Brak podpisu pełnomocnictwa przy piśmie wnoszonym w formie dokumentu elektronicznego

Stan faktyczny rozpatrywanej sprawy

P.B. (dalej: Skarżący), reprezentowany przez profesjonalnego pełnomocnika, złożył skargę na decyzję Dyrektora Izby Administracji Skarbowej z 22.9.2022 r. Nr (…) w przedmiocie ograniczenia poboru zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych za 2022 r.

W wykonaniu zarządzeń Przewodniczącego Wydziału WSA w Szczecinie z 30.11.2022 r. wezwano pełnomocnika Skarżącego do: (i) uiszczenia wpisu sądowego od wniesionej skargi w kwocie (…) zł, jak również do (ii) usunięcia braków formalnych skargi przez podpisanie pełnomocnictwa lub nadesłanie podpisanego pełnomocnictwa do działania w imieniu Skarżącego przed WSA w Szczecinie lub przed sądami administracyjnymi, w terminie siedmiu dni od doręczenia przedmiotowego wezwania, pod rygorem odrzucenia skargi. Ww. wezwania zostały wysłane na adres elektroniczny pełnomocnika Skarżącego i uznane za doręczone 22.12.2022 r.

Stan prawny

WSA w Szczecinie w pierwszej kolejności wskazał przepisy postępowania sądowoadministracyjnego mające zastosowanie w rozpatrywanej sprawie. Zgodnie bowiem z art. 230 § 1 i § 2 ustawy z 30.8.2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 259; dalej: PostAdmU) od pism wszczynających postępowanie przed sądem administracyjnym w danej instancji pobiera się wpis stosunkowy lub stały. Pismami tymi są: skarga, sprzeciw od decyzji, skarga kasacyjna, zażalenie oraz skarga o wznowienie postępowania. Stosownie zaś do art. 220 § 1 PostAdmU sąd nie podejmie żadnej czynności na skutek pisma, od którego nie została uiszczona należna opłata. W tym przypadku, z zastrzeżeniem art. 220 § 2, 3 i 3a PostAdmU, przewodniczący wzywa wnoszącego pismo, aby pod rygorem pozostawienia pisma bez rozpoznania uiścił opłatę w terminie siedmiu dni od dnia doręczenia wezwania. W razie bezskutecznego upływu tego terminu przewodniczący wydaje zarządzenie o pozostawieniu pisma bez rozpoznania. Skarga, skarga kasacyjna, zażalenie oraz skarga o wznowienie postępowania, od których pomimo wezwania nie został uiszczony należny wpis, podlegają odrzuceniu przez sąd (art. 220 § 3 PostAdmU). Sąd odrzuca skargę postanowieniem. Odrzucenie skargi może nastąpić na posiedzeniu niejawnym (art. 58 § 3 PostAdmU). Ponadto zgodnie z art. 57 § 1 PostAdmU skarga powinna czynić zadość wymaganiom pisma w postępowaniu sądowym, a zgodnie z art. 46 § 1 pkt. 4 PostAdmU każde pismo strony powinno zawierać podpis strony albo jej przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika.

Jednocześnie WSA w Szczecinie zwrócił uwagę na zasady dotyczące pism wnoszonych za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej i wskazał, że stosownie do art. 37 § 1 i 1a PostAdmU pełnomocnik jest zobowiązany dołączyć do skargi pełnomocnictwo z podpisem mocodawcy bądź jego wierzytelny odpis, przy czym radca prawny może samodzielnie dokonać uwierzytelnienia dokumentu pełnomocnictwa. W przypadku, gdy odpis pełnomocnictwa został sporządzony w formie dokumentu elektronicznego uwierzytelnienia dokonuje się z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego albo podpisu osobistego. Zgodnie z art. 46 § 2a PostAdmU w przypadku gdy pismo strony jest wnoszone w formie dokumentu elektronicznego, powinno ponadto zawierać adres elektroniczny oraz zostać podpisane przez stronę albo jej przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Zasady podpisywania przewidziane w art. 46 § 2a PostAdmU dotyczą także załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego (art. 46 § 2b PostAdmU). Zgodnie zaś z art. 49 § 1 PostAdmU, jeżeli pismo strony nie może otrzymać prawidłowego biegu wskutek niezachowania warunków formalnych, przewodniczący wzywa stronę o jego uzupełnienie lub poprawienie w terminie siedmiu dni pod rygorem pozostawienia pisma bez rozpoznania, chyba że ustawa stanowi inaczej. Stosownie natomiast do art. 58 § 1 pkt. 3 PostAdmU, sąd odrzuca skargę, gdy nie uzupełniono w wyznaczonym terminie jej braków formalnych. Powyższy przepis ma charakter bezwzględnie obowiązujący, a zatem w przypadku nieuzupełnienia przez stronę skarżącą braków formalnych skargi w wyznaczonym terminie, sąd jest zobowiązany do odrzucenia skargi. Konieczne jest bowiem wykazanie umocowania do działania przed sądem administracyjnym.

