawo bankowe (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 38). Dokumenty bankowe, które już obecnie mogą stanowić podstawę wpisu w księdze wieczystej, będą mogły pełnić tę funkcję także wówczas, gdy zostały sporządzone pierwotnie w postaci elektronicznej i podpisane zgodnie z wymaganiami właściwymi dla tych dokumentów. Projekt nie zmienia ich zakresu ani wymogów formalnych, lecz jedynie dopuszcza ich elektroniczną postać.

Analogiczna zmiana zostanie wprowadzona w art. 194 ustawy z 27.5.2004 r. o funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 60). Elektroniczna postać dokumentu nie będzie tworzyła nowej kategorii podstaw wpisu – zmieni się wyłącznie dopuszczalny sposób jego sporządzenia.

Z kolei w art. 29 ustawy z 5.11.2009 r. o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 595) projekt przewiduje możliwość złożenia w formie elektronicznej oświadczenia właściciela nieruchomości o ustanowieniu hipoteki zabezpieczającej kredyt lub pożyczkę udzieloną przez kasę. Forma elektroniczna będzie w tym przypadku podlegała zasadom określonym m.in. w art. 78¹ KC.

Etap legislacyjny i wejście w życie

Projekt został przygotowany przez Ministra Sprawiedliwości i obecnie znajduje się na etapie opiniowania.

Projekt przewiduje trzy terminy wejścia w życie poszczególnych grup przepisów. Zmiany w KWU dotyczące hybrydowych akt ksiąg wieczystych oraz związane z nimi przepisy przejściowe mają wejść w życie 31.10.2027 r. Zasadnicza część nowelizacji, w tym możliwość powszechnego składania elektronicznych wniosków o wpis, ma zacząć obowiązywać 1.1.2028 r. Najpóźniej, 1.7.2029 r., mają wejść w życie wybrane przepisy dotyczące utrwalania czynności sądu w systemie teleinformatycznym, elektronicznych doręczeń oraz niektórych związanych z nimi zmian proceduralnych i notarialnych.

Do spraw wszczętych i niezakończonych przed wejściem w życie nowych regulacji KPC mają być stosowane przepisy dotychczasowe.