Cyfrowe konta w KRS i szybsze wykreślanie „martwych” podmiotów

Cel projektu

Projekt nowelizuje przede wszystkim ustawę z 20.8.1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U. z 2025 r. poz. 869; dalej: KRSU).

Projektodawca wskazuje dwa główne obszary wymagające zmian: postępowania przymuszające służące wyegzekwowaniu obowiązku składania dokumentów finansowych oraz postępowania o rozwiązanie podmiotu wpisanego do KRS bez przeprowadzania likwidacji. Dodatkowym elementem reformy jest wprowadzenie kont przypisanych podmiotom wpisanym do rejestru i dalsza elektronizacja postępowania rejestrowego.

Obecny model postępowań przymuszających jest – według projektodawcy – mało efektywny. Postępowania dotyczące niezłożonych dokumentów finansowych stanowią około 80% wszystkich postępowań przymuszających i około jednej trzeciej niezakończonych spraw w sądach rejestrowych. W wielu przypadkach dopiero postępowanie egzekucyjne pozwala ustalić, że podmiot nie posiada majątku i faktycznie nie prowadzi działalności.

Konto podmiotu w systemie teleinformatycznym

Projektowany art. 19 KRSU ma wprowadzić zasadę, zgodnie z którą wnioski i inne pisma procesowe dotyczące podmiotów wpisywanych do rejestru przedsiębiorców albo rejestru stowarzyszeń będą składane wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

Jeżeli dla podmiotu założono już konto, wniosek lub pismo będzie musiało zostać wniesione właśnie z niego. Wyjątek przewidziano, gdy podmiot uprawdopodobni, że z przyczyn od niego niezależnych nie mógł skorzystać z konta. Naruszenie tej zasady ma skutkować zwrotem pisma bez wezwania do usunięcia braku.

Podmiot, dla którego konta jeszcze nie utworzono, wraz z wnioskiem o wpis albo zmianę wpisu będzie zgłaszał potrzebę jego założenia. Mechanizm ma doprowadzić do stopniowego objęcia systemem wszystkich podmiotów wpisanych do KRS.

Przy pierwszym doręczeniu sąd pouczy podmiot o obowiązku korzystania z konta i konsekwencjach jego niedopełnienia. Jeżeli podmiot mimo pouczenia nie założy konta, projekt przewiduje możliwość pozostawienia kierowanego do niego pisma w aktach ze skutkiem doręczenia.

Postępowanie rejestrowe w pełni elektroniczne

Zmiany w KPC mają uzupełnić nowy model. Zgodnie z projektowanym art. 694²a KPC postępowania dotyczące podmiotów podlegających wpisowi do rejestru przedsiębiorców albo rejestru stowarzyszeń będą prowadzone za pośrednictwem systemu teleinformatycznego – zarówno wszczęte na wniosek, jak i z urzędu.

Czynności sądu, referendarza sądowego i przewodniczącego będą utrwalane wyłącznie w systemie, a powstające dane elektroniczne opatrywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Co do zasady także wszystkie pisma uczestników będą musiały być wnoszone tą drogą.

Elektronizacja ma szczególne znaczenie dla postępowań wszczynanych z urzędu. Dzięki kontom pierwsze pismo sądu będzie mogło zostać doręczone elektronicznie, zamiast w formie papierowej.

Sąd otrzyma informacje z rejestru PESEL

Nowy art. 21f KRSU ma umożliwić elektroniczny przepływ informacji pomiędzy rejestrem PESEL a sądem rejestrowym. Sąd otrzyma informację o zmianie imienia, nazwiska lub numeru PESEL osoby fizycznej ujawnionej w KRS, a także o jej zgonie albo dacie znalezienia zwłok.

Informacja ma umożliwić sądowi podjęcie z urzędu działań prowadzących do usunięcia rozbieżności między KRS a rejestrem PESEL. Nie chodzi więc o automatyczną zmianę wpisu, lecz o bieżące przekazywanie sądowi danych potrzebnych do aktualizacji rejestru.

Nowe zasady postępowania przymuszającego

Projekt istotnie zmienia art. 24 KRSU. Po uzyskaniu informacji, że wniosek albo wymagany dokument nie został złożony w terminie, sąd ma najpierw wszcząć postępowanie przymuszające i przeprowadzić czynności wyjaśniające. Dopiero po potwierdzeniu uchybienia wezwie podmiot do wykonania obowiązku w dodatkowym 7-dniowym terminie.

Sąd odstąpi od nałożenia grzywny, jeżeli z akt rejestrowych wynika, że egzekucja z majątku obowiązanego może okazać się bezskuteczna. Rozwiązanie ma ograniczyć niecelowe postępowania egzekucyjne, zwłaszcza wobec tzw. martwych podmiotów.

Wzmianka o niezłożeniu dokumentów finansowych

Jeżeli dokumenty finansowe nie zostaną złożone mimo wezwania sądu, podmiot będzie wezwany jednocześnie pod rygorem grzywny oraz wpisania do KRS wzmianki o niewykonywaniu obowiązku złożenia dokumentów finansowych pomimo wezwania sądu.

