Awaria to zgodnie z potocznym rozumieniem stan niesprawności uniemożliwiający korzystanie z danego urządzenia lub systemu, który wystąpił w sposób nagły i niespodziewany. Awaria może dotyczyć więc także KSeF. Trzeba odróżnić ją od stanu niedostępności KSeF, pod którym to pojęciem ustawodawca przewiduje przede wszystkim prowadzenie zaplanowanych prac serwisowych. Innymi słowy niedostępność będzie planowana a informacja o niej pojawi się z wyprzedzeniem. Awaria będzie zaś zaskakiwać podatników niczym zima drogowców.
Co się więc zadzieje, gdy KSeF ulegnie awarii? Na start rozróżnić trzeba dwa rodzaje awarii. Ważna jest tu – co ciekawe – perspektywa sposobu informowania o wystąpieniu takiej awarii.
Awarie komunikowane na stronach BIP (art. 106ne ust. 1 VATU)
Awarie KSeF z zasady komunikowane będą na stronach BIP MF i w oprogramowaniu interfejsowym (art. 106ne ust. 1 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570; dalej: VATU). Zgodnie z art. 106nf ust 1 VATU, w okresie trwania awarii komunikowanej na stronach ministerialnych, podatnik ma nadal obowiązek wystawiania faktur w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem schemy faktury ustrukturyzowanej. Tyle tylko, że faktury wystawiane w takiej formie podatnik powinien udostępniać nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Podatnik jest także obowiązany do oznaczenia faktury kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur, umożliwiającym weryfikację danych na niej zawartych oraz umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury. Co równie ważne, datą wystawienia takiej faktury jest data wskazana na fakturze w pozycji P_1. Datą otrzymania takiej faktury jest zaś data jej faktycznego otrzymania przez nabywcę. Chyba, że data ta jest późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur (wówczas za datę otrzymania tej faktury przez nabywcę uznaje się datę przydzielenia tego numeru).
Faktura wystawiana w sposób uzgodniony z kontrahentem może zaginąć. Fiskus przewidział rozwiązanie także na taki wypadek. Oto bowiem na wniosek nabywcy podatnik może udostępnić ponownie tę fakturę, jeżeli ponowne udostępnienie faktury następuje przed jej przesłaniem do KSeF. Alternatywnie podatnik może też wystawić ponownie fakturę zgodnie z danymi zawartymi na fakturze będącej w posiadaniu nabywcy, przy czym faktura wystawiona ponownie może zawierać datę wystawienia i wyraz „DUPLIKAT”.
Gdy awaria zostanie okiełznana, w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii, wskazanego w BIP w komunikacie o zakończeniu tej awarii, podatnik musi przesłać fakturę do KSeF w celu przydzielenia numerów identyfikujących. Jeżeli podatnik nie wypełni ww. obowiązków (a więc wystawi w okresie awarii fakturę niezgodną ze wzorem lub nie wyśle do KSeF faktury w ciągu 7 dni od uporania się z awarią), naczelnik urzędu skarbowego nakłada, w drodze decyzji, na podatnika karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur. W przypadku faktur bez wykazanego podatku, kara pieniężna może być nałożona w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur. Tyle dobrego, że kary te mogą być nakładane dopiero od 1.1.2025 r.
Awaria nie wyklucza korygowania faktur. Mamy tu dwa przypadki do rozpatrzenia. Po pierwsze – faktura korygująca do faktury wystawionej w czasie awarii. Zgodnie z przepisami, powinna ona zawierać numer KSeF. Oznacza to, że fakturę korygującą można wystawić dopiero po nadaniu przez system numeru KSeF (a więc w praktyce po ustaniu awarii). Po drugie – faktura korygująca wystawiona w czasie awarii (do faktury ustrukturyzowanej wystawionej w czasie sprawności KSeF). Korekty takie wystawia się zgodnie z wzorem faktury ustrukturyzowanej. Na zasadach wskazanych wyżej (również z obowiązkiem wysłania ich do KSeF w ciągu 7 dni od dnia kończącego okres awarii).
Awarie komunikowane w środkach społecznego przekazu (art. 106ne ust. 3 VATU)
Inaczej rzecz ma się w przypadku awarii komunikowanych w środkach społecznego przekazu. Tu – zgodnie z art. 106ng VATU, podatnik w okresie trwania awarii wystawia faktury w postaci papierowej lub faktury elektroniczne. Dla tego przypadku nie przewiduje się obowiązku przekazywania faktur do KSeF po ustaniu tej awarii. Nie ma też w związku z powyższym sankcji związanych z naruszeniem ww. przepisów. Inna sprawa, że z założenia to rozwiązanie może być stosowane jedynie w sytuacjach nadzwyczajnych (np. zagrożenie kraju lub jego infrastruktury). Fiskus tłumaczy propozycję takiego rozwiązania „ogólną sytuacją geopolityczną Polski”. Po zakończeniu awarii komunikowanej w ww. sposób podatnik będzie z powrotem obowiązany do wystawiania e-faktur. Oby jednak sytuacji tej nie trzeba było sprawdzać w praktyce.
Komentarz
Sposób oznaczania faktur wystawianych w czasie awarii a udostępnionych nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF oraz wymagania techniczne dla tego sposobu oznaczania określi Minister Finansów w drodze rozporządzenia. Projekt już znamy. Faktura będzie oznaczana kodem weryfikującym, który stanowi unikalny ciąg znaków przedstawiony w postaci dwuwymiarowego, kwadratowego kodu graficznego QR zgodnego z normą ISO/IEC 18004:2015.
Praktyczny wniosek płynący z ww. przepisów jest jednak także taki, że podatnicy powinni zachować możliwość fakturowania „konwencjonalnego” na wypadek sytuacji nadzwyczajnych. Nie będzie taką sytuacją przypadek jakiejkolwiek awarii KSeF, o czym trzeba pamiętać. Co ważne, komunikaty o awarii mają precyzyjnie wskazywać okres jej trwania (zakończenia). Warto wiec zadbać o to, aby systemy finansowo-księgowe śledziły te komunikaty i przekazywały tę informację automatycznie.
Inna ciekawostka: faktura w czasie awarii powinna być przekazana nabywcy w sposób uzgodniony. Powinna być ona zgodna ze wzorem schemy. Wydaje się jednak możliwe przekazanie jej w formie papierowej, jeśli taka będzie wola kontrahenta. Wydaje się także, że może on nie uzgodnić innego niż ustrukturyzowany sposobu przekazania faktur. Wtedy w czasie trwania awarii nie będzie w praktyce opcji wystawiania faktury. Skoro jednak datą wystawienia takiej faktury będzie data z pola P_1, terminy fakturowania pozostaną dochowane.
Artykuł pochodzi z Systemu Legalis. Bądź na bieżąco, polub nas na Facebooku →
