Wątpliwości dotyczyły m.in. przedłużenia terminu związania ofertą (w jakiej formie i terminie ma to nastąpić), na ile ściśle jest powiązany z okresem ważności wadium, dopuszczalności przerwy i konsekwencji upływu terminu związania ofertą na możliwość wybrania oferty jako najkorzystniejszej oraz zawarcia umowy, czy też maksymalnego okresu związania ofertą i ważności wadium. Wydaje się, że ustawa z 11 września 2019 roku – Prawo zamówień publicznych (dalej: NPZP) przynosi rozwiązanie większości tych problemów.
Pierwszą z nowości jest obowiązek określenia przez zamawiającego w dokumentach zamówienia terminu związania ofertą przez wskazanie daty sztywnej. Dotychczas zamawiający wskazywali w treści SIWZ liczbę dni, a teraz zamawiający wskazywał będzie konkretną datę, np. 9 kwietnia 2021 roku, jako upływ terminu związania ofertą. Data ta będzie także dniem, do którego ma być ważne wniesione wadium.
Powyżej progów
Przepis art. 220 NPZP w postępowaniach powyżej progów unijnych wydłuża podstawowy okres związania ofertą w stosunku do art. 85 Prawa zamówień publicznych (dalej: SPZP) i przewiduje, iż wykonawca jest związany ofertą nie dłużej niż 90 dni, a w przypadku, gdy wartość zamówienia dla robót budowlanych przekracza kwotę 20 mln euro, a dla dostaw lub usług 10 mln euro – nawet do 120 dni (w przypadku zamówień poniżej progów unijnych jest to nadal 30 dni). Jednocześnie pozostawiono możliwość jednokrotnego zwrócenia się przez zamawiającego o przedłużenie terminu związania ofertą o okres nie dłuższy niż 60 dni (lub 30 dni dla postępowań o wartości poniżej progów unijnych). Zrezygnowano natomiast w NPZP z możliwości przedłużania z własnej inicjatywy terminu związania ofertą oraz instytucji zawieszenia biegu terminu związania ofertą w sytuacji wniesienia odwołania po wyborze najkorzystniejszej oferty. W SPZP zawieszenie biegu terminu związania ofertą przy jednoczesnym braku podobnej regulacji dotyczącej ważności wadium powodowało liczne problemy interpretacyjne w orzecznictwie, ale także konieczność ponoszenia często znaczących kosztów związanych z utrzymywaniem wadium. Próbowano tę kwestię uregulować poprzez nowelizację SPZP i wprowadzenie obowiązku zwrotu wadium po wyborze najkorzystniejszej oferty pozostałym wykonawcom – jednakże nie rozwiązało to problemów przedłużających się postępowań odwoławczych, które toczyły się, co prawda, po terminie składania ofert, ale jeszcze przed wyborem najkorzystniejszej oferty. Uregulowanie tej kwestii w NPZP oceniam bardzo pozytywnie, gdyż w sposób istotny uprości sytuację wykonawców. Określono bowiem także, iż maksymalny okres związania ofertą nie może przekroczyć 150 dni, a w największych zamówieniach – 180 dni. Jeśli dodamy do tego wymóg, że wadium musi być ważne przez cały okres związania ofertą, to otrzymamy maksymalny okres utrzymywania ważności wadium, a tym samym ponoszenia realnych kosztów z tym związanych. NPZP nie zawiera już zatem bezprzedmiotowej w świetle powyższej regulacji zasady automatycznego zwrotu wadium wykonawcom, których oferta nie została wybrana jako najkorzystniejsza.
Na piśmie
W przeciwieństwie do SPZP przepis art. 220 ust. 4 NPZP nie pozostawia zbyt dużego pola do interpretacji co do dopuszczalnej formy przedłużenia terminu związania ofertą, przewiduje bowiem obowiązek złożenia przez wykonawcę pisemnego oświadczenia o wyrażeniu zgody na przedłużenie terminu związania ofertą. Innymi słowy, bez takiego oświadczenia przedłużenie terminu związania ofertą będzie uważane za bezskuteczne i zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 12 NPZP oferta zostanie odrzucona. Przedłużenie terminu związania ofertą w postępowaniu, w którym zamawiający wymagał wniesienia wadium (w NPZP zniesiono obligatoryjność wadium), musi być połączone z przedłużeniem okresu ważności wadium albo, jeżeli nie jest to możliwe, z wniesieniem nowego wadium na przedłużony okres związania ofertą. Przepis art. 226 ust. 1 pkt 14 NPZP także w tym zakresie doprecyzował sankcję za zaniechanie spełnienia powyższego obowiązku i przewiduje w takiej sytuacji odrzucenie oferty.
Upływ terminu
Jaki zatem skutek NPZP przewiduje w związku z upływem maksymalnego terminu związania ofertą? Zasadą jest, iż zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą w terminie związania ofertą, jednakże w sytuacji, w której zamawiający nie zdąży dokonać tej czynności w tym czasie, zamawiający wzywa wykonawcę, którego oferta otrzymała najwyższą ocenę, do wyrażenia w wyznaczonym przez zamawiającego terminie pisemnej zgody na wybór jego oferty. Mamy zatem do czynienia z nowym pojęciem – obok „terminu związania ofertą” pojawia się „zgoda na wybór oferty”. Zgoda wykonawcy nie jest ani obligatoryjna, ani połączona z obowiązkiem wniesienia nowego wadium, jest wyłącznie uprawnieniem wykonawcy. Oczywiście w sytuacji, w której wykonawca nie wyrazi takiej zgody, jego oferta (stosownie do art. 226 ust. 1 pkt 13 NPZP) zostanie odrzucona, a zamawiający zwróci się do kolejnego wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, chyba że zachodzą przesłanki do unieważnienia postępowania. Innymi słowy, upływ maksymalnego okresu związania ofertą powoduje negatywne konsekwencje wyłącznie dla zamawiającego, bowiem to on traci zabezpieczenie złożonych ofert, a wykonawcy wciąż utrzymują prawo do bycia wybranym w postępowaniu.
Zmiany dotyczące kwestii terminu związania ofertą ocenić należy pozytywnie – doprecyzowują bowiem obowiązki zamawiającego i wykonawcy, a także sankcje za ich niewypełnienie. Wprowadzenie maksymalnego okresu ważności wadium również ocenić należy „na plus”, gdyż pozwala to wykonawcom oszacować maksymalne koszty, jakie będą zmuszeni w związku z tym ponieść.
Autor jest radcą prawnym, partnerem w KDKH.PL.