Nieuzupełnieniem braków formalnych jest zarówno niewykonanie wezwania do uzupełnienia w ogóle, jak miało to miejsce w niniejszej sprawie, jak też jego niepełne wykonanie, np. uzupełnienie, ale tylko częściowe. Jak wskazuje się bowiem w orzecznictwie jako nieuzupełnienie braków formalnych skargi należy kwalifikować nie tylko samo niewykonanie wezwania, lecz także jego nieprawidłowe czy niepełne wykonanie (postanowienie NSA z 13.5.2011 r., II OSK 856/11, Legalis). W takiej sytuacji dopuszczalne jest ponowne wzywania strony do uzupełnienia, co w szczególności dotyczy takiego przypadku, w którym istnieją wątpliwości co do rzeczywistych zamiarów skarżącego. Wówczas sąd może ponownie wezwać do określenia charakteru pisma wraz z pouczeniem (postanowienie NSA z 9.9.2008 r., I OZ 661/08, Legalis).

Jednocześnie – jak wskazuje się w orzecznictwie – gdy przy analizie pisma strony sąd uzna, że jest ono obarczone istotnym brakiem formalnym, wzywa stronę do jego uzupełnienia, a obowiązkiem strony jest wykonanie tego wezwania zgodnie z jego treścią i w wyznaczonym terminie – pod rygorem wskazanym w tym wezwaniu (postanowienie NSA z 14.9.2011 r., II OSK 1744/11, Legalis). Innymi słowy – sąd nie może (za stronę) podejmować czynności mających na celu uzupełnienie braków formalnych pisma, a tym samym wyręczać ją w wykonywaniu ciążących na niej obowiązków procesowych.

Obligatoryjne elementy pisma wniesionego drogą elektroniczną

Przenosząc powyższy stan prawny i rozważania na temat zasad wnoszenia pism drogą elektroniczną i ich obligatoryjnych elementów, dodatkowych w stosunku do wymogów stawianych pismom wnoszonym w formie papierowej na grunt rozpatrywanej sprawy, WSA w Szczecinie wskazał, że pełnomocnictwo załączone do przesłanej drogą elektroniczną skargi nie zostało uwierzytelnione przez pełnomocnika Skarżącej zgodnie z wyżej wskazanymi zasadami. Samo zaś podpisanie skargi bądź pisma przewodniego podpisem zaufanym nie może być uznane za równoznaczne ze złożeniem oryginału pełnomocnictwa bądź z jego uwierzytelnieniem (uchwała NSA z 6.12.2021 r., I FPS 2/21, Legalis i postanowienie NSA z 15.12.2022 r., I FZ 272/22, Legalis). Dlatego też do pełnomocnika Skarżącego skierowano wezwanie do uiszczenia wpisu sądowego oraz do usunięcia braków formalnych skargi za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Przedmiotowe wezwanie nie zostało jednak przez pełnomocnika Skarżącego odebrane. Wezwanie uznano za doręczone w trybie zastępczym, na podstawie art. 74a § 8 PostAdmU, 22.12.2022 r. W wyznaczonym siedmiodniowym terminie, który upłynął 29.12.2022 r., nie uiszczono wpisu od skargi oraz nie usunięto braków formalnych skargi w ogóle, co skutkuje odrzuceniem skargi, po rozpoznaniu jej na posiedzeniu niejawnym, stosownie do art. 220 § 3 PostAdmU oraz art. 58 § 1 pkt. 3 PostAdmU.

Komentarz

Sąd się myli, a za jego błędy wszyscy płacimy

Niesłuszne skazania, tymczasowe aresztowania i zatrzymania generują koszty. Są pomysły, jak ich uniknąć.

Finansowe konsekwencje

W 2022 r. w sądach okręgowych na podstawie art. 552 KPK prawomocnie zasądzono tego rodzaju odszkodowania o wartości 882 784 zł oraz zadośćuczynienia o wartości 4 mln 166 tys. zł. To najnowsze dane Ministerstwa Sprawiedliwości, które poznała „Rzeczpospolita”.

Wcześniejsze lata kosztowały więcej. Przykład? Rok 2021. Z kasy państwa wydano na odszkodowania 4 mln 863 tys. 103 zł, a na zadośćuczynienia aż 18 mln 334 tys. 911 zł. To był jednak szczególny rok. Wówczas pieniądze za 18 lat niesłusznej odsiadki otrzymał Tomasz Komenda – 12 mln zł zadośćuczynienia i 800 tys. zł odszkodowania. Walczył o nie prof. Zbigniew Ćwiąkalski.

– To był bardzo trudny proces – mówi „Rzeczpospolitej”. – Wyliczenie kwoty odszkodowania nie było bardzo skomplikowane, ale zadośćuczynienia za krzywdy fizyczne i psychiczne jak najbardziej – dodaje profesor.

Wszystko zależy od tego, za co, w jakim zakładzie karnym przebywał skazany, z kim był w celi, jaką miał odporność psychiczną, czy siedział pierwszy raz czy kolejny. To wszystko ma ogromne znaczenie dla sądu, który podejmuje decyzję o wysokości zadośćuczynienia. Przypadek Tomasza Komendy był szczególny, stąd też szczególna i rekordowa kwota.

Nie trzeba siedzieć

– Od wielu lat odszkodowania i zadośćuczynienia płaci się głównie za zbyt długie tymczasowe aresztowania. To bolączka naszego wymiaru sprawiedliwości – podkreśla dr Piotr Kładoczny z Helsińskiej Fundacji Praw Człowieka. – Polskie sądy zbyt lekką ręką akceptują wnioski prokuratury. Są przecież inne środki zapobiegawcze, które można zastosować, kiedy po trzech miesiącach w areszcie sprawa nie posuwa się do przodu – uważa ekspert.

