Przepisy ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 685 ze zm.; dalej: VATU) zmieniają się w ostatnim czasie jak w kalejdoskopie. Kolejna nowelizacja nabiera właśnie realnych kształtów (i nie są to kształty SLIM). Sporo zmieni się w zakresie fakturowania. I to już niebawem, czyli zgodnie z planem Ministerstwa Finansów od 1.1.2022 r.
Na start – definicje
Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
Z kolei KSeF to system teleinformatyczny służący m.in. do wystawiania, otrzymywania, przechowywania oraz umożliwiania dostępu do faktur ustrukturyzowanych oraz powiadamiania o wystawieniu takiej faktury. Ale także m.in. do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z systemu, powiadamiania podmiotów o nadanych lub odebranych uprawnieniach czy też analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych. Na pierwszy już rzut oka widać zatem, że system będzie pełnił różne role, tak co do samej obsługi fakturowania jak i przesyłania innych komunikatów między podatnikiem a organem podatkowym.
Jak to będzie działać?
System faktur ustrukturyzowanych będzie (póki co) fakultatywny. Aby wystawić fakturę ustrukturyzowaną, podatnik (upoważniona osoba) będzie musiała posiadać uprawnienie do wystawiania lub do dostępu do faktur ustrukturyzowanych. Nadawanie uprawnień dokonywane ma być za pomocą oprogramowania interfejsowego przez portal podatkowy na podstawie złożonego przez podatnika zawiadomienia. Niezbędne będzie uwierzytelnienie kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo pieczęcią elektroniczną, podpisem zaufanym albo ewentualnie unikalnym tokenem KSeF.
Z kolei otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wymagać będzie akceptacji odbiorcy faktury. Co ważne (i podnoszone przez specjalistów chociażby w procesie konsultacji pierwotnego projektu), brak akceptacji nabywcy co do stosowania KSeF nie będzie oznaczać, że podatnik nie może wystawić faktury ustrukturyzowanej. Niezbędne będzie jednak uzgodnienie innej formy przesłania faktury między stronami (np. standardowym e-mailem).
Faktura ustrukturyzowana uznawana będzie za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF a za otrzymaną w dniu przydzielenia przez ten system numeru identyfikującego tę fakturę.
Co ważne, wystawianie faktur ustrukturyzowanych nie będzie wymagało stosowania alternatywnego systemu finansowo-księgowego. Faktury ustrukturyzowane będą przesyłane do KSeF za pomocą API. KSeF zweryfikuje zgodność formalną faktury i przydzieli tej fakturze numer identyfikujący tę fakturę w systemie KSeF (to coś innego niż sam numer faktury, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 2 VATU).
KSeF nie będzie zaś obsługiwał m.in. faktur pro forma, faktur RR ani duplikatów („kolejnych egzemplarzy faktury”). Z kolei faktury korygujące do faktur ustrukturyzowanych obowiązkowo będą musiały mieć również taką formę.
Co można zyskać?
Po pierwsze – przyspieszony (do 40 dni) termin zwrotu podatku. Preferencja obwarowana jest jednak szeregiem warunków. Przede wszystkim, podatnik wystawiać musi wyłącznie faktury ustrukturyzowane (chyba, że nie jest to możliwe z powodu braku zgodności z wzorem faktury ustrukturyzowanej lub podatnik wystawia faktury uproszczone w postaci paragonów z NIP). Co więcej, kwota podatku naliczonego nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i nie przekracza 3000 zł. A sam podatnik przez kolejne 12 miesięcy poprzedzających okres zwrotu „nie budził wątpliwości” (był zarejestrowany, składał deklaracje oraz miał rachunek bankowy wskazany w rejestrze białej listy).
Po drugie – będzie łatwiej z rozliczeniem faktur korygujących in minus. Podatnik-sprzedawca będzie mógł pomniejszyć podstawę opodatkowania oraz kwotę należnego VAT w okresie wystawienia faktury korygującej ustrukturyzowanej. Bez konieczności uzyskiwania dokumentacji, o której mowa w art. 29a ust. 13 VATU. Z kolei odbiorca faktury korygującej ustrukturyzowanej będzie miał obowiązek obniżenia kwoty podatku naliczonego za okres otrzymania faktury w ten sposób (czyli na zasadach sprzed feralnego SLIM VAT). A więc bez konieczności analizowania uzgodnienia i spełnienia warunków. Ale wyłącznie, jeśli wyrazi akceptację na odbiór faktur w KSeF (a nie w „inny uzgodniony sposób”).
Po trzecie – będzie też łatwiej z przechowywaniem. Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w KSeF przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Po upływie tego okresu, podatnik może nadal przechowywać faktury ustrukturyzowane samodzielnie, na zasadach ogólnych.
Inne zmiany
Omawiany projekt powraca także do propozycji zmian w zakresie wystawiania faktur VAT, o których Ministerstwo Finansów wspominało już przy okazji SLIM VAT 2. Chodzi m.in. o:
- wydłużenie okresu na wystawienie faktury przed sprzedażą lub otrzymaniem zaliczki – z 30 do 60 dni;
- treść faktur korygujących – wyraz „KOREKTA” oraz wskazanie przyczyny korekty nie będą już obowiązkowe;
- korekty zbiorcze – dopuszczalne będą korekty faktur w odniesieniu zarówno do poszczególnych dostaw lub usług, jak i korekty wszystkich dostaw lub usług w danym okresie;
- duplikaty staną się „fakturami wystawionymi ponownie” – w przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie, wyraz „DUPLIKAT” stanie się fakultatywny.
Faktury ustrukturyzowane to kolejny już przykład drastycznego zwiększenia zakresu kontroli organów podatkowych nad rozliczeniami podatników. Już dziś dzięki chociażby JPK fiskus dowiaduje się o transakcjach bardzo wiele. Aczkolwiek dopiero na etapie raportowania podatkowego. KSeF umożliwi to w czasie rzeczywistym (coś na wzór sprzedaży konsumenckiej rejestrowanej za pomocą tzw. kas fiskalnych online).
Korzyści ze stosowania faktur ustrukturyzowanych wydają się póki co dość wątłe. Warunki przyspieszonego zwrotu podatku są wyśrubowane. Co gorsza, organ będzie miał możliwość dodatkowego wydłużenia terminu (co jest już totalnym absurdem). Nie skorzystają z przyspieszonego zwrotu także chociażby nowi podatnicy (w pierwszych 12 miesiącach działalności).
Prawdziwa groteska to zaś „zwolnienie ze SLIM VAT” w zakresie faktur korygujących in minus. Fiskus zachęca do nowego rozwiązania po to, by uniknąć uciążliwości związanych z… innym nowym rozwiązaniem, rzekomo upraszczającym życie zgodnie z ideą SLIM. Co więcej, przepisy są w tym zakresie niejasne (np. wystawca nie musi mieć dokumentacji, ale nadal powinien badać uzgodnienie i spełnienie warunków, co jest kolejnym absurdem).
Rozwiązanie ma wejść w życie 1.1.2022 r. Póki co fakultatywnie, ale nie można wykluczyć, że jeśli „spodoba się” ono (fiskusowi, oczywiście), to przyjmie się w bardziej zdecydowanej formule.
Artykuł pochodzi z Systemu Legalis. Bądź na bieżąco, polub nas na Facebooku →
