E-doręczenia dla przedsiębiorców

1.4.2025 r. to kolejna data graniczna w rozwoju systemu cyfrowej administracji. Do tego czasu przedsiębiorcy wpisani do Krajowego Rejestru Sądowego powinni utworzyć adres do doręczeń elektronicznych, który zostanie wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE). Dzięki temu komunikacja z organami administracji publicznej będzie mogła się odbywać drogą cyfrową, a doręczenie elektroniczne będzie miało taki sam walor jak doręczenie za pomocą tradycyjnej przesyłki rejestrowanej (tzw. listu poleconego). Ze wszystkimi tego konsekwencjami w postaci np. fikcji doręczeń.

Wcześniej, od 1.1.2025 r. obowiązek stosowania e-Doręczeń nałożono m.in. na organy administracji rządowej i samorządowej, ZUS, KRUS czy NFZ. Oznacza to, że gdy urząd będzie chciał wysłać do przedsiębiorcy np. decyzję, to w pierwszej kolejności sprawdzi w BAE czy odbiorca posiada adres do doręczeń elektronicznych. Jeśli tak, to prześle ją w formie elektronicznej. Po upływie 14 dni od momentu wpłynięcia informacji na skrzynkę zostanie ona uznana za doręczoną ze wszystkimi tego skutkami dla biegu terminów (np. odwołania).

Szybsze i tańsze

Ustanowienie adresu do doręczeń elektronicznych sprawia, że gdy firma np. zmienia siedzibę, to adres skrzynki się nie zmienia. Co do zasady, wejście przez przedsiębiorcę do systemu doręczeń elektronicznych powinno powodować, że domyślną formą komunikacji na linii urząd–firma będzie ta cyfrowa. Jednak w praktyce może się zdarzyć, że dany organ pomimo figurowania firmy w BAE, nadal wyśle do niej tradycyjny list polecony. Zgodnie z art. 147 ust. 6 ustawy o doręczeniach elektronicznych do końca 2025 roku, w przypadku gdy korespondencja nie może być doręczona na adres do doręczeń elektronicznych (albo z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej) „ze względu na przesłanki organizacyjne”, wówczas odstępuje się od doręczenia elektronicznego. O tym, czy zachodzą owe przeszkody organizacyjne, decyduje nadawca.

– Wprowadzenie systemu doręczeń elektronicznych to istotna, choć nie w pełni wdrożona jeszcze zmiana w funkcjonowaniu komunikacji pomiędzy podmiotami publicznymi a przedsiębiorcami i obywatelami. Założeniem tego rozwiązania jest zwiększenie pewności i efektywności obiegu dokumentów. Takie doręczenia są szybsze, możliwe do śledzenia i pozbawione niektórych ryzyk, jak chociażby zagubienia przesyłki czy listu w procesie doręczenia tradycyjnego – wskazuje adwokat Piotr Owczarek, wspólnik w kancelarii CGO Legal Chajdas Gawlak Owczarek. Jak dodaje, wdrożony w pełni system pozwoli ograniczyć koszty wysyłki, druku czy zużycia papieru i stanowić ma kolejny krok w procesie cyfryzacji administracji oraz wymiaru sprawiedliwości.

– Niestety, obecny, przejściowy zapewne, okres, cechuje spora niespójność i chaos. Brak jest bowiem sankcji za nieustanowienie adresu do doręczeń elektronicznych – podkreśla.

Efekt? Jak wynika z danych Ministerstwa Cyfryzacji dotąd ledwie co dziesiąty przedsiębiorca wpisany do KRS utworzył adres do e-doręczeń (dokładnie 84 848 z ponad 740 tys. przedsiębiorców wpisanych do KRS). W przypadku przedsiębiorców wpisanych do CEIDG skrzynki założyło 236 047 podmiotów.

To niewiele. Zwłaszcza zważywszy na fakt, że firmy, które rejestrują działalność w KRS po 1.1.2025 r. zakładają skrzynki do e-Doręczeń podczas rejestracji. To samo dotyczy nowych podmiotów podlegających rejestracji w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Usługa hybrydowa, poczta wydrukuje

Jak zauważa mec. Owczarek, choć od 1.1.2025 roku ustanowienie skrzynki do e-Doręczeń jest obowiązkowe, m.in. dla przedstawicieli zawodów zaufania publicznego (w tym adwokatów i radców prawnych), to jedyną konsekwencją niedochowania tego obowiązku wydaje się na ten moment ewentualna odpowiedzialność dyscyplinarna wyżej wymienionych. Co więcej, jak podkreśla ekspert, art. 5 ustawy o doręczeniach elektronicznych wskazuje, że w razie braku posiadania skrzynki przez adresata stosowana ma być usługa hybrydowa tj. urząd wyśle list z podpisem elektronicznym na pocztę, poczta go wydrukuje i doręczy w sposób tradycyjny.