Wśród propozycji pojawia się areszt domowy (coś na kształt wykonywania kary pozbawienia wolności w Systemie Dozoru Elektronicznego). Można też pomyśleć o korekcie powodów aresztowania. Czy jego przesłanką musi być grożąca wysoka kara?

– Raczej nie. Jeśli prokuratura przez trzy miesiące nie potrafi przedstawić dowodów w sprawie, to chyba sprawa nie jest zbyt oczywista – ironizuje dr Kładoczny.

Co zrobić, kiedy do aresztu trafia, powiedzmy, obywatel Ukrainy? Nie ma w Polsce stałego miejsca pobytu, ale jeśli prokuratura nie była w stanie nic zrobić w jego sprawie, to nie może być to powód do dalszego przetrzymywania w areszcie.

– Tymczasowe aresztowanie nie jest karą, jest środkiem, który ma zabezpieczyć prawidłowy tok postępowania – przypomina dr Kładoczny.

Profesor Brunon Hołyst, rozmawiając z „Rz”, nie ma żadnych wątpliwości: – Jeśli państwo popełniło błąd, to musi za niego zapłacić.

Zastanawia się jednak, czy nie powinni płacić bezpośredni sprawcy błędu.

Darowizna dla Ukrainy: trzeba mieć potwierdzenie od fundacji

Polacy od pierwszych dni wojny mocno zaangażowali się w pomoc Ukraińcom. Teraz, gdy nadszedł czas podatkowych rozliczeń za zeszły rok, niektórzy chcą skorzystać z ulgi w PIT. Problem w tym, że przepisy każą dokumentować darowizny, a wielu darczyńców działało spontanicznie – dawali to, co mieli, nie bacząc na formalności.

W takiej sytuacji znalazł się jeden z czytelników. Od wybuchu wojny ofiarował potrzebującym mnóstwo rzeczy (jedzenie, ubrania, środki czystości). Przekazywał je głównie fundacji zajmującej się organizacją pomocy dla Ukraińców. Żadnych umów nie zawierał, czasami tylko przedstawiciele fundacji odnotowywali darowizny. Jak je udokumentować, aby skorzystać z ulgi? – pyta czytelnik.

Przypomnijmy, że rzeczowe i pieniężne darowizny można odliczyć od dochodu. Roczny limit na wszystkie dary to 6 proc. dochodu. Żeby skorzystać z ulgi, pomoc musi być przekazana organizacji prowadzącej działalność pożytku publicznego, np. fundacji bądź stowarzyszeniu.

Ustawa o PIT stanowi, że do odliczenia potrzebny jest dowód, z którego wynikają dane identyfikujące darczyńcę, oraz wartość darowizny wraz z oświadczeniem obdarowanego o jej przyjęciu. Idealnie byłoby więc, gdybyśmy mieli umowę darowizny ze wszystkimi potrzebnymi fiskusowi informacjami. Jeśli umowy nie zawarliśmy, może ją zastąpić pokwitowanie od przedstawiciela organizacji. Potwierdza to Krajowa Informacja Skarbowa.

– Ustawa o PIT nie narzuca określonej formy dokumentu. Nie musi to być umowa darowizny. Wystarczy pokwitowanie od obdarowanej organizacji. Takie potwierdzenie przyjęcia darowizny może być wystawione później, już po jej przekazaniu. Powinno z niego wynikać, jakie towary zostały ofiarowane, należy też wskazać ich wartość. Wystarczy opisać je ogólnie, np. artykuły spożywcze, ubrania. Nie trzeba wymieniać każdej rzeczy. Na pokwitowaniu powinien być podpis przedstawiciela organizacji, przyda się też jej pieczęć – tłumaczą konsultanci z KIS.

Z dodatkowych preferencji, wprowadzonych przez tzw. specustawę, mogą skorzystać pomagający Ukrainie przedsiębiorcy.

Wprowadzenie zakazu zabudowy musi być uzasadnione

Stan prawny

Sądowym rozstrzygnięciem zakończył się spór pomiędzy Radą Gminy Kossakowo a jednym z właścicieli nieruchomości. Wniósł on skargę na uchwałę podjętą przez Radę w sprawie uchwalenia miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego dla terenu, na którym były zlokalizowane należące do niego działki. Właściciel kwestionował zasadność wprowadzenia zakazu zabudowy kubaturowej, niedopuszczenia na przedmiotowym terenie zabudowy siedliskowej (zagrodowej) oraz zabudowań związanych z produkcją rolną dla gospodarstw rolnych. W pozwie zarzucił urzędnikom naruszenie obowiązujących przepisów poprzez przekroczenie władztwa planistycznego polegającego na pominięciu interesu indywidualnego kosztem nieuzasadnionego prymatu interesu publicznego. W jego opinii uchwała świadczyła o nieproporcjonalnej ingerencji w sferę uprawnień właścicielskich poprzez zakazanie lokalizacji na nieruchomościach rolniczych zabudowy kubaturowej, nieuzasadnionej okolicznościami sprawy. Ponadto twierdził, że w uchwale doszło także do naruszenia prawa własności, co zostało spowodowane całkowicie dowolnym określeniem sposobu zagospodarowania nieruchomości objętych miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego przy jednoczesnym pominięciu stanowiska zgłaszanego przez właścicieli nieruchomości. Uzasadniając swoje stanowisko, mężczyzna przytaczał treść obowiązującego Studium Uwarunkowań i Kierunków Zagospodarowania Przestrzennego gminy Kosakowo, według którego „nowe siedliska rolnicze powinny być lokalizowane przede wszystkim w bezpośrednim sąsiedztwie istniejących skupisk zabudowy. Na terenach znacznie oddalonych od istniejących zabudowań dopuszcza się lokalizację siedlisk zagrodowych dla gospodarstw rolnych o powierzchni nie mniejszej niż średnia powierzchnia gospodarstwa rolnego w gminie Kosakowo. Pod zabudowę zagrodową – minimalna powierzchnia działki – 5000 m²”. W opinii mężczyzny zapis ten dopuszcza co do zasady lokalizacje siedlisk zagrodowych na terenach znacznie oddalonych od istniejących zabudowań mieszkalnych, przy zachowaniu odpowiedniej powierzchni działki. Skarżący zauważył, że w Studium nie zdefiniowano terminu terenów „znacznie oddalonych od istniejących zabudowań”.