Po dokonaniu wpisu sąd nie będzie wszczynał kolejnych postępowań przymuszających dotyczących tych dokumentów. Jednocześnie zawiadomi właściwy organ państwowy o podejrzeniu popełnienia czynu z art. 79 pkt 4 ustawy z 29.9.1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2026 r. poz. 522; dalej: RachunkU). Wzmianka zostanie wykreślona z urzędu po złożeniu wszystkich zaległych dokumentów.

Nowa wzmianka ma również pełnić funkcję ostrzegawczą – będzie jednoznacznie wskazywała, że obowiązek nie został wykonany pomimo wezwania sądu.

Projekt porządkuje ponadto katalog dokumentów składanych do repozytorium dokumentów finansowych. Zamiast wymieniać je w KRSU, art. 9a ust. 2 ma generalnie odsyłać do dokumentów, które zgodnie z RachunkU podlegają złożeniu we właściwym rejestrze sądowym.

Szybsze wykreślanie „martwych podmiotów”

Jeżeli mimo upływu roku od wpisania wzmianki nadal nie zostaną złożone wszystkie zaległe dokumenty finansowe, będzie to jedna z podstaw wszczęcia z urzędu postępowania o rozwiązanie podmiotu bez likwidacji. Sąd odstąpi jednak od niego, gdy z akt wynika, że podmiot posiada zbywalny majątek lub faktycznie prowadzi działalność.

Sąd będzie zwracał się o informacje do właściwego naczelnika urzędu skarbowego oraz ZUS, a ponadto sprawdzał dane zgromadzone w KRS, centralnej bazie danych ksiąg wieczystych, rejestrze zastawów i centralnej ewidencji pojazdów.

Naczelnik urzędu skarbowego będzie mógł także z własnej inicjatywy przekazać sądowi informacje wskazujące, że podatnik wpisany do KRS nie posiada majątku i nie prowadzi działalności. Otrzymanie takich danych ma prowadzić do wszczęcia postępowania o rozwiązanie podmiotu bez likwidacji.

Domniemanie braku majątku i działalności

Nowy art. 25ca KRSU ma dodatkowo ułatwić ustalenie, że podmiot jest nieaktywny. Jeżeli w ciągu 2 miesięcy od ogłoszenia o wszczęciu postępowania nie wykaże on, że prowadzi działalność lub posiada zbywalny majątek, a okoliczności takie nie będą wynikały z informacji zebranych przez sąd albo zgłoszonych przez osoby trzecie, będzie się domniemywać, że podmiot nie posiada zbywalnego majątku i faktycznie nie prowadzi działalności.

W praktyce projekt przenosi więc na podmiot ciężar wykazania okoliczności sprzeciwiających się jego wykreśleniu, jeżeli przeprowadzone przez sąd czynności nie potwierdziły istnienia majątku ani prowadzenia działalności.

Tytuł prawny do lokalu wskazanego jako siedziba

Projekt reaguje również na problem fikcyjnych adresów. Zgodnie z nowym art. 19ab KRSU podmiot będzie zobowiązany posiadać tytuł prawny do korzystania z lokalu lub nieruchomości, których adres zgłoszono do KRS jako adres siedziby.

Do wniosku o wpis lub zmianę adresu siedziby trzeba będzie dołączyć dokument potwierdzający ten tytuł.

Ochrona danych w aktach rejestrowych

Nowy art. 19aa KRSU ma ograniczyć ujawnianie chronionych danych w aktach rejestrowych. Jeżeli pismo albo załącznik zawiera dane osobowe lub inne dane, których prawo przeglądania jest ograniczone, składający będzie musiał dołączyć wyciąg z pominięciem tych danych. Brak prawidłowego wyciągu będzie traktowany jako brak formalny.

Zmianom towarzyszą przepisy ustawy z 14.2.1991 r. – Prawo o notariacie (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 614). Strona aktu notarialnego będzie mogła żądać sporządzenia przez notariusza elektronicznego wyciągu z aktu stanowiącego podstawę wpisu do KRS albo składanego do akt rejestrowych i umieszczenia go w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych.

Etap legislacyjny i wejście w życie

Rządowy projekt wpłynął do Sejmu 6.8.2026 r. i otrzymał numer druku sejmowego 3004. 11.8.2026 r. skierowano go do I czytania na posiedzeniu Sejmu, które odbyło się 18.9.2026 r. Następnie projekt skierowano do Komisji Sprawiedliwości i Praw Człowieka.

Zasadnicza część ustawy ma wejść w życie 1.10.2027 r. Część zmian dotyczących wzmianki o niewykonywaniu obowiązku składania dokumentów finansowych i wynikających z niej konsekwencji ma natomiast zacząć obowiązywać 1.10.2028 r.

Artykuł pochodzi z Systemu Legalis. Bądź na bieżąco, polub nas na Facebooku →