– A to niweluje przynajmniej część korzyści, które miała wywoływać ta procedura. Według opublikowanych na początku marca danych, z 8,5 mln przesyłek nadanych w trybie ustawy, aż 7,5 mln stanowiły przesyłki w trybie hybrydowym, a z pozostałego miliona prawie 80 proc. stanowiły przesyłki między podmiotami publicznymi. Możliwe, że w przyszłości brak terminowego ustanowienia adresu do doręczeń elektronicznych i wpisu do BAE skutkować będzie uznaniem doręczenia za skuteczne, pomimo braku faktycznego zapoznania się z jego treścią. Jednak na ten moment taki rygor nie został ustanowiony – zaznacza mec. Owczarek.

Choć w ustawie nie przewidziano sankcji za niestosowanie e-Doręczeń ani narzędzi skłaniających do stosowania doręczeń elektronicznych, to resort cyfryzacji liczy na to, że korzyści płynące z tej formy komunikacji skutecznie zachęcą przedsiębiorców.

– E-Doręczenia to wygodny sposób na prowadzenie urzędowej korespondencji. Ułatwią przedsiębiorcom komunikację z administracją publiczną, eliminując konieczność wysyłania i odbierania listów w formie papierowej. Firmy mogą wykorzystywać „cyfrowy polecony” do odbierania wezwań, zawiadomień, decyzji z urzędów oraz składania wniosków i dokumentów do instytucji publicznych. Pomoże to zaoszczędzić czas oraz pieniądze, bo korespondencja urzędowa jest bezpłatna – przypomina Monika Gembicka z biura komunikacji Ministerstwa Cyfryzacji.

Kto płaci?

Bezpłatna w ramach e-Doręczeń jest korespondencja:

Natomiast podmioty publiczne będą płacić za wysyłkę dokumentów do obywateli, firm i innych instytucji niepublicznych. Aktualny „Cennik publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz publicznej usługi hybrydowej” Poczty Polskiej przewiduje opłaty:

Warto dodać, że e-Doręczania dają możliwość prowadzenia korespondencji elektronicznej nie tylko na linii organ publiczny – przedsiębiorca/obywatel/pełnomocnik, ale także w relacjach b2b za pośrednictwem tzw. kwalifikowanych dostawców usług (KDU). Certyfikat ten mają takie podmioty jak Asseco, Autenti czy Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych. W tym przypadku wysokość opłat nie jest ustawowo regulowana i koszt tej usługi jest zależny od cennika danego operatora.

– Takie doręczenie będzie równoważne w skutkach prawnych z tradycyjną pocztową przesyłką poleconą, jednak wyłącznie, jeśli odbędzie się za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Bez takiego potwierdzenia, do wywołania m.in. skutku procesowego nie dojdzie – wskazuje mec. Owczarek.

Warto regularnie sprawdzać

– Wprowadzając system e-Doręczeń, ustawodawca dał zarówno przedsiębiorcom, jak i podmiotom publicznym narzędzie do szybszego załatwiania spraw. Jednakże, aby mogło być on wykorzystywane w pełnym zakresie, niezbędna jest mobilizacja podmiotów podlegających obowiązkowi posiadania adresu do doręczeń elektronicznych, co może niestety nastręczać pewne problemy. Mając na uwadze, brak jakichkolwiek sankcji, zachodzi obawa, że podmioty wpisane do KRS i CEiDG potraktują ten obowiązek jako zbędną biurokratyczną procedurę – wskazuje Paulina Żuber, aplikant radcowski z kancelarii Radcy Prawnego Anny Stępień.

Jej zdaniem możliwe też, że przedsiębiorcy, którzy założą adres do doręczeń elektronicznych, następnie nie będą odbierać doręczanej przez system korespondencji, nie biorąc pod uwagę, że w dniu następującym po upływie 14 dni od dnia przygotowania przesyłki do pobrania, zostanie ona uznana za doręczoną (a więc – jak wskazywaliśmy – rozpoczną swój bieg np. terminy na wniesienie środka odwoławczego).

– Bardzo ważne jest zatem, aby podmioty podlegające obowiązkowi posiadania adresu do doręczeń elektronicznych nie tylko wykonały swój obowiązek i założyły adres, lecz także przyzwyczaiły się, aby w pełni z niego korzystać na co dzień, gdyż w perspektywie czasu może to przynieść znaczne korzyści – dodaje Paulina Żuber.

ePUAP będzie wygaszany

System e-Doręczeń ma docelowo zastąpić dotychczasowy sposób cyfrowej komunikacji z organami administracji publicznej, czyli ePUAP.

– ePUAP to system, który powstał kilkanaście lat temu jako rozwiązanie tymczasowe. Planujemy jego stopniowe wygaszenie i zastąpienie m.in. przez e-Doręczenia. Zmiana ta będzie następować stopniowo. Z końcem 2025 roku zakończy się okres przejściowy, w czasie którego podmioty publiczne mogą w określonych przypadkach wysyłać korespondencję przez ePUAP. Od 1.1.2026 r. e-Doręczenia będą podstawową i obowiązkową formą komunikacji z podmiotami publicznymi. W toku przygotowania jest harmonogram wygaszenia poszczególnych funkcjonalności ePUAP – zapowiada Monika Gembicka z biura komunikacji Ministerstwa Cyfryzacji.

Artykuł pochodzi z Systemu Legalis. Bądź na bieżąco, polub nas na Facebooku →