Według skarżącego wprowadzenie zakazu lokalizacji zabudowy kubaturowej nie zostało uzasadnione jako konieczne z uwagi na bezpieczeństwo i porządek publiczny, ochronę środowiska, zdrowia i moralności publicznej albo wolności i prawa innych osób. Nie wynika on również ze szczególnych warunków zagospodarowania terenu, i z tego powodu przedmiotowy zapis uchwały powinien być unieważniony.

Odpowiadając na zarzuty, Gmina wskazała, że uchwalony zakaz wznoszenia zabudowy kubaturowej na terenie działek należących do mężczyzny jest uzasadniony faktem ich położenia w otulinie Nadmorskiego Parku Krajobrazowego, w bezpośrednim sąsiedztwie terenów zagrożonych powodzią, w oddaleniu od istniejącej zabudowy, bez uzbrojenia, o niekorzystnych warunkach gruntowo-wodnych do posadowienia budynków, na terenie poprzecinanym siecią rowów melioracyjnych, w bezpośrednim sąsiedztwie kanału odprowadzającego oczyszczone ścieki z Grupowej Oczyszczalni Ścieków w Dębogórzu do Zatoki Gdańskiej oraz w obszarze planowanego regionalnego korytarza ekologicznego wyznaczonego w Planie Zagospodarowania Województwa Pomorskiego. Zdaniem urzędników zakaz był uzasadniony interesem publicznym, a nałożone ograniczenia uznano za celowe i racjonalne.

Rozstrzygnięcie WSA

WSA w Gdańsku w wyroku z 14.12.2022 r., II SA/Gd 430/22, Legalis, stanął po stronie właściciela działek. Organ po rozpatrzeniu okoliczności sprawy stwierdził, że wprowadzając zapis o zakazie zabudowy kubaturowej na terenie obejmującym działki skarżącego, urzędnicy nie wskazali racjonalności czy zasadności takiego działania. Przytaczany przez nich fakt położenia danych nieruchomości w otulinie Nadmorskiego Parku Krajobrazowego w żaden sposób nie wiązał się z postulowaną koniecznością wprowadzenia zakazu zabudowy na ich terenie. W konsekwencji WSA w Gdańsku uznał działalność uchwałodawczą gminy za wykraczającą poza wyznaczone prawem granice jej władztwa planistycznego oraz potwierdził, że zapisy planu miejscowego stały w sprzeczności ze studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego.

Opodatkowanie fundacji rodzinnych do poprawki

Długo wyczekiwana ustawa o fundacji rodzinnej, uchwalona 26.1.2023 r., jeszcze czeka na wejście w życie, a resort finansów już dostrzegł potrzebę jej zmian. W środę w Sejmie odbyło się drugie czytanie projektu nowelizacji m.in. ustawy o obligacjach z podatkową poprawką do regulacji o sukcesji biznesów rodzinnych.

Uściślenie i ulgi

Proponowane zmiany mają być odpowiedzią na postulaty uzupełnienia uchwalonych już regulacji korzystnymi rozwiązaniami podatkowymi i uszczelnieniem luk optymalizacyjnych. Jak podkreślał w Sejmie wiceminister finansów Piotr Patkowski, fundacja rodzinna ma zabezpieczać kapitał rodzinny, a nie służyć obchodzeniu przepisów podatkowych.

Pozytywnie ruch resortu ocenia Michał Wojtas, doradca podatkowy, wspólnik w kancelarii Wojtas i Zając, właściciel kancelarii sukcesyjnej SUKCESJA.

– Środowisko firm rodzinnych rozumie i zgadza się z podejściem Ministerstwa Finansów, bo przyszli fundatorzy chcą realnie korzystać z tej wyjątkowej instytucji wyłącznie do procesów sukcesyjnych w firmach rodzinnych – mówi Michał Wojtas.

Przekonuje, że ani firmy rodzinne, ani wspierający je doradcy sukcesyjni nie chcą, aby na fundacje rodzinne padło odium optymalizacji. To realna i wypracowana na zasadzie konsensusu instytucja pomagająca przedsiębiorstwom rodzinnym w budowaniu firm wielopokoleniowych.

Podobnego zdania jest Paweł Tomczykowski, doradca podatkowy, partner w Kancelarii Ożóg Tomczykowski.

– Polskie rodzinne firmy od dawna czekały na regulacje pozwalające na prostą, bezpieczną i bezproblemową sukcesję. Celem fundacji rodzinnej jest ochrona aktywów rodzinnych, sukcesja międzypokoleniowa. Chodzi o to, żeby firma trwała przez pokolenia – wyjaśnia Paweł Tomczykowski.

Ekspert podkreśla, że fundacja rodzinna pozwala na dokonanie sukcesji raz, a nie co pokolenie. Chroni m.in. przed niepotrzebnym „rozdrabnianiem” własności.

– Ukrócenie działań optymalizacyjnych to gwarancja, że będzie wykorzystywana zgodnie z jej celem, a nie do unikania opodatkowania – podkreśla Paweł Tomczykowski.

Eksperci chwalą resort finansów za wprowadzenie dodatkowych preferencji, zwłaszcza umożliwienie stosowania obniżonego, 10 proc. PIT dla wypłat także dla beneficjentów z nieco dalszej rodziny, czyli należących do I i II grupy podatkowej w podatku od spadków i darowizn.

– Krokiem w dobrą stronę jest też likwidacja bariery dotyczącej estońskiego CIT, która nie pozwalała na jednoczesne bycie beneficjentem fundacji rodzinnej i udziałowcem tak opodatkowanej spółki – wskazuje Michał Wojtas.

Różne oceny

Ekspresowa poprawka przygotowana w resorcie finansów ma jednak swoich przeciwników. Bardzo krytycznie ocenia ją Marek Kolibski, radca prawny, doradca podatkowy, partner w kancelarii KNDP Kolibski, Nikończyk, Dec & Partnerzy, który zwraca uwagę m.in. na problem opodatkowania pożyczek.

– Nowelizacja doprowadzi do absurdalnej sytuacji. Przykładowo, jeśli rodzina po jakimś czasie od utworzenia fundacji pożyczy jej 1 mln zł, a następnie co roku będzie otrzymywać 100 tys. zł odsetek od fundacji, to stawka podatku wyniesie 34 proc. Z czego 15 proc. to będzie CIT fundacji od ukrytych zysków, zaś 19 proc. PIT będzie należne od tych samych odsetek otrzymanych przez rodzinę jako zyski kapitałowe – wyjaśnia Marek Kolibski.

Ekspert także krytycznie jako dalece niewystarczające ocenia poszerzenie preferencji.

– Pozwolenie na estoński CIT to darmowy prezent, gdyż fiskus na nim nic nie traci. Oczekiwaną zmianą, która była już zaproponowana przez Senat, byłoby, aby fundacja rodzinna mogła być udziałowcem spółki w estońskim CIT.

Nadal zatem udziałowcy rodzinnych firm w estońskim CIT nie będą mogli w praktyce zastosować fundacji jako instrumentu sukcesji rodzinnej, gdyż spółka ta musi być poza fundacją – przekonuje Marek Kolibski.

Budząca skrajne emocje autopoprawka wraz z projektem została skierowana do dalszych prac do sejmowej Komisji Finansów Publicznych. W założeniu ma wejść w życie jednocześnie z ustawą o fundacji rodzinnej, czyli 22.5.2023 r.

Pensja za udawanie może być niewypłacona

Praca zdalna w kodeksie pracy powoli staje się faktem. Praktyka pokazuje, że pomimo oczywistych korzyści z niej płynących dla obu stron stosunku pracy, nietrudno o problemy. Główne wyzwanie pracodawców to zapewnienie efektywności pracy pracowników pracujących poza biurem czy po prostu realizacji przez nich zadań. Przekonała się o tym jedna z kanadyjskich firm, która dzięki oprogramowaniu do kontroli czasu pracy zdalnej ustaliła, iż pracownica nie realizowała obowiązków pracowniczych w godzinach pracy (pozorowała wykonywanie pracy). Pracownica została zwolniona z pracy. Sprawa trafiła do kanadyjskiego sądu na skutek pozwu pracownicy, która zażądała odszkodowania od pracodawcy w związku z rozwiązaniem z nią umowy o pracę. Pracodawca nie zgodził się z pracownicą i w odpowiedzi na jej roszczenie wniósł o zasądzenie odszkodowania za symulowanie przez nią pracy podczas pracy zdalnej. Oprogramowanie śledzące aktywność wykazało, że pracownica ok. 50 godzin spędziła na aktywnościach, które nie miały nic wspólnego z pracą, mimo iż z jej kart czasu pracy wynikało, że pracę świadczyła. Pracownica próbowała się bronić, podnosząc, że w tym czasie pracowała z wydrukowanymi dokumentami. Firma wyjaśniła, że program sprawdzał także pracę drukarki i okazało się, że kobieta nie drukowała żadnych dokumentów. Ostatecznie sąd zgodził się z pracodawcą i zasądził dochodzone przez firmę odszkodowanie od pracownicy za „kradzież czasu pracy” (była to kwota ok. 2500 dolarów kanadyjskich), uznając, iż rozwiązanie umowy o pracę było zasadne.

Czy u nas może być podobnie?

Wyrok bez wątpienia ma charakter bezprecedensowy, a w szczególności w naszych realiach prawnych. Czy zatem u nas mogłoby zapaść podobne rozstrzygnięcie? Czy pracodawca mógłby skutecznie pozwać pracownika za „kradzież czasu pracy”? Jak najbardziej tak. Z prawnego punktu widzenia są ku temu przesłanki, a odpowiedź znajdziemy w kodeksie pracy.

Zgodnie z naczelną zasadą prawa pracy pracownik ma prawo do wynagrodzenia za pracę wykonaną. Prawo do wynagrodzenia za czas niewykonywania pracy jako wyjątek musi wynikać z przepisów, np. wynagrodzenie za przestój. W polskim prawie pracy nie ma przepisu, który zobowiązywałby pracodawcę do wypłaty pensji w przypadku pozorowania wykonywania pracy przez pracownika. Zachowanie pracownika, który symuluje wykonywanie zadań, jest okolicznością bez wątpienia naganną. Pracownikowi zatem nie przysługuje wynagrodzenie za czas pozorowania pracy, a w razie gdy pracodawca wypłacił już wynagrodzenie, możliwe może być nawet dochodzenie jego zwrotu, i to w pełnej wysokości, co stanowi wyjątek w prawie pracy.

Zasadą w prawie pracy jest bowiem ograniczenie odpowiedzialności pracownika za niewykonywanie bądź nienależyte wykonywanie obowiązków. Pracodawca może żądać odszkodowania tylko za rzeczywistą stratę i tylko za normalne następstwa działania czy zaniechania, z którego szkoda wynikła. Dodatkowo wysokość odszkodowania nie może przekraczać trzykrotności pensji pracownika. Opisane limity nie mają jednak zastosowania do przypadków, w których pracownik wyrządził pracodawcy szkodę z winy umyślnej. Pracownik, który pozoruje pracę, z założenia robi to świadomie, a więc można uznać, że świadomie wyłudza wynagrodzenie za pracę, może więc ponieść pełną (bez ograniczeń) odpowiedzialność. W konsekwencji sąd mógłby zobowiązać takiego pracownika do zapłaty pracodawcy odszkodowania w wysokości wypłaconego wynagrodzenia za czas pozorowania przez niego pracy.

Symulowanie wykonywania pracy może zatem stanowić podstawę roszczeń pracodawcy o odszkodowanie za „kradzież czasu pracy” również i przed polskimi sądami. Jednakże warunkiem skutecznego żądania odszkodowania od pracownika jest udowodnienie przez pracodawcę pozorowania pracy przez pracownika. Ciężar dowodowy spoczywa bowiem na pracodawcy.

W sprawie, która toczyła się przed kanadyjskim sądem, istotnym dowodem było oprogramowanie do kontroli czasu pracy pracowników wykonujących pracę zdalną. Korzystanie przez pracodawcę z takiego programu wzbudziło jednak pewne kontrowersje dotyczące zakresu takiej kontroli. Sąd nie miał jednak z tym problemu i przyjął, iż takie działanie firmy było legalne. Czy w polskim systemie prawnym można śledzić aktywność pracownika pracującego zdalnie i wykorzystać wyniki ustaleń jako dowód w sporze z pracownikiem? Przy spełnieniu określonych warunków jest to możliwe.

W Polsce duża część firm stosuje oprogramowania śledzące aktywność pracowników wykonujących pracę zdalną. Co istotne, polski kodeks pracy pozwala pracodawcy na takie działania. Pracodawca może wprowadzić monitoring aktywności pracowników w szczególności w internecie, wewnętrznych systemach, na plikach pracodawcy, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Przepisy dają zatem pracodawcom podstawę prawną do stosowania programów monitorujących aktywność i efektywność pracowników. Oczywiście, konieczna jest odpowiednia regulacja tych zasad w regulaminie pracy (obwieszczeniu) i właściwe poinformowanie o monitoringu pracowników. Jeżeli zatem monitoring będzie wprowadzony prawidłowo i tak też będzie stosowany, pracodawca będzie mógł skutecznie wykorzystać jego efekty jako dowody w sporze z pracownikiem.

Pracownikom może się to nie spodobać

Z oczywistych względów tego typu programy mogą spotykać się z oporem ze strony pracowników. Bardzo ważne jest zatem wypracowanie jasnych zasad kontroli, które z jednej strony zabezpieczą pracodawcę, a z drugiej nie będą nadmiernie ingerować w sferę pracowników. Monitorowanie aktywności w godzinach pracy pracowników na służbowym sprzęcie przeznaczonym wyłącznie do pracy wydaje się adekwatnym sposobem kontroli, w szczególności przy pracy zdalnej.

Autorka jest radcą prawnym, starszym prawnikiem w kancelarii Raczkowski.

Brak wpływu przepisów covidowych na bieg terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych

Zmiany w przepisach o dopuszczeniu pracownika do pracy po urlopie rodzicielskim

Dyrektywa unijna o powrocie do pracy rodziców po urlopach

Ustawa z 8.2.2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (druk nr 2932), wdrażająca postanowienia dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1158 z 20.6.2019 r. w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów oraz uchylającej dyrektywę Rady 2010/18/UE (Dz.Urz. UE L z 2019 r. Nr 188, s. 79), została 9.2.2023 r. przekazana Prezydentowi oraz Marszałkowi Senatu. Dyrektywa 2019/1158/UE ustanawia minimalne wymagania mające na celu ułatwienie pracownikom będącym rodzicami lub opiekunom godzenia życia zawodowego z rodzinnym. Dużo uwagi poświęca m.in. powrotowi do pracy po skorzystaniu przez pracowników rodziców z przysługujących im urlopów. Zgodnie z art. 10 ust. 2 dyrektywy 2019/1158/UE państwa członkowskie zapewniają, aby po zakończeniu urlopu ojcowskiego, urlopu rodzicielskiego i urlopu opiekuńczego pracownicy byli uprawnieni do powrotu na swoje stanowisko lub na równorzędne stanowisko na warunkach nie mniej korzystnych, i do korzystania z wszelkiej poprawy warunków pracy, do której byliby uprawnieni, gdyby nie skorzystali z urlopu.

Zmiana w przepisie dotyczącym dopuszczenia pracownika do pracy po urlopach związanych z rodzicielstwem

Zgodnie z obecnie obowiązującym art. 183² KP pracodawca dopuszcza pracownika po zakończeniu urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego oraz urlopu ojcowskiego do pracy na dotychczasowym stanowisku, a jeżeli nie jest to możliwe, na stanowisku równorzędnym z zajmowanym przed rozpoczęciem urlopu lub na innym stanowisku odpowiadającym jego kwalifikacjom zawodowym, za wynagrodzeniem za pracę, jakie otrzymywałby, gdyby nie korzystał z urlopu. Ustawa wdrażająca dyrektywę 2019/1158/UE przewiduje uchylenie przepisu art. 183² KP. Nie oznacza to jednak, że pracownicy stracą możliwość powrotu do pracy na swoje stanowiska po wykorzystaniu jednego z urlopów związanych z rodzicielstwem. Nowe brzmienie uzyska bowiem art. 186⁴ KP, zgodnie z którym pracodawca będzie dopuszczał pracownika po zakończeniu urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu wychowawczego do pracy na dotychczasowym stanowisku, a jeżeli nie będzie to możliwe, na stanowisku równorzędnym z zajmowanym przed rozpoczęciem urlopu na warunkach nie mniej korzystnych od tych, które obowiązywałyby, gdyby pracownik nie korzystał z urlopu. Obecnie art. 186⁴ KP reguluje zatrudnienie po powrocie jedynie z urlopu wychowawczego. W art. 186⁴ KP nastąpi ustalenie zasad powrotu do pracy pracowników po zakończeniu wszystkich urlopów związanych z rodzicielstwem. Zmiana polega na uzupełnieniu dotychczasowego brzmienia tego przepisu o wszystkie urlopy związane z rodzicielstwem i ma na celu ujednolicenie zasad powracania do pracy pracowników po zakończeniu wszystkich urlopów płatnych związanych z rodzicielstwem: urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego oraz bezpłatnego urlopu wychowawczego.

Ponadto w Dziale VII KP po Rozdziale I zostanie dodany: „Rozdział Ia Urlop opiekuńczy”. W myśl dodanego art. 173¹ KP pracownikowi będzie przysługiwać w ciągu roku kalendarzowego urlop opiekuńczy w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga znacznej opieki lub znacznego wsparcia z poważnych względów medycznych. Wymiar urlopu opiekuńczego wyniesie 5 dni. Zgodnie z nowym art. 173³ KP do pracownika korzystającego z urlopu opiekuńczego stosowany będzie art. 186⁴ KP w nowym brzmieniu. Oznacza to, że po urlopie opiekuńczym pracownik będzie miał zagwarantowany powrót na dotychczasowe stanowisko, a jeżeli nie będzie to możliwe, na stanowisko równorzędne z zajmowanym przed rozpoczęciem urlopu na warunkach nie mniej korzystnych od tych, które obowiązywałyby, gdyby pracownik nie korzystał z urlopu opiekuńczego. Ta sama zasada będzie dotyczyła pracownika, który będzie powracał ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika (zgodnie z dodanym art. 148¹ § 6 KP).

Spory zbiorowe nie na rękę firmom

Taką opinię o nowym projekcie ustawy o sporach zbiorowych w pracy ma Związek Przedsiębiorców i Pracodawców (ZPP).

Dyskusyjna nowość

Przypomnijmy, że rząd robi kolejne podejście do nowelizacji procedur. Jeszcze w połowie ubiegłego roku przedstawiono projekt, który miał wyjść naprzeciw oczekiwaniom pracodawców i związków zawodowych, którzy zgłaszali potrzebę zmian.

Partnerzy społeczni mieli jednak wiele zastrzeżeń do przygotowanych regulacji, dlatego resort rodziny zapowiedział duże modyfikacje. Okazuje się jednak, że nowy projekt, który został niedawno opublikowany, też ma mankamenty. ZPP uważa wręcz, że większość wprowadzonych zmian jest co prawda ustępstwem, ale na rzecz związków zawodowych, a wiele postulatów organizacji przedsiębiorców nie zostało uwzględnionych.

Pracodawcy negatywnie oceniają m.in. nieznaną dotąd w polskim prawie konstrukcję pracodawcy dominującego, z którym także można wdać się w spór. Został on zdefiniowany jako podmiot, który „bezpośrednio lub pośrednio wywiera dominujący wpływ na funkcjonowanie innego pracodawcy lub przedsiębiorcy, w szczególności z tytułu własności, posiadanych udziałów lub akcji albo na mocy przepisów prawa lub umów ustanawiających powiązania organizacyjne między pracodawcami lub przedsiębiorcami”.

– W dużym uproszczeniu można powiedzieć, że w sferze prywatnej jest to tzw. spółka matka – mówi Michał Bodziony, prawnik z kancelarii PCS Paruch Chruściel Schiffter Stępień Kanclerz Littler.

Związkowcy argumentują, że to dobre rozwiązanie, bo w końcu będą oni mogli rozmawiać z podmiotami decyzyjnymi, jednak pracodawcy uważają inaczej.

– Nie po to tworzy się spółki zależne, które znają realia obowiązujące w danym zakładzie, żeby centrala musiała się angażować w spory pracownicze – mówi Michał Bodziony.

Uwagi ma też ZPP. W ocenie organizacji nowe przepisy mogą wpłynąć na zwiększenie ryzyka inwestycyjnego, gdyż inwestorzy będą musieli brać pod uwagę, czy w danym podmiocie relacje z pracownikami są poprawne i czy nie będę zmuszeni do angażowania się bezpośrednio w spory z zatrudnionymi. ZPP zwraca też uwagę, że projekt nie przewiduje jasnych kryteriów ustalania, kto jest pracodawcą dominującym i czy dany podmiot do takiej kategorii się rzeczywiście zalicza. W konsekwencji organizacja postuluje ograniczenie nowej instytucji jedynie do podmiotów będących organami administracji publicznej. Apeluje też o określenie jasnych kryteriów, kto i na jakich zasadach może zostać uznany za pracodawcę dominującego.

Michał Bodziony krytycznie odnosi się także do braku regulacji nakazujących przeprowadzenie referendum strajkowego w przypadku chęci realizacji strajku ostrzegawczego. Powód?

– Możliwe, że organizacja związkowa, która nie ma w danym przypadku poparcia większości pracowników, taką akcję przeprowadzi. Z kolei trwający dwie godziny strajk ostrzegawczy może się nie tylko odbić negatywnie na organizacji pracy w firmie, ale też wpłynąć na nią niekorzystnie pod względem wizerunkowym – wskazuje Michał Bodziony.

Ekspert negatywnie ocenia też pozostawienie maksymalnie szerokiego ujęcia przedmiotu sporu zbiorowego.

– W efekcie w spór będzie można wejść w zasadzie z każdym żądaniem. Co więcej, ustawodawca nie przewidział żadnego narzędzia dla pracodawców do weryfikowania jego legalności – dodaje.

Jego zdaniem może to być kolejna forma nacisku na firmy ze strony związków.

Z kolei według Wioletty Żukowskiej-Czaplickiej z Federacji Przedsiębiorców Polskich z punktu widzenia pracodawców problematyczne mogą być także bardzo krótkie terminy na dokonanie konkretnych czynności.

– Utrzymano minimalny siedmiodniowy termin na zaspokojenie przez pracodawcę żądań zgłoszonych przez stronę związkową. Jeszcze mniej czasu (trzy dni) będzie miał on na przekazanie związkom służbowych adresów mailowych osób u niego zatrudnionych w celu poinformowania ich o planowanym strajku – mówi Wioletta Żukowska-Czaplicka.

Jest i pozytyw

Michał Bodziony pozytywnie ocenia natomiast ograniczenie czasu trwania sporu zbiorowego do dziewięciu miesięcy, bo zdarzało się, że ciągnęły się latami.

– To był swoisty bat na pracodawcę – dodaje.

Etap legislacyjny: konsultacje

Wystawianie faktur bez ulgi

Krajowy System e-Faktur ma się stać obowiązkowy od lipca 2024 r., a już dziś oznacza wydatki. Chodzi o stworzenie zupełnie nowego oprogramowania, które zbierze dane z systemów finansowych danej firmy i na ich podstawie wystawi faktury. Z poważnymi kosztami muszą się liczyć zwłaszcza firmy, które dziś korzystają z oprogramowania szytego na miarę, bo trzeba będzie je indywidualnie dostosowywać do nowych wymogów.

Jak mówi Agnieszka Smolińska-Wiśnioch, doradca podatkowy i partner associate w KPMG, koszty wdrożenia KSeF mogą iść nawet w setki tysięcy złotych, a skala wydatków nie zawsze zależy od wolumenu obrotów firmy.

– Bardziej jest istotne, ilu systemów księgowych używa firma. Zdarza się, że inny ma do krajowej sprzedaży towarów, inny do usług, a jeszcze inny do transakcji zagranicznych. Nowe narzędzie będzie wymagało zbierania danych do jednej aplikacji, która wystawi i wyśle faktury – zauważa ekspertka. Dodaje, że choć używanie różnych systemów do różnych transakcji może się dziś wydawać uzasadnione, to po wdrożeniu KSeF będzie generowało poważne koszty.

Przepisy o KSeF nie przewidują żadnej ulgi w VAT ani w podatkach dochodowych na wydatki związane z wdrożeniem nowego systemu.

– Byłoby logiczne, gdyby ją przewidziano, podobnie jak ulgę w VAT, na zakup kas rejestrujących. Jako samorząd doradców podatkowych wnieśliśmy do resortu finansów o jej wprowadzenie, ale na razie się na to nie zdecydowano – mówi Iwona Biernat-Baran z Krajowej Rady Doradców Podatkowych. Podatnikom pozostaje zatem koszty oprogramowania czy szkolenia personelu traktować jako zwykłe koszty dla CIT czy PIT. Jednak, jak mówi Agnieszka Smolińska-Wiśnioch, należy pamiętać, że jednym z podstawowych kosztów może być licencja na używanie oprogramowania do faktur w nowym systemie.

– Należy ją traktować jako wartość niematerialną, która podlega amortyzacji, a nie ujmowaniu w bieżących kosztach – przypomina ekspertka.

Małe firmy mogą uniknąć kosztów wdrożenia KSeF, używając darmowej Aplikacji Podatnika od Ministerstwa Finansów. Spełni ona oczekiwania firm robiących do kilkunastu transakcji miesięcznie.